Planejamento e Controle da Produção

PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO NA PEQUENA E MICRO EMPRESA DO SETOR DE CONFECÇÕES Aldo Cosentino * Rolf Hermann Erdmann ** RESUMO Este trabalho analisou alguns pontos específicos no Planejamento e Controle da Produção de uma pequena ou micro empresa, sugerindo, em alguns casos, métodos adequados à sua dimensão, sem modificar aspectos culturais que, em última análise, são os responsáveis pelo extraordinário sucesso que estas empresas vêm obtendo no cenário econômico mundial. A abordagem utilizada foi a de comparação das diversas etapas do Planejamento e Controle da Produção tradicional com a realidade e cultura da pequena ou micro-empresa, identificando aspectos relevantes e sugerindo etapas a considerar ou a desconsiderar, tomando-se por base uma pequena ou micro-empresa do setor de confecções, setor bastante significativo no conjunto deste tipo de empresa. PALAVRA-CHAVE PCP, controle, produção, custos, pequena empresa ABSTRACT This work analysed some specific points in the Production Planning and Control at the small company, suggesting, in some cases, adequate methods to its dimension, without modifying the cultural aspects of the company which, at least, are the responsible for the extraordinary success they are experiencing. The approach utilized was the comparison of the various stages of the traditional Production Planning and Control with the reality of the small companies, identifying the relevant aspects. The company focused was a small clothing company, representative of an important industrial sector in the Santa Catarina State. KEY WORDS PCP, control, production, costs, small companies. * Engenheiro Eletricista, Mestre em Administração de Empresas ** Dr. Professor do Curso de Pós-Graduação em Administração, CPGA da do Departamento de Ciências da Administração (CAD) e do Departamento de Engenharia de Produção (EPS) 53 1. INTRODUÇÃO Já está, hoje em dia, plenamente reconhecida a importância das pequenas e micro empresas na economia brasileira, tanto no aspecto produtivo como na de geração de empregos. As pequenas e micro empresas, de acordo com dados do SEBRAE, apud PEREIRA JÚNIOR e GONÇALVES (1995), constituem a maioria das empresas brasileiras, além de totalizarem 21% do PIB e empregarem aproximadamente 70% da mão de obra ocupada. Todavia, bem pouca atenção tem sido dispensada a elas, até o momento. Surgem, crescem e encerram as suas atividades sem uma base mais consistente em termos de administração da produção, principalmente nos aspectos relativos ao planejamento da produção, vendas e controle de custos. Em que pese o trabalho realizado por organizações como o SEBRAE e a AMPE (esta última em Santa Catarina), que busca orientar e auxiliar as pequenas e micro empresas, reduzindo a carga burocratizante que recai sobre elas, além de medidas tomadas pelo próprio governo federal, como o estabelecimento do Simples, objetivando especificamente reduzir os diversos impostos a um só, simplificando a sua contabilidade; suas dificuldades continuam as mesmas. O que se observa, inclusive nos meios acadêmicos, é a atenção voltada, na maioria das vezes, para as grandes empresas, tanto no que tange aos modelos de Planejamento e Controle da Produção, quanto aos processos de informatização que são oferecidos comercialmente, passando pela consultoria existente no mercado. Ignora-se um segmento importante que, embora assistido no aspecto burocrático, caminha sozinho quando se trata dos aspectos técnicos, já que normalmente não lhe é oferecido suporte técnico adequado, quer de áreas de extensão e pesquisa em universidades, quer de consultores ou de empresas de consultoria. Preocupado com este fato, o Núcleo Interdisciplinar de Estudos em Gestão da Produção e Custos (NIEPC), do Curso de Pós Graduação em Administração da UFSC, desenvolveu estudos, principalmente nas pequenas e micro empresas, principalmente do setor de confecções, bastante significativo no conjunto de empresas de Santa Catarina. Este trabalho objetiva uma descrição de um software produzido especialmente como um sistema de informações para auxiliar o Planejamento e Controle da Produção (PCP) de uma pequena ou micro empresa do setor de confecções. Embora estruturado especificamente para aquele setor, poderá ser utilizado, com pequenas adaptações, para empresas de outros setores, como mobiliário, metal-mecânica, cerâmica etc. O software foi estruturado sobre a plataforma MS ACCESS 97, porém não necessita que ela esteja instalada no computador para operar. 2. COMPONENTES DO PCP DE UMA EMPRESA Independentemente de seu tamanho ou estrutura, uma empresa tem, no Planejamento e Controle da Produção, uma das funções mais importantes de todo o sistema produtivo. Segundo MACHLINE et al. (1972), o PCP é uma função 54 3. ETAPA DE PLANEJAMENTO O planejamento da produção se constitui de um conjunto de atividades que antecedem e alimentam as etapas seguintes, a programação e o controle da produção. Nesta etapa, as principais atividades são os projetos do produto, do processo e estimativa das quantidades a produzir. O projeto do produto deve ser efetuado para todos os produtos fabricados pela empresa, e nele devem constar todas as matérias primas utilizadas em cada produto, sua procedência (opcional), a unidade em que é comercializada, a quantidade a utilizar e o preço corrente. O projeto do produto deve considerar sempre uma determinada quantidade de produtos como o lote padrão para o seu custeio. Não é comum que o projeto do produto se refira aos custos de uma unidade somente no caso da indústria em questão; isso não consideraria as possíveis economias de escala. Um exemplo de ficha com o projeto de um produto está mostrado na figura 2: Figura 2: modelo de ficha de produto Código Nome Tamanho do Lote Padrão 9001 Camiseta com griffe 150 unidades Descrição Camiseta meia malha, manga curta com estampas (griffe), 50% poliéster, 50% viscose. Matéria Prima Unidade Quantidade Preço (R$) Malha Linha ̋ n° 120 Estampa Etiqueta interna Ribana Embalagem Kg m Un Un Kg Un 37,50 375,00 9000 6,99 150 300,00 150 4,38 1 16,00 150 2,75 Custo total da matéria prima para o lote padrão, R$ 436,02 O projeto do processo, da mesma forma que o projeto do produto, deve ser elaborado para todos os produtos fabricados pela empresa e deve incluir todas as operações necessárias para fabricá-lo. Os seus componentes principais são: a operação efetuada, a máquina que irá efetuá-la, a faixa salarial da operária que executará a operação e o número de horas necessárias para efetuar a operação para um lote padrão. Um exemplo de ficha com o projeto do processo do mesmo produto está mostrado na figura 3: administrativa, que tem por objetivo principal a elaboração dos planos e atividades que orientarão a produção e servirão de guia para o seu controle. Em termos simples, o PCP determina o que, quando, quanto, onde e como vai ser produzido e quem vai produzir. Esta definição não é unânime: RUSSOMANO (1979) identifica no PCP uma função de apoio de coordenação das várias atividades de produção, de forma à que os programas desenvolvidos possam ser atendidos com economia e eficiência; HARDING (1981) estabelece que o PCP é, em princípio, um sistema processador de informações, que possui uma função de transformação, que relaciona as entradas (idéias, necessidades, insumos básicos, matérias primas etc), que serão transformadas em saídas, que podem ser apresentl tanto como bens tangíveis como serviços. Pode-se concluir que o PCP é um sistema processador de informações que, facilitando as decisões sobre as várias etapas do processo produtivo, age como elemento transformador, buscando obter, a partir de insumos básicos, produtos que satisfacçam, atré mesmo excedam as necessidades dos consumidores. Considerando este ponto de vista, o PCP é uma função complexa que, na concepção de ERDMANN (1998) deve ser decomposta em três etapas, abrangendo atividades de planejamento (longo prazo), programação (curto prazo antecedendo a produção) e controle (curto prazo, durante e após a produção). Dentro desta ótica, as atividades existentes nas diversas etapas do PCP podem ser listadas, como mostrato na figura 1: Figura 1: atividades relativas às funções do PCP 1 2 Planejamento (longo prazo) Projeto do produto Projeto do processo Projeto de quantidades Demanda Capacidade Programação (curto prazo, antes da produção) Número de produtos finais Materiais necessários Prazos e datas Seguimento das operações 3 Controle (curto prazo, durante e após a produção) Controle de qualidade (conformação) Controle de tempo Controle de quantidade Controle de custos Fonte: adaptado de Erdmann (1998) Figura 3: modelo de ficha de processo Código Nome Tamanho do Lote Padrão 9001 Camiseta com griffe 150 unidades Descrição Op. Descrição Máquina Faixa Horas 10 Modelagem Mesa de modelar 2 0,10 11 Corte Mesa de corte 3 1,15 12 Unidade Overlock /pretestar/ mangas 2 4,10 13 Fazer Bainha/ mangas Máquina de cobertura 2 1,22 14 Serigrafia Mesa com berços térmicos 2 2,10 15 Limpeza Mesa 1 1,00 / fio 16 Passar a ferro Ferro industrial 1 1,10 17 Etiquetar e Gabarito Mesa / máquina de etiquetar/ máquina embalar de tags 2 2,50 A estimativa de quantidades deve incluir a projeção da demanda e a determinação da capacidade fabril. Ela visa o dimensionamento, a longo prazo, do tamanho da área produtiva (necessidade de máquinas e equipamentos), para o atendimento planejado do mercado. 4. ETAPA DE PROGRAMAÇÃO A programação considera as atividades de médio e curto prazo e engloba a determinação do número de produtos finais, dos materiais necessários e dos prazos e datas de entrega. Nesta etapa, conforme SLACK (1997), há maior preocupação com os detahes, podendo mesmo haver re-planejamento da produção para atender contingências que levem a um pequeno desvio dos planos. Como nesta etapa muitos recursos já terão sido alocados, é dífícil efetuar mudanças substanciais, mas a programação deverá permitír pequenas mudanças ou intervenções localizadas para atender situações não previstas (greves, falta de matéria prima, indisponibilidade de equipamentos) ou necessidades de clientes. A determinação do número de produtos finais, também chamada de determinação das quantidades a produzir deve ser a soma das quantidades dos pedidos em carteira acrescida de possiveis lotes adicionais definidos pelas opniões (via intuição ou planejamento estratégico) da gerência e de vendedores. Deve ser compatível com a capacidade fabril e suas restrições momentâneas, como indisponibilidade de máquinas por manutenção preventiva ou corretiva, redução dos recursos humanos disponíveis por férias e treinamento etc. A determinação dos materiais necessários é uma função do número de produtos finais estabeícido e do projeto do produto. A determinação dos materiais implica na Figura 5: tela de apresentação do programa PCP-PME UFSC NIEPC CPGA Iniciar do Programa Inicialmente, deve-se introduzir as características de todos os produtos fabricados pela empresa, o que é feito no módulo PRODUTOS. Para exemplificar, suponhamos que uma determinada confecção, tenha os seguintes produtos: 9001 - Camiseta com griffe 9006 - Camisa de tricoline 9061 - Blusa túnica 9253 - Calça anarruga 9353 - Bermuda de kanvas Neste módulo tem-se, inicialmente, a identificação do produto, através de um código que o vinculará aos componentes do produto e às operações do processo. A identificação é feita através do código, nome do produto e sua descrição. Deve-se também dimensionar o tamanho do lote padrão para este produto. O estabelecimento do tamanho é decorrente da inconveniência de considerar preços de matéria prima para uma unidade do produto, além do que, dificilmente a empresa permitirá encomendas de pequenas quantidades. Em seguida, deve-se gravar os dados relativos ao projeto do produto, que são os diversos componentes (matérias primas, unidades em que são vendidas, quantidade necessária e preço da matéria prima para o lote padrão definido). Após gravar os dados relativos aos componentes do produto, deve-se gravar os dados relativos às operações do processo. Para cada uma das operações do processo, deve-se informar o número e o nome da operação, a máquina executora (caso haja), a faixa salarial do(a) operário(a) e o tempo total necessário para executar a operação em todas as peças do lote padrão. Para permitir o custeio da produção, os dados relativos às máquinas e equipamentos devem ser gravados no banco de dados correspondente, no módulo DADOS DE MÁQUINAS: o código e o nome da máquina, a quantidade de máquinas iguais, seu custo e potência (total) em kWh. Além desses, deve-se fornecer o custo de manutenção apropriado para a máquina e o valor da depreciação anual para a máquina. Estes últimos valores podem ser estimados pelo proprietário da empresa com base em dados globais e experiência. O próximo conjunto de dados deve ser gravado no módulo DADOS DIVERSOS. Neste módulo são gravados a quase totalidade de dados para composição dos custos diretos e indiretos de produção. Exceção se faz para os dados dos custos referentes à matéria prima, que são gravados no módulo PRODUTOS. Um outro componente dos custos diretos, os custos de mão de obra (recursos humanos) direta, é obtido a partir dos valores de salários por faixa salarial, gravados no módulo RECURSOS HUMANOS, acrescidos dos valores de encargos sociais, introduzidos no módulo DADOS DIVERSOS. Os dados restantes, que compõem este módulo, representam o conjunto de custos que, como características do produto, não são alocáveis diretamente à determinação do custo de um determinado produto, como custos de edificação ou galpões para as instalações de produção, taxas, telefone, impostos, combustíveis, depreciação de imóveis, veículos e equipamentos gerais, manutenção que não vá a máquinas e equipamentos envolvidos no processo produtivo direto. De uma forma geral, cada empresa terá um conjunto de dados característico, e o programa pode ser adaptado com extrema simplicidade para aceitar os dados desejados. Além desses dados, no módulo DADOS DIVERSOS, devem ser gravados os dados relativos ao valor utilizando dos insumos básicos, como energia elétrica (custo do kWh). É importante que todos os dados relativos aos custos com os dados salariais devem ser ajustados àqueles ligados à produção, devendo ser excluídos os valores referentes à administração geral, comercialização etc. 6.2 O CUSTEIO DE UM MIX DE PRODUTOS - CASO EXEMPLO O custeio de um determinado mix de produtos, permitido pelo programa, será mostrado através de um exemplo. Suponha-se que a empresa tem a seguinte programação semanal: 250 peças código 9001 (camiseta com griffe) 180 peças código 9006 (camisa de tricoline) 220 peças código 9353 (bermuda de kanvas) O programa foi estruturado para considerar uma programação semanal (comum em pequenas e micro empresas), com a semana de trabalho tendo 40 horas e um mês de 4,5 semanas. Estas definições são necessárias para determinar o rateio dos custos mensais por semana/dia/hora e, caso necessário, podem ser facilmente alteradas. Considerando que todos os dados necessários tenham sido gravados, basta selecionar a opção MIX DE PRODUTOS na tela de apresentação, e ao abrir a tela correspondente, gravar os dados relativos ao mix desejado e clicar o botão ATUALIZAR VALORES DO MIX, para que os custos totais, na parte inferior da tela, sejam atualizados, como mostrado na figura 6: Figura 6: custeio de um mix de produtos Número do MIX Produto ou mix Produto Peças Camiseta com Griffe 250 Camisa de Tricoline 180 Bermuda de Kanvas 220 TOTAL 6.2.1 CUSTEIO DOS PRODUTOS COMPONENTES DO MIX Os custos dos componentes do mix de produtos determinado são mostrados selecionando-se a opção PRODUTOS DO MIX, no menu principal, que enseja a apresentação da tela mostrada na figura 7. Figura 7: tela de custos dos componentes do mix Custos do Lote Produzido Custos diretos Custo direto de RH R$: 243,29 Custo de Materiais R$: 608,03 Custo de E. Elétrica R$: 3,22 Total do Custos diretos R$: 855,54 Custo direto total R$: 1663,93 Custos Unitários Custos Diretos de RH (R$): 1,11 Custo de Materiais (R$): 2,77 Custo de E. Elétrica (R$): 0,01 Total dos Custos Diretos (R$): 3,88 Os custos diretos são apropriados pelo programa, que efetua a separação dos custos para cada componente, porém, a determinação os custos unitários resultou de um rateio dos custos indiretos totais apurados... empregados, isto é, mostra a diferença entre a utilização de algodão ou seda. Finalmente, o programa calcula os custos unitários de cada componente do mix, considerado dentro do universo de produção apresentado, isto é, dado um certo mix de produtos, cada lote de produto tem um custo total e um custo unitário, este representado pela divisão do custo do lote pelo número de peças fabricadas... Figura 9: comparação de custos unitários 7. LIMITES DE USO DOS BANCOS DE DADOS É importante esclarecer que a plataforma ACCESS permite manipular um número muito grande de registros, cerca de 1 bilhão. Assim, para uma empresa de pequeno porte... 8. CONCLUSÕES O trabalho descreve, inicialmente, uma estrutura de planejamento, programação e controle da produção... 9. BIBLIOGRAFIA BURBIDGE, John L.. Planejamento e controle da produção. São Paulo : Atlas, 1983. ERDMANN, Rolf Hermann. Organização de sistemas de produção. Florianópolis: Insular, 1998 FERNANDES, Aguinaldo Aragon e COSTA NETO, Pedro Luiz de Oliveira. O significado da TQM e modelos de implementação. Revista Gestão e Produção. São Carlos, SP: Editora da UFSCAr, v.3, n.2, p. 173-187, ago. 1996 HARDING, Hamish Alan. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 1981 MACHLINE, Claude. O modelo de custo mínimo na administração da produção. Revista de administração de empresa. São Paulo: RAE, ano 33, n. 2, mar/abr 1992, p 76-89 MACHLINE, Claude; SÁ MOTTA, Ivan; WEIL, Kurt e SCHOEPS, Wolfgang. Manual de administração da produção. Rio de Janeiro: FGV, 2ª ed. 1972. PALADINI, Edson Pacheco. Gestão da qualidade no processo. São Paulo : Atlas, 1995. PEREIRA JR, Paulo Jorge C. e GONÇALVES, Paulo Roberto S. A empresa enxuta. Rio de Janeiro: Campus, 1995. RUSSOMANO, Vitor H. Planejamento e acompanhamento da produção. São Paulo: Pioneira, 1979. SLACK, Nigel et al. Administração da produção. São Paulo : Atlas, 1997 TUBINO, Dalvio Ferrari. Manual de planejamento e controle da produção. São Paulo : Atlas, 1997 ZACCARELLI, Sérgio B. Programação e controle da produção. São Paulo : Pioneira, 1986.