Gestão de Projetos de Engenharia - Unidade 1: Introdução e Ciclo de Vida do Projeto

Gestão de Projetos de Engenharia Sumário Apresentação 1 Aula 1 2 Aula 2 15 Apresentação Introdução da Unidade 1 Olá alunoa Seja bemvindoa à Unidade 1 da disciplina de Gestão de Projetos de Engenharia Na primeira aula vamos conhecer um pouco sobre os conceitos e características de gerenciamento de projetos Falaremos também sobre as áreas de especialização do gerenciamento de projetos bem como o guia PMBOK Project Management Body of Knowledge Diante disso esta disciplina objetivase em descrever apresentar e informar conceitos para uma prática diferenciada em projetos que possibilitem aos futuros engenheiros um conhecimento concreto na área de projetos No decorrer da segunda aula vamos conhecer um pouco sobre o ciclo de vida do projeto entender quais são as partes interessadas no projeto bem como estudar os sistemas organizacionais do projeto Objetivos Características de projetos Contexto de gerenciamento de projetos O ciclo de vida do projeto Sistemas organizacionais do projeto Um grande abraço Coordenação Unidade 1 2 Aula 1 Introdução à Gestão de Projetos 1 O QUE É UM PROJETO Dentre algumas definições para projetos podese destacar as seguintes ambas estão presentes em Vargas 2000 1 Projeto é um empreendimento não repetitivo caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos com início meio e fim que se destina a atingir um objetivo claro e definido sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros prédefinidos de tempo custo recursos envolvidos e qualidade 2 Projeto é uma atividade única e exclusiva com um conjunto de resultados desejáveis em seu término É também complexo o suficiente para necessitar de uma capacidade de coordenação específica e controle detalhado de prazo relacionamentos custos e performance Baseado nestas definições pode ser destacado que os projetos são atividades complexas não repetitivas com uma cronologia envolvida e que buscam alcançar um objetivo proposto sendo conduzidos por equipes de trabalho bem definidas Alguns exemplos de projetos são Desenvolvimento de produtos ou serviços exclusivos Construção de um edifício Figura 13 comercial ou residencial A construção de um jato aéreo Figura 13 Desenvolvimento ou aquisição de um sistema Edição de um jornal ou revista A construção de um motor elétrico 3 Uma vez conhecidas as principais definições de projetos tornase necessário identificar suas principais características descritas na subseção seguinte 11 CARACTERÍSTICAS DO PROJETO De acordo com PMI 2004 o qual é comentado mais adiante um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto serviço ou resultado exclusivo Como características principais podem se destacar as seguintes PMI 2004 Temporário isso significa que todos os projetos possuem um início e um término bem definidos O término é alcançado quando os objetivos do projeto tiverem sido atingidos ou também quando tornarse claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão ser atingidos ou até mesmo quando não existir mais a necessidade do projeto e ele for encerrado A maioria dos projetos é realizado para criar um resultado duradouro Exemplo um projeto para erguer um monumento nacional criará um resultado que deve durar séculos Singularidade um projeto costuma gerar entregas exclusivas que podem ser produtos serviços ou resultados Exemplo vários edifícios foram e são construídos no entanto cada um deles tem projetos particulares proprietários diferentes funcionalidades diferentes locais diferentes Elaboração progressiva quer dizer que os projetos desenvolvemse em etapas e continuam por incrementos Exemplo o escopo de um projeto costuma ser descrito de maneira geral no início do projeto e se torna mais explícito e detalhado conforme a equipe vai alcançando um entendimento mais completo dos objetivos e das entregas Dessa forma estas são as principais questões acerca de projetos Na próxima subseção são vistos alguns conceitos sobre trabalho operacional no contexto de gerenciamento de projetos 12 TRABALHO OPERACIONAL Geralmente seres humanos buscam constantemente alcançar seus objetivos durante a vida Dessa forma o trabalho é uma atividade necessária para o alcance desses objetivos Nas organizações este conceito é o mesmo pois estas realizam seus trabalhos em busca de 4 seus objetivos No plano organizacional o Trabalho pode ser categorizado como projetos ou operações Algumas características que estes compartilham são PMI 2004 Ambos são realizados por pessoas equipes Restringido por recursos limitados São planejados executados e controlados No entanto existem diferenças entre estes dois conceitos Operações costumam ser contínuas e repetitivas enquanto os projetos são temporários e um projeto é atingir seu objetivo e finalizarse a operação acaba mantendo o negócio Outro aspecto o projeto termina quando os objetivos são atingidos já as operações adotam um novo conjunto de objetivos e o trabalho continua Na próxima subseção é comentado a respeito de projetos com um viés em planejamentos estratégicos 13 PROJETOS E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOS No ambiente empresarial organizacional projetos podem ser vistos como uma forma de organização de atividades que não devem ser consideradas dentro dos limites operacionais normais e dessa forma são utilizados constantemente como uma maneira de se alcançar um plano estratégico sendo formado por equipes de funcionários ou até mesmo por prestadores de serviços contratados Alguns exemplos de projetos tomados e autorizados como planos estratégicos PMI 2004 Demanda de mercado o projeto de uma nova refinaria de uma determinada companhia de petróleo visando contornar problemas como o da falta da gasolina Necessidade organizacional uma dada empresa propõese a autorizar o projeto de um novo curso visando entre outros aspectos aumentar sua receita Solicitação de um cliente uma companhia de fornecimento de energia elétrica autoriza um projeto de uma nova subestação elétrica para atender um novo parque industrial 5 Avanço tecnológico uma empresa de software autoriza um novo projeto de desenvolvimento de uma geração de vídeo games depois do lançamento de um novo equipamento para jogos Requisito legal um fabricante de tintas autoriza um projeto para estabelecer diretrizes de manuseio de um novo material tóxico Dessa forma podese perceber que existem inúmeros projetos com objetivos de plano estratégico A seguir é descrito a respeito do termo gerenciamento de projetos 2 O QUE CONSISTE GERENCIAR PROJETOS Uma vez compreendido algumas definições características e aspectos de projetos é importante ressaltar sobre o gerenciamento de projetos sendo este termo definido a seguir VARGAS 2000 É um conjunto de ferramentas gerenciais que permite que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades incluindo conhecimento e capacidades individuais destinados ao controle de eventos não repetitivos unidos e complexos dentro de um cenário de tempo custo e qualidade prédeterminados Já o próprio PMI 2004 define gerenciamento de projetos como Aplicação de conhecimento habilidades ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos Além disso o gerenciamento de projetos exige a aplicação e integração entre cinco processos de gerenciamento de projetos que são comentados com maiores detalhes posteriormente I iniciação II planejamento III execução IV monitoramento e controle e V encerramento Com base em todos estes conceitos analisados podese inferir que o Gerente de Projetos possui responsabilidade por diversas áreas do projeto como um todo Sendo assim o gerente de projetos deve possuir algumas habilidades PMI 2004 Identificação das necessidades do projeto Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade escopo tempo e custo 6 Adaptação das especificações dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas No tocante ao gerenciamento de projetos gerentes de projetos costumam comentar sobre o termo restrição tripla ou triângulo de projeto ilustrado na Figura 14 que envolve o gerenciamento de três áreas muito conflitantes escopo tempo e custo orçamento sendo que a qualidade do projeto é afetada diretamente pelo balanceamento entre estas áreas Esse balanceamento é importante pois a equipe possui uma responsabilidade perante as partes interessadas no projeto cliente organização executora e também seu público alvo Existe uma organização sem fins lucrativos denominada PMI do inglês Project Management Institute constituída de profissionais de gerência de projetos que seguem e praticam um código de ética e também os Profissionais de Gerenciamento de Projetos PMP do inglês Project Management Professional que seguem um código de conduta profissional visando esse compromisso de responsabilidade Esta organização e estes profissionais costumam seguir um guia para a elaboração de projetos sendo este o guia PMBOK comentado na sequência 7 3 GUIA PMBOK Basicamente o PMBOK do inglês Project Management Body of Knowledge pode ser visto como um documento um guia de diretrizes contendo técnicas e metodologias para um planejamento e gerenciamento eficiente de projetos Este guia descreve de forma sistemática todo o ciclo de vida de um projeto É uma norma reconhecida para a profissão de gestão de projetos e será o alvo de estudo no decorrer de toda a disciplina Particularmente os conceitos que posteriormente serão descritos referemse ao Guia PMBOK 3ª edição PMI 2004 o qual foi adotado como referência para o desenvolvimento deste material Esta norma encontrase organizada em três seções I A estrutura do gerenciamento de projetos sendo os principais conceitos desta seção descritos no decorrer dessa apostila II A norma de gerenciamento de projetos de um projeto III As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos A seção a seguir comenta a respeito das áreas de especialização necessárias ao conhecimento de gerentes de projetos 4 ÁREAS DE ESPECIALIZAÇÃO Atualmente é conhecido que já existem muitas ferramentas e técnicas que possibilitam o gerenciamento eficiente de projetos sendo algumas delas exclusivas à esta área as Estruturas Analíticas de Projeto EAPs análise do caminho crítico e gerenciamento de valor agregado Todavia o conhecimento destas técnicas que garantem uma boa prática em projetos não é suficiente para a elaboração de projetos eficazes Sendo assim grupos e equipes de projeto necessitam entender e saber usar o conhecimento e as habilidades de no mínimo cinco áreas de especialização sendo ilustradas na Figura 15 PMI 2004 1 Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos 2 Conhecimento normas e regulamentos da área de aplicação 3 Entendimento do ambiente do projeto 4 Conhecimentos e habilidades de gerenciamento geral 8 5 Habilidades interpessoais Analisando a Figura 15 podese inferir que as cinco áreas estão inter relacionadas sobrepostas Vale a pena destacar que nenhuma destas cinco áreas existem sozinhas e que também não é necessário que todos os membros de uma equipe de projeto sejam especialistas nestas grandes áreas O mais importante é que toda a equipe esteja totalmente familiarizada com elas consequentemente familiarizados com o Guia PMBOK A seguir são descritos alguns conceitos a respeito de cada uma das cinco áreas de especialização 41 CONJUNTO DE CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS Basicamente este conjunto descreve conhecimentos exclusivos da área de gestão de projetos Dessa forma podese dizer que o Guia PMBOK é um subconjunto deste abrangente conjunto de conhecimentos Baseado no Guia PMBOK PMI 2004 o conhecimento de gerenciamento de projetos consiste em I Definição do ciclo de vida de um projeto II Cinco grupos de processos de gerenciamento de projeto iniciação planejamento execução monitoramento e controle encerramento 9 III Nove áreas de conhecimento integração escopo tempo custos qualidade recursos humanos comunicações riscos e aquisições 42 CONHECIMENTOS NORMAS E REGULAMENTOS DA ÁREA DE APLICAÇÃO De acordo com o PMBOK áreas de aplicação podem ser compreendidas como categorias de projetos que possuem elementos comuns mas que ou não são necessários ou estão presentes em todos os projetos sendo definidos em termos de Departamentos funcionais os quais se enquadram os departamentos jurídicos de produção e estoque marketing logística e pessoal Elementos técnicos desenvolvimento e tipos específicos de engenharia Especializações em gerenciamento contratações governamentais desenvolvimento comunitário e de novos produtos Setores automotivo químico agricultura e serviços financeiros Cada área especificamente possui suas normas e práticas aceitas codificadas em regulamentos Vale à pena destacar que a ISO International Organization for Standardization Organização Internacional de Normalização costuma distinguir normas e regulamentos da seguinte forma Norma documento estabelecido por consenso e aprovado por um organismo reconhecido que fornece para uso comum e repetido regras diretrizes visando à obtenção de um grau ideal de ordenação Exemplo Normas ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas Regulamento exigência imposta pelo governo que especifica características do produto processo serviço Exemplo regulamentos internos de instituições de ensino 10 43 ENTENDIMENTO DO AMBIENTE DO PROJETO Projetos costumam ser implementados planejados em torno de um contexto social econômico e até mesmo ambiental gerando impactos intencionais e não intencionais positivos e negativos Sendo assim a equipe necessita considerar tais aspectos em seus projetos 44 CONHECIMENTOS E HABILIDADES DE CONHECIMENTO GERAL O termo gerenciamento geral referese à inclusão do planejamento da organização da formação de pessoal da execução e controle de operações de uma empresa existente 45 HABILIDADES INTERPESSOAIS Dentre algumas habilidades interpessoais estão presentes a comunicação eficaz influência sobre a organização liderança motivação negociação e gerenciamento de conflitos além de resolução de problemas 5 CONTEXTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS No tocante à existência do gerenciamento de projetos podese afirmar que o mesmo inclui o gerenciamento de programas de portfólios e o escritório de projetos PMO comentados a seguir 51 PROGRAMAS E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS Particularmente o termo Programa referese a um grupo de projetos relacionados e gerenciados coordenadamente buscando a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se houvesse um gerenciamento individual Exemplo um programa de um novo modelo de carro sendo envolvidos projetos de design ou até mesmo atualização de componentes Já o Gerenciamento de Programas é aquele centralizado e coordenado de um grupo de projetos para alcançar objetivos e benefícios estratégicos do programa 11 52 PORTFÓLIOS E GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIOS Um Portfólio é caracterizado como um conjunto de programas e outros trabalhos agrupados visando facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho e o atendimento aos objetivos de negócios estratégicos Um ponto importante é que os programas no portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados Além disso organizações gerenciam seus portfólios a partir de metas bem estabelecidas e específicas 53 SUBPROJETOS Projetos costumam ser divididos em componentes mais fáceis de se gerenciar denominados de Subprojetos Os subprojetos são normalmente contratados de uma empresa externa ou de unidades funcionais na organização executora 54 ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMOs Por sua vez um Escritório de Projetos PMO do inglês Project Management Office é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio Basicamente o PMO supervisiona o gerenciamento de projetos programas ou até mesmo uma combinação dos dois Indicação de Leitura Leia o capítulo 3 do livro Gestão de Projetos da academia à sociedade Biblioteca Pearson Disponível em Httpunifilbv3digitalpagescombruserspublications978858212152 8pages85 Indicação de Vídeo Agora assista ao vídeo sobre o que é Gestão de Projetos Disponível em httpswwwyoutubecomwatchvmulzHJVCVFs 413 12 Curiosidades No site PMI Project Management Institute você encontra mais informações sobre o Gerenciamento de Projetos Disponível em httpsbrasilpmiorgbrazilAboutUsWhatIsProjectManagementaspx Considerações Finais Neste primeiro capítulo foram apresentados alguns conceitos introdutórios ao gerenciamento de projetos como i definições e principais características sobre projetos ii aspectos sobre trabalho operacional projetos e operações e planejamento estratégico iii definições e informações a respeito de gerenciamento de projetos triângulo de projeto e iv apresentação do Guia PMBOK o qual é uma referência importantíssima para a disciplina visto que é uma norma padrão entre os profissionais da área de gestão de projetos Foram comentados também aspectos sobre as cinco áreas de especialização necessários para o conhecimento de uma equipe de projetos que busque um gerenciamento eficaz de seu projeto sendo elas 1 conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos 2 conhecimento normas e regulamentos da área de aplicação 3 entendimento do ambiente do projeto 4 conhecimentos e habilidades de gerenciamento geral e 5 habilidades interpessoais Por fim objetivouse em descrever quatro conceitos interrelacionados com o gerenciamento de projetos I programas e gerenciamento de programas II portfólios e gerenciamento de portfólios III subprojetos e IV escritório de projetos PMO A próxima aula dedicarseá em apresentar dois novos tópicos i ciclo de vida de um projeto e ii organização do projeto sendo comentadas informações sobre fases de um projeto partes interessadas influências organizacionais dentre outros 13 Referências CARVALHO JUNIOR Moacir Ribeiro de Gestão de Projetos da academia à sociedade 1ed Curitiba Intersaber 2012 Biblioteca Pearson CCM Escolher um software de gestão de projeto Disponível em httpbrccmnetfaq5952escolherumsoftwaredegestaodeprojeto Acesso em 01 mar 2016 COSTA V E Estudo Comparativo de Soluções em Software para o Gerenciamento de Projetos e sua Aderência ao PMBOK Monografia de Graduação Universidade Federal de Lavras Universidade Federal de Lavras Lavras 2007 DEVMEDIA Artigo Engenharia de Software 19 Softwares para gerenciamento de projetos Disponível em httpwwwdevmediacombrartigoengenhariadesoftware19 softwaresparagerenciamentodeprojetos15147 Acesso em 01 mar 2016 DREAMCSS NetOffice web based Project management time tracking tool Disponível em httpblogdreamcsscomprojectmanagement toolnetofficeprojectmanagementtimetrackingtool Acesso em 01 mar 2016 ECIVIL OpenProj Disponível em httpwwwecivilnetcomsoftwaresopenprojhtm Acesso em 01 mar 2016 NETOFFICE NetOffice Disponível em httpswwwnetofficecombrativaempresaphpmain Acesso em 01 mar 2016 OPENPROJECT OpenProj Disponível em httpswwwopenprojectorg Acesso em 01 mar 2016 14 ORACLE Primavera Disponível em httpswwworaclecomapplicationsprimaveraindexhtml Acesso em 01 mar 2016 PMI Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos Guia PMBOK 3 ed EUA PMI 2004 VARGAS R V Gerenciamento de projetos 2 ed Rio de Janeiro Editora Brasport 2000 7 YOUTUBE Primavera P6 70 Criando Projeto Video 25 Criando Atividades Disponível em httpswwwyoutubecomwatchvewZ9h4zekRg Acesso em 01 mar 2016 15 Aula 2 Ciclo de Vida e Organização do Projeto 2 CICLO DE VIDA DO PROJETO Um projeto propriamente dito envolve uma vasta quantidade de informações e áreas a serem administradas Diante desse volume grande de conceitos os gerentes de projetos costumam dividir o projeto em várias fases ou etapas para que seja possível um melhor controle de gerenciamento A junção das diversas fases de um projeto é conhecida como o ciclo de vida de um projeto A seguir são descritas algumas características do ciclo de vida 21 CARACTERÍSTICAS DO CICLO DE VIDA Basicamente o ciclo de vida interrelaciona as fases entre o início e o fim do projeto Um exemplo interessante que pode ser associado é o do estudo de uma vacina Uma organização identifica que um determinado vírus é problemático a saúde humana e então ela autoriza que seja aberta um estudo em laboratório sobre os efeitos desse vírus em camundongos Um gerente de projeto poderia esclarecer se este estudo deve ser uma primeira fase do projeto ou se o estudo será um projeto autônomo desvinculado De acordo com o PMBOK PMI 2004 ciclos de vida do projeto geralmente definem Qual o trabalho técnico deve ser realizado em cada fase do projeto Exemplo No projeto de um edifício em que momento devese chamar o engenheiro civil Quando as entregas devem ser geradas em cada fase e como cada uma dessas entregas será revisada verificada e validada Exemplo Do mesmo exemplo anterior quando receber o projeto arquitetônico e quando repassálo ao engenheiro eletricista Quem está envolvido em cada uma das fases Exemplo a engenharia simultânea pede que os implementadores do projeto estejam envolvidos com os requisitos e o projeto ao mesmo tempo 16 Como controlar e aprovar cada uma das fases Sendo assim é possível verificar que estas definições de ciclos de vida podem ser genéricas ou exigir um maior detalhamento Sabese que existem características comuns entre ciclos de vida de um projeto PMI 2004 como as seguintes Existe um sequenciamento natural entre as fases definido por algum formulário de informação técnica Geralmente os níveis de custos e de pessoal são baixos no início atingem um máximo valor nas fases intermediárias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado conforme observado na Figura 21 Inicialmente é alto o nível de incertezas sobre o projeto sendo alto o risco de não atingirse os objetivos No entanto com o passar das fases a tendência é de que a certeza de término seja maior durante as fases finais de um projeto As partes interessadas do projeto influenciam mais nas características finais do produto no ciclo inicial do projeto tornando se menor conforme o projeto aproximase de seu final Por sua vez o custo com mudanças no início do projeto é pequeno e tende a crescer conforme a continuidade do projeto As características apresentadas aqui podem ser visualizadas na Figura 22 17 Ciclos de vida em sua minoria são idênticos Tudo depende do projeto e da sua complexidade Uns podem ter três ou quatro fases conceituação planejamento implementação e conclusão e outros podem ter muito mais dez onze fases Por sua vez as áreas de aplicação podem ter variações significativas Exemplo o desenvolvimento de um sistema de controle de processos pode apresentar apenas uma fase de desenvolvimento de sua programação enquanto que o projeto mecânico pode conter cinco fases Uma vez conhecidas as principais características de ciclos de vida pode se iniciar a análise das características marcantes das fases do projeto 22 CARACTERÍSTICAS DAS FASES Particularmente podese caracterizar uma fase de um projeto como o momento de término e de aprovação de um produto ou serviço neste caso algo mensurável do trabalho realizado como um relatório de viabilidade técnica um protótipo Os produtos e as fases são parte de um processo comumente sequencial sendo este processo gerado para garantir um controle do projeto Assim como projetos podem ser divididos em subprojetos para um melhor gerenciamento fases podem ser desmembradas em subfases e estas devem estar associadas a produtos para um monitoramento e controle A maioria destes subprodutos podem estar relacionados ao produto da fase principal 18 Outra questão específica é que as fases só são concluídas com uma revisão criteriosa do produto resultante para que possam ser analisadas possíveis trabalhos adicionais A conclusão de uma fase não garante autorização para iniciar uma fase seguinte 23 PARTES INTERESSADAS NO PROJETO Também podem ser denominadas de Stakeholders Uma definição para partes interessadas de um projeto pode ser vista no guia PMBOK PMI 2004 Partes interessadas no projeto são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto Dessa forma o gerente de projetos ou a equipe deve saber identificar as partes interessadas assim como suas expectativas e necessidades pois são elementos chave em todo o projeto Na Figura 23 são ilustradas relações entre a equipe e os stakeholders Geralmente as partes interessadas possuem níveis de responsabilidade e autoridade em um projeto que podem ser alteradas conforme a duração do mesmo Dessa forma os stakeholders que ignoram suas responsabilidades podem influenciar diretamente na maioria das vezes em um impacto prejudicial aos objetivos do projeto 19 Além disso as partes interessadas podem influenciar positivamente ou negativamente em um projeto A seguir é descrito a respeito das características principais destas duas categorias PMI 2004 Partes Interessadas Positivas são aquelas que se beneficiam de um resultado bemsucedido do projeto Partes Interessadas Negativas são as que enxergam resultados negativos a partir do sucesso do projeto Um exemplo destes dois grupos pode ser observado na construção de uma usina hidrelétrica para uma dada região Líderes de negócios de uma comunidade podem enxergar contribuições econômicas para a comunidade partindo do pressuposto de sucesso do projeto dessa forma são stakeholders positivos Já grupos ambientais podem ser considerados stakeholders negativos visto que podem considerar que o projeto traz malefícios ao meio ambiente Dentre algumas partes interessadas em projetos podem ser inclusos PMI 2004 Gerente de projetos Clienteusuário Organização executora Membros da equipe e equipe Patrocinador Influenciador PMO Sendo assim como podem existir muitos stakeholders em um projeto o gerente de projetos deve ser capaz de avaliar os objetivos e expectativas individuais de cada um deles e que podem ser pensamentos de grande conflito e saber direcionar qual é mais apropriada 20 24 INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAIS Os Projetos em geral costumam fazer parte de organizações muito maiores como por exemplo empresas agências governamentais instituições de saúde organismos internacionais associações profissionais etc Logo os projetos são influenciados pelas organizações que o iniciaram Aspectos como cultura estilo estrutura organizacional e seu escritório de projetos podem influenciar os mesmos O conhecimento dos principais conceitos dessas estruturas organizacionais é necessário ao gerente de projetos sendo descritos a seguir 25 SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Existem organizações cujas operações consistem basicamente de projetos sendo denominadas de organizações baseadas em projetos e incluídas em duas grandes categorias PMI 2004 Organizações cuja receita é obtida principalmente da realização de projetos para terceiros sob contrato Exemplo empresas de arquitetura firmas de engenharia consultores empreiteiras e contratadas do governo Organizações que adotaram o gerenciamento por projetos as quais possuem sistemas de gerenciamento instalados para melhor facilitar o gerenciamento Exemplo estas possuem sistemas financeiros em geral utilizados para contabilizar acompanhar e emitir relatórios de projetos simultâneos Por sua vez existem organizações cuja atividade central não é o gerenciamento de projetos e são denominadas organizações não baseadas em projetos Essas podem não possuir sistemas específicos de gerenciamento de projetos dificultando assim o desenvolvimento de projetos Todavia estas organizações terão departamentos que operem como àquelas baseadas em projeto para dar suporte 21 26 CULTURAS E ESTILOS ORGANIZACIONAIS As culturas organizacionais refletemse em diversos fatores tais como PMI 2004 Normas crenças expectativas e valores compartilhados Políticas e procedimentos Visão das relações de autoridade Ética do trabalho e horas de trabalho Além disso estas culturas influenciam diretamente nos projetos Como exemplo podese destacar PMI 2004 Equipes que propõe abordagens pouco usuais ou de alto risco tem maior probabilidade de garantir a aprovação em organizações agressivas empreendedoras Um gerente de projetos com um estilo altamente participativo deve encontrar problemas em uma organização com hierarquia rígida Um gerente de projetos com estilo autoritário enfrentará problemas em uma organização participativa Logo podese concluir que cada organização cada negócio possui a sua cultura formas de gerir projetos de buscar clientes etc e o gerente de projetos precisa aprender a lidar com essas culturas 27 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O conhecimento de estruturas organizacionais possibilita ao gerente de projetos ter um olhar diferenciado dentre as diversas culturas organizacionais Teoricamente elas podem ser divididas em quatro grandes grupos caracterizados a seguir 22 271 Organizações Funcionais A Figura 24 ilustra esse tipo de estrutura sendo suas principais características É uma estrutura clássica e hierárquica onde os funcionários possuem um superior bem definido o gerente funcional Os funcionários costumam ser agrupados por especialidades como por exemplo produção marketing engenharia contabilidade Cada departamento costuma implementar seus projetos de maneira independente dos demais Uma vantagem inerente a este grupo é a estabilidade funcional de seus funcionários pois após o término do projeto os membros voltam para suas respectivas funções 23 272 Organizações Projetizadas A Figura 25 ilustra a estrutura projetizada Suas principais características são Os membros de uma mesma equipe são colocados juntos A maior parte dos recursos da organização está envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade Possuem unidades organizacionais denominadas departamentos mas estes grupos se reportam diretamente ao gerente de projetos Uma desvantagem dessa estrutura é que após o encerramento do projeto as pessoas da equipe acabam sendo demitidas A mãodeobra especializada não costuma ser totalmente acessível 273 Organizações Matriciais Suas singularidades são descritas a seguir São conhecidas como um misto entre as funcionais e as projetizadas 24 Dividida em três subestruturas Fraca conservam muitas características da estrutura funcional geralmente o gerente de projetos assume a função de um coordenador facilitador expeditor do que a de um gerente propriamente dito Forte agrega várias características da estrutura projetizada o gerente de projetos e o pessoal administrativo trabalham em tempo integral e possuem autoridade considerável Balanceada nesta estrutura é reconhecida a importância de um gerente de projetos no entanto não é fornecida a ele a autoridade total sobre o projeto e os recursos financeiros do projeto 274 Organizações Compostas Envolve todas as estruturas comentadas anteriormente como um exemplo uma estrutura funcional pode a qualquer momento criar uma equipe direcionada a um projeto crítico e esta equipe pode incluir características de uma organização projetizada contendo pessoas de diversos departamentos diferentes trabalhando em tempo integral desenvolvendo procedimentos operacionais e operando fora de uma estrutura hierárquica padrão 28 FUNÇÃO DO PMO NAS ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS Atualmente muitas organizações reconhecem os benefícios em se desenvolver implementar um PMO Organizações de estrutura matricial concordam com os benefícios no entanto as de estrutura projetizada acreditam parcialmente com a afirmação principalmente quando a matriz encontrase envolvida com o gerenciamento simultâneo de muitos projetos A função de um PMO em uma organização pode ser de assessoria com limitações por recomendações políticas e até mesmo uma concessão formal de autoridade pela gerência executiva Dessa forma o PMO pode delegar sua autoridade ao gerente de projetos específico Este por sua vez conseguirá um apoio administrativo do PMO por meio de funcionários dedicados ou compartilhados 25 29 SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS O guia PMBOK PMI 2004 define sistema de gerenciamento de projetos como um conjunto de ferramentas técnicas metodologias recursos e procedimentos usados para o gerenciamento de um projeto Além disso pode ser um sistema formal ou informal possibilitando um auxílio ao gerente de projetos na condução eficaz de seu projeto O conteúdo abordado do sistema irá ter uma variação dependendo da área de aplicação da complexidade do projeto da disponibilidade dos sistemas existentes e principalmente das influências organizacionais que moldam o sistema para ser executados dentro da organização Indicação de Leitura Leia o capítulo 3 do livro Gestão de Projetos da academia à sociedade Biblioteca Pearson httpunifilbv3digitalpagescombruserspublications9788582121528 pages107 Indicação de Vídeo Agora assista ao vídeo sobre o Ciclo de Vida do Projetos Disponível em httpswwwyoutubecomwatchvArRvauSdU 555 Curiosidades No site abaixo você encontra mais informações sobre o Ciclo de Vido do Projeto Disponível em httpartiacomblogciclodevidadeprojetos Considerações Finais Nesse capítulo foi dada uma visão geral sobre conceitos relacionados ao ciclo de vida e a organização de projetos Foi comentado que o ciclo de vida de um projeto é a interrelação entre as fases de um projeto as quais conectam o início ao fim do mesmo Além disso ficou evidenciado que ciclos de vida definem quais os trabalhos técnicos necessários para cada fase quando entregas devem ser geradas quem está envolvido nas fases e como monitorar cada fase 26 Algumas características de fases como sequenciamento de fases incertezas altas no início e certezas alto de término do projeto foram também apresentadas Outra questão apontada foi que para o encerramento de uma fase é necessário que seja gerado um produto além de sua aprovação Objetivouse também em descrever alguns aspectos sobre Stakeholders ou Partes Interessadas Resumidamente este grupo é constituído de pessoas ativamente envolvidas no projeto cujos interesses podem afetar a execução do projeto Cada parte interessada pode influenciar positivamente ou negativamente um projeto Além disso o gerente de projetos deve ser capaz de relacionar as expectativas de cada um dos membros para que o projeto seja desenvolvido adequadamente Em seguida foi dado um enfoque para a parte de influências organizacionais Sendo assim vimos que aspectos organizacionais tais como cultura estilo tipo de estrutura e também PMOs podem influenciar a gestão de projetos Foram analisados os conceitos das organizações i baseadas em projetos divididas em duas categorias aquelas cujas receitas são obtidas a partir da realização de projetos para terceiros e as que adotam sistemas de gerenciamento para facilitar os projetos e também às ii não baseadas em projetos cuja atividade principal não é gerenciamento de projetos Na sequência foram enunciadas as principais características dos quatros tipos de estruturas organizacionais funcionais matriciais fraca balanceada e forte as projetizadas e as compostas Por fim verificouse algumas funcionalidades de PMOs em estruturas organizacionais cuja função é de assessoria e concessão formal e também sobre sistemas de gerenciamento de projetos ferramentas procedimentos que auxiliam a elaboração dos projetos 27 Referências CARVALHO J RIBEIRO Moacir Gestão de Projetos da academia à sociedade 1ed Curitiba Intersaber 2012 Biblioteca Pearson CCM Escolher um software de gestão de projeto Disponível em httpbrccmnetfaq5952escolherumsoftwaredegestaodeprojeto Acesso em 01 mar 2016 COSTA V E Estudo Comparativo de Soluções em Software para o Gerenciamento de Projetos e sua Aderência ao PMBOK Monografia de Graduação Universidade Federal de Lavras Universidade Federal de Lavras Lavras 2007 DEVMEDIA Artigo Engenharia de Software 19 Softwares para gerenciamento de projetos Disponível em httpwwwdevmediacombrartigoengenhariadesoftware19 softwaresparagerenciamentodeprojetos15147 Acesso em 01 mar 2016 DREAMCSS NetOffice web based Project management time tracking tool Disponível em httpblogdreamcsscomprojectmanagement toolnetofficeprojectmanagementtimetrackingtool Acesso em 01 mar 2016 ECIVIL OpenProj Disponível em httpwwwecivilnetcomsoftwaresopenprojhtm Acesso em 01 mar 2016 NETOFFICE NetOffice Disponível em httpswwwnetofficecombrativaempresaphpmain Acesso em 01 mar 2016 OPENPROJECT OpenProj Disponível em httpswwwopenprojectorg Acesso em 01 mar 2016 28 ORACLE Primavera Disponível em httpswwworaclecomapplicationsprimaveraindexhtml Acesso em 01 mar 2016 PMI Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos Guia PMBOK 3 ed EUA PMI 2004 VARGAS R V Gerenciamento de projetos 2 ed Rio de Janeiro Editora Brasport 2000 YOUTUBE Primavera P6 70 Criando Projeto Video 25 Criando Atividades Disponível em httpswwwyoutubecomwatchvewZ9h4zekRg Acesso em 01 mar 2016 29 Esperamos que este guia o tenha ajudado compreender a organização e o funcionamento de seu curso Outras questões importantes relacionadas ao curso serão disponibilizadas pela coordenação Grande abraço e sucesso Esperamos que este guia o tenha ajudado compreender a organização e o funcionamento de seu curso Outras questões importantes relacionadas ao curso serão disponibilizadas pela coordenação Grande abraço e sucesso