Aula sobre Sistemas de Informação em Processos Empresariais

3º Aula Sistema de Informação em Processos Empresariais Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula vocês serão capazes de conhecer a conceitualização de sistemas apresentar os sistemas empresariais básicos em suas funções produtivas financeira de marketing e de recursos humanos compreender melhor como as empresas utilizam o sistema de informação a seu favor e benefício saber a importância do sistema de informação para gerenciamento de riscos e problemas e suas resoluções Olá turma Nesta aula estudaremos sobre os sistemas de informação e sua utilização nos processos de produção empresarial Vamos compreender algumas definições como por exemplo a forma de utilização dos sistemas e processos enquanto ferramenta empresarial de grande valia Vamos compreender de que maneira esse assunto contribui para o curso de Gestão de Tecnologia e de Inovação partindo das colocações e definições pertinentes ao tema Tal discussão é importante uma vez que iremos adentrar no campo da informática e informação e suas aplicações nas atividades empresariais Desejo a todosas uma excelente aula Boa leitura Bons estudos 26 Gestão Tecnológica e de Inovação 1 Conceitualização de Sistemas 2 Sistemas Empresariais Básicos 3 Como as Empresas usam o Sistema de Informação a seu Favor 4 Soluções de Problemas com Sistemas de Informação 1 Conceitualização de Sistemas Stair e Reynolds 2011 p06 apresentam o termo Sistema como sendo um conjunto de elementos ou componentes que interagem para se atingir objetivos Assim um sistema nada mais é do que um conjunto de elementos que se relacionam entre si buscando um objetivo em comum Seria possível apresentar várias outras definições porém o mais necessário no momento é mostrar que o sistema tem como foco a relação e a organização sendo composto por partes Araújo e Gouveia 2016 apontam que sistema é portanto um todo organizado formado por elementos interdependentes que está rodeado por um meio exterior environment Esse meio exterior ou ambiente é o meio específico no qual o sistema Seções de estudo opera e são por ele condicionados Ainda de acordo com Araújo e Gouveia 2016 Dessa forma os sistemas abertos se caracterizam na sua generalidade pelos seguintes pontos 1 O todo é superior à soma das suas partes e tem características próprias 2 As partes integrantes de um sistema são interdependentes 3 Sistemas e subsistemas relacionamse e estão integrados numa cadeia hierárquica nesta perspectiva pode encararse o universo como uma vasta cadeia de sistemas 4 os sistemas exercem autorregulação e controle visando a manutenção do seu equilíbrio 5 Os sistemas influenciam o meio exterior e viceversa através do inputoutput de energia e informação 6 A autorregulação dos sistemas implica a capacidade de mudar como forma de adaptação a alterações do meio exterior 7 Os sistemas têm a capacidade de alcançar os seus objetivos através de vários modos diferentes Os autores anteriormente citados ainda nos mostram que quando o sistema interage com o meio exterior ele é chamado de sistema aberto sendo responsável pelas trocas ocorrentes de energia ou informação designadas por input ou output FIGURA 1 CONCEITO DE SISTEMAS Fonte Disponível em httpsslideplayercombrslide16725670 Acesso em 03 mar 2022 Percebemos então que todos os conceitos e definições de sistema tratase da interrelação das partes constituintes do processo dentro do meio em que se opera Na análise de sistemas se foca nas funções do microcosmos ou seja da ordem e processos internos dentro das organizações e empresas suas diretrizes regimentos formas e métodos de produção sistema de recurso humano estoque redes internas tecnologias próprias etc e devendo observar por sua vez toda ordem do macrocosmos ao entorno dessas empresas questões econômicas políticas legais e jurídicas etc Toda essa relação entre as funções internas e externas na atividade de produção se denomina de Sistema Foquemos no momento no sistema visto na perspectiva da informática e da tecnologia da informação Rezende 2000 explica que os estudos sobre as questões relacionadas aos sistemas de informação surgem a partir da ciência da computação tendo por objetivo a otimização e a melhora da administração desse uso tecnológico no contexto das mais 27 diversas organizações Ainda recebe como classificação o nome de sistema de apoio estratégico sistema administrativo etc Stairs e Reynolds 2002 se preocupam com a relação que é criada entre sistema de informação e sistemas de informática pois não possuem o mesmo significado O sistema de informática nada mais é do que o estudo no campo das tecnologias da informação podendo fazer parte como objeto de estudo da tecnologia da informação Já um sistema de informação é o desenvolvimento a administração de toda uma infraestrutura tecnológica 2 Sistemas Empresariais Básicos Na atualidade as empresas possuem em sua organização sistemas que auxiliam nos processamentos dos negócios rotineiros ajudando a manter o registro sobre eles Araújo et al 2014 afirmam que Esses sistemas apoiam uma ampla gama de atividades empresariais associadas com o gerenciamento da cadeia de suprimento e gerenciamento do relacionamento com o consumidor Na nossa economia cada vez mais orientada para o serviço um excelente serviço ao consumidor tornouse um objetivo virtual de todas as empresas Os funcionários que trabalham diretamente com os consumidores seja em vendas serviço ao consumidor ou marketing demandam sistemas de processamento de transações de alta qualidade e suas informações relacionadas para fornecer um bom serviço ao consumidor Tais trabalhadores podem usar um sistema empresarial para verificar o estado do estoque de itens pedidos verificar a programação planejada de produção para informar o consumidor quando o item estará em estoque ou entrar com os dados para programar a entrega ao consumidor Um sistema empresarial é central para uma organização e garante que as informações possam ser compartilhadas por todas as funções da empresa e por todos os níveis de gerência para apoiar a administração e o gerenciamento de um negócio Os sistemas empresariais empregam um banco de dados operacionais e de planejamento fundamentais que podem ser compartilhados por todos Isso elimina os problemas de falta de informações e informações inconsistentes causadas por múltiplos sistemas de processamento de transação que atuam somente em uma função do negócio ou em função de um departamento de uma organização Partindo da afirmação acima citada entendese que os sistemas empresariais possuem a função de auxiliar no objetivo final de toda organização que é satisfazer consumidores otimizar tempo buscar vantagens competitivas e até mesmo em questões que envolvam fornecedores e as melhores escolhas pensando no consumidor A organização interna da empresa deve ser ordenada para fins de uma melhor administração e gestão O administrador precisa conhecer os dados e andamentos produtivos a entrada e saída de recursos e materiais a estruturação do marketing e as questões relacionadas aos colaboradores da organização mediante recurso humano Todos esses dados ficam claros e objetivos através de um sólido e consistente sistema empresarial básico Tal sistema será nosso escopo nesta seção Os sistemas de suporte executivo possuem como base as informações em nível de estratégia permitindo uma seleção de dados com ajuste ao que é necessário O Sistema de Suporte à Decisão DSS é uma ferramenta usada para resolver problemas específicos A Plataforma vai usar dados de diversas fontes e é baseada em diferentes modelos EMBRATEL 2015 O Sistema de Informação Gerencial é imprescindível para o processo de tomada de decisões em uma organização assegura Catelli 2001 p 61 já o sistema de automação de escritório auxilia nos procedimentos administrativos otimizandoos Wakulicz 2016 define o Sistema empresarial básico como aquele que Executa e registra as transações rotineiras necessárias para conduzir o negócio e estes sistemas normalmente possuem centenas a milhares de usuários Estes sistemas tornamse importantes para as empresas pois fornecem dados para o nível operacional e também para os níveis mais elevados da empresa O principal objetivo dos sistemas de informações empresariais básicas é responder às questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações da empresa Estes sistemas também fornecem informações aos níveis mais inferiores da empresa onde as tarefas e recursos normalmente são predefinidos e altamente estruturados De forma mais simples e resumida os sistemas empresariais básicos são aqueles que realizam tarefas do dia a dia da empresa que são indispensáveis para conduzir a organização Sendo assim é necessária uma organização tendo em vista que as empresas precisam desses sistemas para seu funcionamento diário A figura 2 mostra como é a pirâmide organizacional desse sistema FIGURA 2 SISTEMA EMPRESARIAL BÁSICO Fonte Disponível em httpsslideplayercombrslide337679 Acesso em 3 mar 2022 28 Gestão Tecnológica e de Inovação Laudon e Laudon 2004 apresentam uma sequência dentro da divisão do sistema empresarial básico em que se encontram algumas realizações como Sistemas do Nível Estratégico Análises Comparativas de Regiões Países Divisões Previsões Econômicas Gestão de Resultados Acompanhamento da Concorrência Planejamento e Acompanhamento de Estratégias Sistemas do Nível Tático Retornos de Esforços de Marketing Gerenciamento de Vendas Formação de Preços Sistemas do Conhecimento CRM Customers Relationship Management Data Warehouse Data Mining Lançamento de Novos Produtos Sistemas Transacionais Suporte a vendas PDV Faturamento ECommerce Telemarketing Informações de Crédito Vamos analisar cada fator que constitui o sistema empresarial básico compreendendo como se dá cada uma dessas funções organizacionais dependendo de qual nível de poder de decisão o administrador se encontra O gestor poderá ser um executivo um gestor tático ou um operacional O primeiro referese ao administrador executivo gerentes do nível superior que utilizam totalmente seu tempo pensando e criando planejamento estratégico de alto nível e qualidade e de longo prazo O gestor tático são gerentes intermediários e de base Focam no gerenciamento de vendas e marketing assim como nas publicidades diretas São aqueles que estruturam a atividade que foi planejada pelos executivos e determina a atuação dos gerentes operacionais Estes últimos são gestores de produção e de material São supervisores diretos das produções e execuções de serviços Estão mais próximos das atividades rotineiras e dos problemas do cotidiano observando as decisões diretas tomadas e controlando e resolvendo pessoalmente todas as questões surgidas VEJAMOS Em cada uma dessas áreas funcionais funções organizacionais há um fluxo de decisões que funciona respeitando uma hierarquia ou seja inicialmente são tomadas as decisões estratégicas gerando estratégias que servirão de subsídios para se tomarem decisões táticas para transformar estratégias em operações e finalmente as decisões de nível operacional para obter os resultados de um processo seja ele relacionado à área de Marketing Finanças Recursos Humanos ou à área de Produção como podemos observar por meio da figura 3 FIGURA 3 HIERARQUIZAÇÃO DO SISTEMA DE DECISÕES EM UMA ESTRUTURA CLÁSSICA ORGANIZACIONAL Fonte adaptado de Robbins 2005 Kwasnicka 2004 Disponível em httpsedisciplinasuspbrpluginfilephp5404312modresourcecontent1C381reas20 Funcionais20da20AdministraC3A7C3A3opdf Acesso em 14 mar 2023 Iremos nos ater no presente momento às funções e áreas organizacionais para compreender cada fase do sistema organizacional básico das empresas Analisaremos as funções de produção financeira de marketing e a de recursos humanos A primeira função analisada será a Área de Produção 21 Função de Produção Toda e qualquer forma de empreendimento e organização tem como objetivo produzir produtos e serviços Administrar a processo de produção significa executar uma produção criação montagem elaboração ou acabamentos e as operações básicas da empresa O Sistema de Produção pode ser classificado por Processos Contínuo Repetitivo em Massa Repetitivo em Lote e Projeto 29 Portanto analisando cada um o processo de produção pode ser a contínuo quando o produto ou serviço é invariável não há diferença de produtos dentro daquele mercado ou ramo específico sendo uniformizados requerendo mão de obra barata e pouco qualificada e é abundante sendo produzida de forma ininterrupta Exemplos dessa forma de produção são as da energia elétrica petrolífera de minérios celulose indústria alimentícia dentre outros ramos Os processos podem ser b repetitivos em massa nos quais haverá baixas variedades de produtos em alta quantidade com componentes e procedimentos padronizados e com mão de obra razoavelmente qualificada É o caso de indústrias automobilísticas manufatura de eletrodomésticos certas indústrias alimentícias produção de peças e ferramentas de construção etc Há processos feitos em c lotes os quais são produtos feitos em quantidades específicas e deter minadas em que cada etapa da operação tem períodos que se repetem pelo menos enquanto o lote ou a bateladacarga que um batel transporta de uma só vezporção específica está sendo processado São características desse processo de produção a divisão das atividades em fases havendo a junção de todo o empreendimento no fim do processo existência de prazos supervisão mais ostensiva e os produtos são fabricados em certa quantidade por exemplo lote de mil lote de dez mil São amostras desse processo as produções de vestuário calçados comidas congeladas tintas o produto líquido não a lata cerâmicas etc Por fim pode ser um processo produtivo em d projeto no qual a produção inteira é especializada seguindo as diretrizes do projeto base em que todas as especificações são informadas pelo cliente Os recursos são altamente flexíveis e a mão de obra bem qualificada e de qualidade A essência de processos de projetos é que todo produto trabalhado possui início meio e fim bem definidos e delimitados sendo uma forte característica dos projetos Exemplos desses processos de produção são projetos artísticos e científicos construção civil naval a alfaiataria instalações de computadores ou de programas em redes privadas com grandes sistemas de informática etc Conhecendo as formas gerais de produção e sua administração iremos nos ater à função financeira dentro do sistema empresarial básico 22 Função Financeira Aqui toda a administração foca nos recursos e materiais necessários para os processos produtivos se organiza em termos de compra estocagem desperdício reutilização e gastos e com todo o valor que envolve tais operações Toda gestão busca o maior nível de racionalização utilizando de todos os mecanismos de sistema de informação e dados para reestruturar suas estratégias evitar riscos e desperdícios buscar melhores investimentos e produtividade gerenciar melhor suas atividades e seu corpo de colaboradores e auxiliares visando sempre diminuir gastos inúteis e despesas desnecessárias e buscando conservar melhor seus patrimônios e recursos Assim aprofundarmonos mais nesse campo da função financeira analisando o quadro a seguir FIGURA 4 FUNÇÃO FINANCEIRA A PARTIR DA VISÃO SISTÊMICA Fonte Kwasnicka 2004 Disponível em httpsedisciplinasuspbrpluginfilephp5404312modresourcecontent1Áreas20Funcionais20da20Administraçãopdf Acesso em 14 mar 2023 Conforme observamos na figura 4 para iniciar suas atividades o sistema financeiro necessita obter informações tanto internas como do ambiente externo especialmente aquelas que afetam diretamente o fluxo de fundos da empresa Devemos lembrar então a importância dos planos oriundos das outras áreas funcionais da organização para se fazer o planejamento financeiro já que a maioria desses planos requer o uso de recursos financeiros para serem executados As outras áreas vocês lembram são marketing recursos humanos e produção sendo esta última área a de produção objeto de nosso estudo no subitem anterior permanecendo ainda debruçarmos em cima da área do marketing e dos recursos humanos nossos próximos temas O planejamento financeiro conta ainda com a presença do orçamento financeiro cuja preparação exige a participação de todas as demais funções organizacionais cabendo à função financeira apenas a consolidação das partes elaboradas Com a consolidação é dado ao orçamento um equilíbrio de receita e despesa A economia e a política também têm forte influência sobre o sistema financeiro de uma empresa pois são responsáveis pela elaboração de políticas leis e regulamentos que regem o mercado financeiro Finalmente por ser a maior fonte de recursos de uma organização o mercado de capitais também é uma importante fonte de informações para que o processo financeiro possa iniciar suas atividades Fonte Disponível em httpsedisciplinasuspbrpluginfilephp5404312mod resourcecontent1Áreas20Funcionais20da20Administraçãopdf Acesso em 14 mar 2023 30 Gestão Tecnológica e de Inovação O gestor financeiro deve tomar suas decisões observando todas as complexas variantes e fatores diversos que interferem no processo de produção Deve tomar decisões referentes a todo o financiamento implementado na empresa ou organização decisões sobre investimentos como captar novos recursos mais baratos sem perder qualidade e identidade e por fim decidir sobre distribuição de dividendos analisando a divisão do lucro com os acionistas Assim tomando essas decisões específicas e objetivas poderá a empresa optar por alternativas benéficas rentáveis controlando o nível de acertos e erros nessas decisões e controlando melhor a avaliação dos resultados financeiros da organização 23 Função de Marketing A função do Marketing como área organizacional é a liga que junta todos os demais processos É essa função que conecta os interesses e necessidades dos consumidores com a disponibilidade e ofertas das empresas O marketing que estabelece a harmonia que deve haver das intenções da população e a forma em que a produção deverá projetar desenvolver e criar o produto que realizará tal intenção De acordo com Philip Kotler grande estudioso americano e um dos grandes especialistas mundiais de marketing tal função se define como atividade humana dirigida para a satisfação das necessidades e desejos através dos processos de troca entre empresa e consumidor KOTLER 1998 apud JACOBSEN A par disso sempre é necessário diferenciar vendas com o marketing pois a atividade de vendas visa estimular um volume lucrativo de vendas dos produtos da organização enquanto o marketing se preocupa em conhecer o cliente e satisfazer as suas necessidades de consumo JACOBSEN 2006 Portanto a administração de marketing deve se preocupar com as seguintes demandas pesquisas aprofundadas e prospecção dos clientes potenciais e fiéis observando assim as possibilidades de expansão em área geográfica não abarcadas ainda pelo produto a pesquisa em novos segmentos de mercado e sua inserção e adaptação aperfeiçoamento e lançamento de produtos ou serviços assim como outras atividades que se deverá analisar Sempre estará analisando quais nichos de mercados pretende ocupar e manter criação e desenvolvimento de novos produtos e serviços a função do marketing dentro da organização empresarial básica sempre liderará as novas formas de produção e os novos produtos Sempre encabeçará as tecnologias inovadoras e se adequará à temperatura do mercado do momento Estará à frente na criação de novas marcas e novos nomes liderando o desenvolvimento de linhas de produtos Desenvolvimento de canais de distribuição estará analisando os percursos e a logística dos envios e entregas se preocupando de que forma o produto será entregue ao consumidor e de que maneira o serviço será prestado ao cliente Verificará a manutenção e permanência dos pontos de vendas e quais investimentos serão destinados a eles Determinação das políticas comerciais de preços e promoções existe a necessidade de estabelecer estratégias de preços no mercado observando a movimentação de preços das concorrências e os fatores macros externos como mudanças políticas econômicas jurídicas e legais Imprescindível que se façam análises de custos para produção do produto ou serviço da demanda pelo produto e análise do consumidor para saber até que preço está disposto a pagar por esse produto A utilização de propaganda criativa e altamente divulgada mantendo uma comunicação com o públicoalvo qualificando a publicidade do negócio Nessa hora que a utilização de tecnologias da informação e uso das redes dispostas na internet se faz indispensável Os sistemas de informação e as pesquisas de mercado são fortes aliados dessa importante função organizacional ao fornecerem informações sobre mercado concorrência comportamentos dos clientes fornecedores e outros intermediários para as tomadas de decisão nesse âmbito Tais sistemas denominados de Database Marketing são usados com o objetivo de tornar o processo decisório mais ágil e consistente JACOBSEN 2006 Ou seja todo nosso estudo até aqui sobre tecnologias da informação sistemas de dados bancos e dispositivos de armazenamento telecomunicações redes e internet encontram suas qualidades essenciais nos processos produtivos e empresariais Além de inovar os processos produtivos em si mesmos com tecnologias e automações robóticas e sistemas integrados o uso da tecnologia da informação inova e expande a função do marketing sendo atualmente a maior campo de divulgação e publicidade aquele das redes sociais e websites disponíveis na rede da internet O maior meio de interação entre o públicoalvo e os gestores do marketing ocorre por meio da internet Ou seja a função do marketing deve estar alinhada e consciente de todas as novidades e transformações que ocorrem na tecnologia da Informação Assim compreendemos grande parte das funções do sistema empresarial básico sendo elas as produtivas financeiras e as do Marketing que são geridas e gerenciadas normalmente por administradores operacionais função produtiva e administradores táticos funções financeiras e de marketing Para encerrar nosso estudo do sistema empresarial básico analisamos a última função aquela que normalmente é gerenciada por administradores executivos e táticos de alto cargo em que é a função de recursos humanos 24 Função de Recursos Humanos A presente função é a principal força propulsora que movimenta todo o processo empresarial considerada peça chave por conta que toda a organização e ordem existente é efetuada executada e controlada por pessoas Sem as pessoas em posições estratégicas e alocadas conforme 31 suas capacidades forças e talentos nenhuma empresa ou negócio daria certo O recurso humano de um negócio é o que diferenciará ele dos demais pois todos os processos de produção inovação organização financeira e de marketing possuem eficácia e eficiência por razão dos humanos e suas habilidades nas execuções A estratégia em recursos humanos é saber alocar as pessoas certas em posições cargos e funções corretas Assim a primeira etapa do processo de administração de RH é justamente planejar sobre a necessidade e a qualidade adequadas do pessoal para atuar nos mais diversos setores organizacionais O administrador verifica se há necessidade de recrutar alguém ou se é preciso desligar algum funcionário do quadro Outra atividade importante desse processo é o treinamento cuja necessidade pode surgir quando se faz a seleção de um candidato ou quando se avalia o desempenho dos funcionários Finalmente a avaliação de desempenho funcional conduz à aplicação de recompensas podendo acontecer de várias formas como veremos mais adiante Veja então o processo completo por meio da figura 5 FIGURA 5 PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS Fonte Adaptado de Robbins 2005 apud JACOBSEN 2006 Disponível em httparquivoseadadmufscbrsomenteleituraEaDADMPP120071Modulo1 AdministracaointroducaoeteoriasMaterialdidaticoIntroducaoaAdministracaopdf Acesso em 15 mar 2023 Há portanto uma série de fatores que influenciam o bom desempenho da administração de pessoal em uma organização Inicialmente podemos dizer que para desempenhar sua função de maneira adequada o gerente de RH deve lidar com um conjunto de questões relevantes quais sejam identificar as necessidades em termos de pessoal das áreas funcionais da organização escolher o candidato mais adequado para ocupar determinada função administrar demissões poder aumentar o nível de lealdade e motivação do empregado encontrar a melhor maneira de avaliar o desempenho de cada indivíduo definir uma equipe bem treinada para atuar com alta qualidade e produtividade garantir a saúde física e mental da força de trabalho e acompanhar as regulamentações que afetam as práticas da administração de pessoal Fonte JACOBSEN 2006 Disponível em httparquivoseadadmufscbrsomenteleituraEaDADMPP120071Modulo1AdministracaointroducaoeteoriasMaterial didaticoIntroducaoaAdministracaopdf Acesso em 15 mar 2023 Como a administração de recursos humanos é gerenciada por administradores executivos e táticos está alinhada às necessidades dos planos e estratégias elaboradas por eles O projeto estabelecerá quais indivíduos exercerão cada função e quais os respectivos cargos indispensáveis na execução das metas Cada gerente secretário supervisor agente de vendas gestor etc deve ter as habilidades devidas para executar seus deveres e funções Para possuir esse quadro de pessoal os administradores executivos deverão observar o planejamento elaborado para efetuar a previsão das demandas e dos suprimentos de produção e mão de obra buscando dominar todas as informações e dados necessários da empresa para criar os programas e diretrizes das atividades ou seja estabelecer as formas e critérios de captação de colaboradores recrutamento treinamentos capacitações e de demissões ou afastamentos Por fim é preciso estabelecer os métodos avaliativos e suas aplicações Na avaliação de desempenho o administrador deverá verificar se as equipes grupos e funcionários estão produzindo os resultados esperados Os gestores medirão os resultados gerais buscarão efetuar descobertas de talentos dentro das equipes Identificar pessoas que precisam de 32 Gestão Tecnológica e de Inovação aperfeiçoamento e melhoramento e programar e promover promoções como formas de estímulos e incentivos usando todos os tipos de mecanismos de recompensa pelo trabalho prestado à organização A gestão de recursos humanos fica com encargo de formalizar todos os atos e registros conservando e efetuando a manutenção de arquivos e documentos pessoais dos colaboradores folhas de pagamento cumprimentos das regras de segurança e higiene dentro das instalações visando resguardar os agentes produtivos e demais funcionários participantes das atividades da empresa É senso comum e totalmente incorporado nos meios produtivos atuais a extrema relevância da função de Recurso Humano pois as pessoas constituem o bem de maior valor da organização sendo o seu verdadeiro e único diferencial Assim compreendemos as quatros funções organizacionais suas características e relações entre si os três tipos de administradores sendo eles os operacionais táticos e os executivos O estudo do sistema empresarial básico deve ser aprofundado para melhor absorção dos conceitos e para se ter total entendimento das estruturas empresariais em suas particularidades Recomendamos a leitura dos textos complementares dispostos no Vale a Pena Ler Agora iremos compreender como que o sistema de informação se insere no sistema empresarial geral 3 Como as Empresas usam o Sistema de Informação a seu Favor As diversas tecnologias modernas inovaram e transformaram todas as formas de produção e negócios O agrupamento de informações é a chavemestra para o planejamento empresarial e sua organização interna assim como melhoramento nos processos produtivos de publicidade e marketing e nos processos logísticos e de qualidade Além do qual tal conjunto de dados possibilita grande diferencial competitivo dentro do mercado em geral e do ramo empresarial específico Então estudaremos de quais maneiras as empresas utilizam o Sistema de Informação em seus sistemas internos Para iniciar este estudo vejamos o que é preciso haver na empresa ou organização a princípio para se utilizar um sistema de informação Inicialmente as empresas deverão possuir setores de TI prontamente qualificados para qualquer situação que requeira solução correta e rápida sendo necessários técnicos que dominem todo o sistema e seus programas para não haver falhas atrasos ou bugs nos processos em andamentos Havendo esses técnicos sejam eles integrantes próprios da empresa ou terceirizados as empresas instalam e gerenciam os programas que auxiliam nas operações produtivas ou executivas Vejamos alguns sistemas utilizados Agora que você conheceu a importância de se implantar sistemas de informação na sua empresa vamos conhecer mais sobre eles Há diversos tipos de sistemas de informação que podem ser empregados Abaixo trouxemos alguns exemplos e como eles podem ajudar a sua empresa atingir suas metas 1 Sistemas de Apoio às Operações Como o nome já sugere estes são sistemas aplicados ao nível operacional Sua função está relacionada com atividades diárias de uma organização como o processamento de transações controle de processos e banco de dados São exemplos desses sistemas a Sistema de Processamento de Transações SPT função de registrar transações como pagamentos a colaboradores impostos valores recebidos emissão de notas fiscais e controle de estoque Desta forma é um sistema que integra as áreas de contabilidades vendas e Recursos Humanos b Sistema de Automação de Escritório SAE São sistemas planejados para aumentar a produtividade e redução de custos do escritório por meio da utilização de equipamentos e programas de criação armazenamento manipulação e distribuição de informações entre os colaboradores 2 Sistemas de Apoio Gerencial Embora os sistemas anteriores sejam extremamente úteis no diaa dia de uma empresa eles não são capazes de fornecer informações mais específicas Para isso esses dados são utilizados nos sistemas de apoio gerencial Estes sistemas de informação são os responsáveis por concentrar e transformar os dados em informações palpáveis para os gestores durante a tomada de decisões Alguns exemplos são a Sistema de Apoio à Decisão SAD Os SAD possuem uma grande capacidade analítica São capazes de analisar modelar e fornecer uma resposta rápida a um grande volume de dados sejam internos ou externos à empresa Os SAD são utilizados para análises de custos investimento de risco e outros Uma vantagem desses sistemas é sua versatilidade em relação à solução de problemas e seu layout interativo b Sistema de Informação Gerencial SIG Estes são sistemas de integração de dados de forma a gerar informações necessárias para a tomada de decisão Os SIG produzem relatórios com informações contextualizadas que irão fornecer uma visão ampla permitindo aos gestores a monitorização e o conhecimento verdadeiro do negócio Com isso o objetivo do SIG é fornecer detalhes sobre a organização de forma a auxiliálo a atingir suas metas Leia mais em httpsinsperjrcombrsistemasdeinformacaoimportancia Fonte Disponível em httpsinsperjrcombrsistemasdeinformacao importanciatextNo20meio20empresarial2C20a20 implantaC3A7C3A3o2C20atC3A920mesmo2C20sua20 concorrC3AAncia Acesso em 16 mar 2023 Assim todo o sistema de informações traz melhorias nos processos produtivos e uma grande inovação no ato de gerenciar e trabalhar com conhecimento acumulado Porém um dos grandes benefícios de se utilizar o sistema de informação é que eles auxiliam os humanos em tomadas de decisões para resolver problemas e superar desafios até então intransponíveis 4 Soluções de Problemas com Sistemas de Informação Reiteramos que o papel do sistema de informação dentro da empresa é de suma importância Conforme dito durante esta aula é ele quem vai atuar na organização e otimização tanto de tempo quanto de informação e planejamento Quando se investe em Sistemas de Informações Gerenciais 33 fica claro que essa empresa possui o intuito de tomar decisões realizar planos e determinar tanto os serviços quanto o seu nível de alcance ao cliente e fornecedor mudando assim a maneira de condução dos negócios LAUDON LAUDON 2001 Todo esse investimento visa desviar determinados erros e obstáculos para manter a vitalidade e crescimento do negócio O foco dos Sistemas de Informação deverá ser direcionado para o principal negócio empresarial Pode representar o insumo e o resultado do tratamento de cada uma das atividades da empresa de forma interativa para com seu próprio processo decisório Desta forma o sistema de informação passa a ser a base para as transformações operacionais e gerenciais exigidas pelas organizações com a finalidade de responder rapidamente às mudanças e necessidades do mercado em um ambiente dinâmico Reis 2013 Reis 2013 menciona que o propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis Portanto as informações podem decidir o futuro da organização pois a informação apresentase como recurso estratégico sob a ótica da vantagem competitiva Decisões rápidas e corretas são fundamentais para a empresa alcançar bons resultados É necessário aperfeiçoar o planejamento e a execução das atividades sincronizar a cadeia de suprimentos e reduzir os custos operacionais para aumentar a satisfação dos seus clientes e a lucratividade do negócio Nessa seara fazse necessário estudar o gerenciamento de riscos e resolução de problemas a partir do uso do sistema de informação Averiguar os riscos possíveis para tomar uma decisão estratégica necessita de um alto nível de obtenção de dados e informações indispensáveis para uma visão geral e técnica do passo a passo a se tomar Quanto maior o controle de informação e um gerenciamento de dados que a empresa possuir melhor será sua tomada de decisão haja vista que todas as consequências já foram mensuradas e os riscos ponderados sabendo quais poderão ser assumidos e quais deverão ser evitados ou minimizados Situações como problemas orçamentários atraso das entregas eou dos projetos assim como perecimento de produtos má qualidade dos serviços ou gestão péssima de estoque e logística afetam diretamente o sucesso e o crescimento da empresa Tais situações são riscos que a empresa pode vir a enfrentar caso não possua um gerenciamento de riscos de qualidade que analisará tais condições e ocorrências emitindo respostas proativas e medidas sistemáticas e resolutivas restringindo e eliminando os riscos que estiverem no encalço dos planos e ações da empresa principalmente mediante seu sistema de informação e dados obtidos e processados Assim todo o acúmulo de informações gerenciadas refletidas e discutidas pelos executivos e administradores servirão para o pleno gerenciamento de risco e resoluções de problemas Analisadas as situações e contextos fazse necessário descobrir quais são os elementos ou etapas do processo de tomada de decisão Aprenderemos como tomar decisões com base nos conhecimentos adquiridos e deliberados pelos gestores empresariais A tomada de decisão é um desafio diário para empreendedores de qualquer área Esta decisão não pode ser realizada de forma intuitiva sem fazer uma análise de dados e nos fatos concretos pois isto pode ser prejudicial para qualquer negócio Além de ter um sistema integrado de gestão e de outros controles gerenciais que podem fornecer informações sobre a realidade interna do negócio é importante buscar informações sobre o ambiente externo para tomar decisões com mais segurança Depois de ter tomado posse dos dados ainda há o processo de tomada de decisão que pode ser realizado em 5 etapas As 5 etapas do processo de tomada de decisão 1 Identificação do problema Geralmente tomar decisões está relacionado com a resolução de um problema Por isso a primeira coisa a ser feita é o reconhecimento da causa Esta etapa é essencial pois ao final do processo é importante que as escolhas feitas tenham resolvido o problema inicial Se isto não ocorrer há uma grande chance de que a decisão tomada não seja eficaz para a solução do problema pois não trará a solução que o negócio precisa 2 Coleta de dados A coleta de dados auxilia na validação de uma decisão Nesta etapa o objetivo é realizar um estudo para analisar a situação Com isso passa a ser possível a identificação do contexto do problema identificado anteriormente Para coletar dados o empreendedor poderá Entrevistar pessoas relacionadas funcionários clientes consumidores etc Aplicar pesquisas Estudar o histórico da empresa Analisar situações específicas Pesquisas automatizadas Entender o clima organizacional da empresa Pesquisas sobre a comunicação interna A escolha do instrumento mais adequado para a coleta de dados irá depender da identificação do problema na primeira etapa 3 Identificação das alternativas Com o problema reconhecido e os dados coletados o empreendedor já deve ter uma melhor visualização sobre todas as alternativas para a solução do problema Com essa informação em mente é importante a listagem de todas as soluções identificadas que fazem sentido Além disso é interessante reunir as pessoas envolvidas para realizar um brainstorm tempestade de ideias para ouvir todas as sugestões dos funcionários 4 Escolha da melhor alternativa A definição da ação mais adequada para o enfrentamento da crise é uma das etapas mais importantes da tomada de decisão Portanto é necessário traçar possíveis cenários para cada alternativa a fim de prever o resultado O empreendedor deverá avaliar se o problema identificado na primeira etapa será solucionado com o uso de cada alternativa Depois de passar por todo processo de escolha será mais fácil de analisar quais alternativas têm um potencial maior para alcançar seu objetivo Por fim as alternativas devem ser colocadas em ordem de prioridade baseandose nos valores e critérios da situação do problema a ser 34 Gestão Tecnológica e de Inovação resolvido O empreendedor também poderá combinar duas alternativas como solução final 5 Decisão e acompanhamento Após tomar a decisão final é fundamental que haja um acompanhamento dos resultados desta escolha com a finalidade de verificar a eficiência na solução do problema Se as ações tomadas não resolveram o problema inicial é bem provável que todo o processo de tomada de decisões precise acontecer novamente Dessa maneira pode ser que o empreendedor colete informações mais detalhadas ou encontre novas alternativas que possam ser exploradas Fonte Tomada de decisão O que é Importância nas organizações Disponível em httpswwwcontabilizeicombrcontabilidadeonlinetomadadedecisao Acesso em 16 mar 2023 Abaixo podemos analisar o diagrama que permite visualizar o processo e os elementos para tomada de decisões em suas etapas FIGURA 06 ETAPAS DO PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS Fonte CONCEITOS BÁSICOS DO GERENCIAMENTO DE RISCOS Disponível em httpssegurancatemfuturocombrindexphphomegerenciamentoderiscosintroducao aogerenciamentoderiscos Acesso em 16 mar 2023 No gerenciamento de riscos a resolução de problemas organizacionais é a fase final do processo na qual após ter efetuado a análise e avaliação do desempenho da empresa suas falhas e seus acertos se objetiva a categorizar todos os processos falhos e deficitários para focalizar em projetos e planejamentos de reorganização interna e mudança estratégica para eliminar os procedimentos problemáticos Todos esses resultados projetos decisões falhas erros e acertos se tornam informações por si mesmo e são inseridos no banco de dados da própria empresa Suas tentativas e realizações se tornam conhecimentos e dados para futuras decisões e projeções A resolução de problemas nas empresas portanto é o esforço de lidar com esses acontecimentos negativos e seguir em frente com o mínimo prejuízo à companhia e preservando a harmonia entre as pessoas na medida do possível Quem ocupa uma posição de liderança tem maior responsabilidade na resolução de problemas No entanto a capacidade de lidar racionalmente com o adverso deve ser estimulada como uma questão cultural da organização Treinar os colaboradores nesse sentido é um investimento que vale a pena considerar pois qualifica os relacionamentos e fomenta a colaboração entre as equipes Resolução de Problemas nas Empresas Guia Completo Disponível em httpsfia combrblogresolucaodeproblemasnas empresas Acessado em 16 mar 2023 Com base no texto acima reiteramos o quão necessário é a existência de uma firme e sólida estrutura de recursos humanos a importância de pessoas preparadas e capacitadas como integrantes do gerenciamento de riscos e resoluções de problemas definirá o progresso e realização dos atos e ações executadas pela organização Para finalizar vamos demonstrar o processo de resolução de problemas e sua lógica interna 35 FIGURA 07 MODELO PARA O PROCESSO DE RESOLUÇÃO DE PROBLEMA Fonte A abordagem de resolução de problemas organizacionais Disponível em fileCUserslouesDownloadsA20abordagem20de20resolução20 de20problemas20organizacionaispdf Acessado em 16 mar 2023 Cada problema possui sua respectiva solução adequada e cada tentativa de resolução reflete ao planejamento estratégico do gestor ou da diretoria da empresa visando maior quantidade de soluções no geral para ter uma alta probabilidade de eficácia na resolução maior possibilidade de acerto Toda interação e relação entre as resoluções executadas deverão ser analisadas com base e em vista de todo o sistema de produção em todas suas áreas e funções produtivas financeiras de marketing e as de recursos humanos Pois cada ação executada com um certo direcionamento pode interferir ou modificar processos paralelos ou de outras fases Nessa seara é importante demonstrar e ilustrar as principais dimensões de atuação do processo de resolução de problemas organizacionais As soluções mais bemsucedidas utilizam uma abordagem integrada dessas dimensões como descritos na tabela a seguir FIGURA 08 AS DIMENSÕES DOS PROBLEMAS ORGANIZACIONAIS Fonte A abordagem de resolução de problemas organizacionais Disponível em fileCUserslouesDownloadsA20abordagem20de20resolução20de20 problemas20organizacionaispdf Acessado em 02 dez 2022 Podemos verificar ao ler a tabela que há várias dimensões para se analisar na hora de avaliar um problema e aplicar uma solução elaborada Tais dimensões coexistem em cada área empresarial Há dimensões organizacionais tecnológicas e humanas em cada função do sistema empresarial básico Cada qual mostrando uma faceta da gerência interna da empresa e suas possíveis falhas e problemas Todas essas condutas ou situações descritas devem fazer parte de uma gestão completa e integrativa no planejamento de resolução dos problemas Chegamos assim ao final de nossa aula Esperase que agora tenha ficado mais claro o entendimento de vocês sobre sistemas de informações em processos empresariais Vamos então recordar Retomando a aula 36 Gestão Tecnológica e de Inovação 1 Conceitualização de sistemas Nesta seção aprendemos um pouco mais sobre os conceitos que envolvem o sistema Aprendemos que Stair e Reynolds 2011 p06 apresentam o termo Sistema como sendo um conjunto de elementos ou componentes que interagem para se atingir objetivos Assim sendo um sistema nada mais é do que um conjunto de elementos que se relacionam entre si buscando um objetivo em comum E o sistema da informação empresarial tem por objetivo a otimização e a melhora da administração desse uso tecnológico no contexto das mais diversas organizações 2 Sistemas empresariais básicos Aprendemos nesta seção que os sistemas empresariais básicos são aqueles que realizam tarefas do dia a dia da empresa os quais são indispensáveis para conduzir a organização Compreendemos que o sistema empresarial básico se reparte nas suas quatro funções organizacionais sendo a primeira a função produtiva a seguinte a função financeira a função de marketing e por fim a função de recursos humanos Descobrimos que para gerir cada uma dessas funções há administradores específicos indo do administrador operacional aquele que gerencia o processo produtivo o administrador tático que supervisiona os setores financeiros e de marketing e o administrador executivo que administra todos os recursos humanos e de planejamento estratégico das demais áreas organizacionais 3 Como as Empresas usam o Sistema de Informação a seu Favor Nesta seção observamos o quão importante o sistema de informação é para a vitalidade e desenvolvimento de uma organização empresarial Compreendemos que há diversos modos de aplicação de sistemas informáticos no cotidiano das organizações como os sistemas de Apoio às Operações SPT e SAE e os sistemas de Apoio Gerencial SAD e SIG Por fim concluímos que todo o sistema de informações traz melhorias nos processos produtivos e se torna inteiramente inovador o ato de gerenciar e trabalhar com conhecimento acumulado 4 Solução de Problemas com o Sistema de Informação Nesta seção foram demonstrados todos os elementos essencialmente indispensáveis que constituem as etapas para a tomada de decisão em situações de risco e problemas ou em suas eminências Compreendemos que a obtenção de dados e informações é indispensável para uma visão geral e técnica do percurso que a empresa segue evitando todos os percalços e possíveis prejuízos que possam advir demonstrando o quão indispensável o sistema de informação é para a gestão e administração de empresas e organizações Aprendemos sobre as 5 etapas do processo de tomada de decisão para identificação sendo eles I Identificação do problema II Coleta de dados III Identificação das alternativas IV Escolha a melhor alternativa V Decisão e acompanhamento Estudamos como o gerenciamento de risco nos seus processos finais busca a resolução de problemas organizacionais na sua totalidade e inteireza e as medidas contra os acontecimentos negativos levando em conta suas dimensões organizacionais tecnológicas e humanas LAUDON Kenneth C LAUDON Jane P Sistemas de informação 4 ed Rio de Janeiro LTC 1999 Vale a pena ler Vale a pena PIRES João Sistemas e Redes de Telecomunicações Disponível em httpcadeirasiscteiulptSTGAcetatos SRT2006pdf Acesso em 03 de março de 2022 JACOBSEN Alessandra Linhares Administração Introdução e teorias Cap 3 Áreas de atuação da Administração Disponível em httpsedisciplinas uspbrpluginfilephp5404312modresource content1C381reas20Funcionais20da20 AdministraC3A7C3A3opdf Acesso em 15 mar 2023 Tomada de decisão O que é Importância nas organizações Disponível em httpswwwcontabilizei combrcontabilidadeonlinetomadadedecisao Acesso em 02 dez 2022 Resolução de Problemas nas Empresas Guia Completo Disponível em httpsfiacombrblogresolucaode problemasnasempresas Acesso em 02 dez 2022 Vale a pena acessar Filme A grande aposta 2015 2h10min Sinopse Gerenciamento de crise é o grande tema trabalhado no filme indicado a cinco categorias do Oscar 2016 Ao abordar as questões que envolveram a crise econômica que abateu os EUA em 2008 a obra ressalta a importância da gestão para prever intempéries e momentos de adversidade nos negócios Vale a pena assistir