Implantação de Sistemas de Custos: Considerações e Impactos na Gestão

Implantação de Sistemas de Custos Considerações sobre sistemas de custos Fonte wwwgooglmqQEG7 Atualmente os gestores necessitam de informações sobre os custos da organização que os auxiliem nas tomadas de decisão A contabilidade de custos por sua natureza não monetária ao receber dados não monetários transformaos em informações de teor quantitativo mensurados Estas geram informações de caráter gerencial com vistas a proporcionar aos gestores embasamento que lhes permita planejar controlar e tomar decisões estratégicas para a organização Assim a contabilidade de custos é um sistema de informações que desempenha um importante papel no gerenciamento de uma organização Seja nas organizações públicas ou privadas é de suma relevância a consonância entre a contabilidade de custos e a contabilidade financeira já que esta última fornece dados para que contabilidade de custos possa mensurálos e transformálos em informações relevantes para fins de tomadas de decisão Atualmente o processo produtivo das empresas está voltado para a melhoria contínua da qualidade dos produtos ou serviços mediante a extinção de desperdícios visando às necessidades dos consumidores e redução dos custos de produção em busca da vantagem competitiva Dentro desta ótica foi criada a chamada Filosofia de Excelência Empresarial que se fundamenta em três bases Ainda dentro da Filosofia de Excelência Empresarial existe um outro conceito o JustinTime JIT que consiste na redução dos estoques nas organizações fornecedores e clientes eliminando assim o processo de armazenamento de materiais e produtos acabados gerando uma redução substancial nos custos As figuras abaixo apresentam os cenários tradicional e JITTQM No cenário tradicional a mão de obra direta consiste na maior parte dos custos totais de produção enquanto os custos de apoio respondem por uma pequena parte dos custos totais No cenário JITTQM a mão de obra direta representa apenas uma pequena parte dos custos totais de produção cerca de 5 enquanto os custos de apoio correspondem a quase totalidade dos custos totais Em ambos os cenários a parte relativa a materiais diretos quase não se altera girando por volta dos 50 dos custos totais de produção Os argumentos expostos acima reforçam a importância de um critério apurado para o rateio dos custos indiretos já que algumas atividades são muito difíceis de atribuir ao produto Alocar custos é uma questão complexa tanto nas entidades públicas quanto privadas Outrossim não há uma uniformidade no modo de classificação dos custos entre as empresas ou seja os critérios atribuídos por uma empresa que classifica um determinado custo como direto não serão iguais em outras Na contabilidade de custos contemporânea os custos indiretos possuem significativa importância dos custos conferidos aos objetos de custeio Observamse vários critérios que conduzem à alocação de custos e que tratam sobre a quantidade de centros de custos indiretos e à concepção de alocação de cada centro de custos Devese primeiramente selecionar o objeto de custeio básico de um tipo de alocação de custo e selecionar o melhor critério a ser aplicado Dentre estes critérios salientase a superioridade dos critérios de Causa e Efeito em que se atesta as variáveis que são as responsáveis pelo consumo dos recursos e de Vantagens Obtidas se considera benefícios dos outputs do objeto de custo que são conferidos em meio aos favorecidos na dimensão dos melhoramentos recebidos por cada um principalmente quando se trata de decisões econômicas Novo redirecionamento dos meios de produção Desde meados da década de 1970 o cenário econômico passou a ficar mundialmente competitivo com grandes avanços na tecnologia de produção Isto forçou a uma automação maior nas organizações exigindo mais atividades de engenharia de produção maior excelência nos serviços prestados ao cliente e um incremento nas atividades de apoio O aumento crescente da diversidade de produtos em função da personalizaçãoespecificação exigida pelo cliente gerou a necessidade de uma mensuração mais precisa nos custos e desempenho de atividades pois estas são de fundamental importância para os gerentes nas tomadas de decisão O advento da nova economia trouxe como uma das suas consequências o processo de globalização que veio a ultrapassar as fronteiras naturais entre os países A abertura de mercados foi inevitável favorecendo a competição entre as empresas em tempo real impelindoas a constantes inovações tecnológicas em função da competitividade acirrada Diante deste novo ambiente as organizações se viram compelidas a dar um novo direcionamento às suas linhas de produção Passaram então a adotar o modelo Toyota de produção Foi introduzido um novo conceito de produção produção enxuta como o JustinTime JIT que consiste em minimização dos estoques dos fornecedores das empresas de produção e clientes No JustinTime os fornecedores recebem informações a respeito da programação da fábrica em tempo real e apenas o material necessário é entregue em tempo e espaço prédeterminado acabando com a geração de estoques Isto consistiu em uma verdadeira revolução em termos de redução dos custos de produção Trabalhadores especializados fazendo apenas uma tarefa foram substituídos por pequenas equipes de modo a terem autonomia para responder por todas as etapas de uma produção flexível Dentro do contexto de produção flexível processo produtivo passou a ser voltado às necessidades dos clientes pois estes passaram a exigir uma melhor qualificação e diversificação dos produtos e serviços Essa mudança gerou uma produção customizada e o cliente passou então a ser o foco da organização Assim não fazia mais sentido continuar produzindo por economia de escala e então a produção passou a se dar por economia de escopo em que a utilização de variadas funções e mesmo tempo no processo produtivo leva a redução dos custos Devido às transformações ocorridas no cenário mundial verificase que os sistemas tradicionais de custeio já não mais atendem às necessidades da contabilidade de custos atual O aumento da participação dos custos de apoio nos custos totais de produção face automação de máquinas e equipamentos implicou em um maior consumo em atividades de programação e operação Desta maneira não faz mais sentido apropriar os custos com base na mão de obra direta pois que é cada vez menor seu grau de participação nos custos totais de produção Sistema de custeio baseado em atividades O atendimento às exigências cada vez maiores dos clientes a redução dos custos de produção em função da tentativa de adaptarse ao ambiente mundialmente competitivo levou às empresas a passarem de manufatureiras para empresas de produção diversificada quanto aos tipos de produtos ao seu acabamento e personalização Diante desta premissa na segunda metade dos anos 1980 foi dado um redirecionamento no modo de apuração dos custos através do desenvolvimento do Sistema de Custeio Baseado em Atividades ou Activity Based Costing ABC Este sistema de custeio por atividades vem dotar as empresas de uma forma mais acurada de mensuração dos seus custos propiciando aos gestores tomadas de decisão mais ajustadas à nova realidade mundial de produção de bens e serviços Em relação ao custeio pelo método ABC Atkinson et al 2011 p 308 O Custeio Baseado em Atividades desenvolve a ideia de direcionadores de custos que vincula diretamente as atividades executadas aos produtos fabricados Esses direcionadores de custos medem o consumo médio ocorrido em cada atividade pelos vários produtos Então os custos das atividades são atribuídos aos produtos na proporção do consumo que os produtos exerceram em média sobre as atividades É cada vez maior a utilização do Sistema de Custeio Baseado em Atividades como uma melhor forma de mensuração dos custos das organizações já que aferem com precisão os recursos consumidos pelas atividades Atualmente aumenta cada vez mais a quantidade de custos indiretos na produção de bens e serviços do que os custos de mão de obra direta Desta forma a apuração por meio tradicional já não afere mais a exatidão destes custos e acabam por causar distorções na mensuração dos mesmos Assim as organizações estão adotando o Sistema de Custeio Baseado em Atividades de maneira a vencer a deficiência dos sistemas de custeio tradicionais Fundamentos do Sistema de Custeio Baseado em Atividades Os Sistemas de Custeio Baseado em Atividades baseiase na alocação dos custos para cada atividade diferentemente dos sistemas tradicionais de custeio que se baseiam no volume da produção fazendo associação das despesas relacionadas aos recursos com multiplicidade e complexidade dos produtos fabricados Segundo Nakagawa 1994 atividade possui seguinte definição a atividade pode ser definida como um processo que combina de forma adequada pessoas tecnologias materiais métodos e seu ambiente tendo como objetivo a produção de produtos Em sentido mais amplo entretanto a atividade não se refere apenas a processos de manufatura mas também à produção de projetos serviços etc bem como às inúmeras ações de suporte a esses processos NAKAGAWA 1994 p42 Desta forma há uma melhor descrição de como os custos são consumidos nas organizações O método ABC faz a identificação das atividades da organização analisa quais destas atividades agregam valor aos produtos ou serviços e as que não agregam eliminando estas últimas e melhorando as primeiras Deste modo atribui os custos dos recursos às estas atividades Posteriormente estes custos serão conferidos aos produtos e serviços e clientes os quais promoveram as demandas por estas atividades Assim quando há uma sequência de atividades formase a cadeia de valores que segundo Atkinson 2011 p 77 desde que cada elo seu na cadeia de valores possa acrescentar algo no produto que o cliente valorize Elemento Chave da Cadeia de Valores Fonte ATKINSON Anthony A et al Contabilidade Gerencial 2011 p 77 Adaptado De acordo com ATKINSON 2011 p 96 administrar por atividades requer uma verificação da necessidade eficácia e eficiência das atividades existentes e das novas Desta forma permite uma administração mais eficiente ao gerar capacidade à empresa de proporcionar uma satisfação ao cliente contribuindo para a excelência na produção ou prestação de serviços vindo assim adquirir vantagem competitiva face aos seus concorrentes Para a sua implantação o Sistema de Custeio Baseado em Atividades fundamentase em quatro etapas a seguir O Sistema de Custeio Baseado em Atividades que aloca o consumo de recursos pelas atividades diminui sensivelmente a distorção na alocação dos custos sendo atualmente a maneira mais precisa de mensuração dos custos das organizações Atribuição dos Custos às Atividades O custo de uma atividade compreende todos os sacrifícios de recursos necessários para desempenhála Dependendo do grau de precisão que se deseje as atividades podem ser divididas em tarefas Ao se definir o modo pelo qual será realizada a atividade as tarefas se dividem em operações que se caracterizam como o mínimo de trabalho a fim de que seja realizada uma atividade A alocação dos custos às atividades deve ser feita com muito critério obedecendo à seguinte ordem primeiro fazse a alocação direta depois o rastreamento e por último se não for mais possível atribuir os custos pelos dois primeiros procedese o rateio A diferença entre o Sistema de Custeio Baseado em Atividades e os sistemas tradicionais de custeio é a forma pela qual o ABC atribui os custos aos produtos Este sistema vai introduzir os direcionadores de custos como já mencionado no presente trabalho que se trata do coeficiente determinante do grau e do comportamento de uma atividade e o consumo proveniente de recursos Aos direcionadores de custos é imputada a tarefa de justificar a existência das atividades e legitimação dos seus custos São duas as espécies de direcionadores de custos direcionadores da primeira espécie que apontam como os recursos são consumidos pelas atividades São conhecidos por direcionadores de recursos e têm como função o custeamento das atividades da empresa São na verdade a quantidade pertinente para consumir determinado recurso A segunda espécie de direcionadores de custos aponta o modo pelo qual os produtos consomem as atividades São conhecidos por direcionadores de atividades e têm como função o rastreamento e a identificação daquelas atividades que serão necessárias à elaboração de produtos ou prestação de serviços Os direcionadores de custos se converterão no fator impulsor da forma de como as atividades são consumidas pelos recursos e sua avaliação baseiase na investigação apreciação e interpretação do resultado que é gerado pelo seu influxo nas as atividades A determinação dos direcionadores de custos é muito importante para as organizações e assim é importante uma coerência na escolha para que não haja distorções ao apurar os custos dos produtos ou serviços Categorias e Direcionadores de Custos das Atividades Fonte Fonte ATKINSON Anthony A et al Contabilidade Gerencial 2011 p 136 Adaptado Implementação do Sistema de Custeio Baseado em Atividades O ABC tem se mostrado altamente eficaz nas mudanças de paradigma das empresas pois traz a concepção de próatividade fazendo com que a empresa ganhe vantagem competitiva face aos seus concorrentes Conforme Martins 2010 é comum vermos empresas adotarem sistemas de custos repentinamente acreditando em resultados imediatos Isto não é verdade Assim para a implementação do ABC é necessário que a organização analise a sua real necessidade Martins 2010 retrata que o planejamento seja feito de forma que seja implantado de forma progressiva não só em território abrangido mas também de sofisticação em cada território Diante da real segurança de implantação do ABC a empresa deverá delinear condições favoráveis para alcançar o êxito do objetivo Como não existe uma padronização para a implantação podese seguir algumas das seguintes condições O ABC não utiliza rateios arbitrários para os custos indiretos que normalmente trazem distorções mas sim de critério de responsabilidade de cada Unidade de Custo no que tange ao consumo de recursos e efetivação dos custos Este Sistema funciona com algumas variáveis que são Item de Custo Categoria de Custo Locais de Trabalho Unidade de Custo e ProjetoAtividade e Atividade no conceito ABC sendo que há três perguntas que são respondidas a partir da combinação destas variáveis O que se gasta O ABC identificará quais os recursos realmente consumidos no desempenho de suas atividades utilizando os sub elementos de despesa da contabilidade e identificando os que representam consumo de recursos como Itens de Custo agrupandoos segundo a sua natureza em Categorias de Custo Quem gasta É partir da Unidade de Custo que se identifica de fato quem gasta A Unidade Gestora ou Unidade Orçamentária deveriam responder por quem gasta Porém estas Unidades na verdade abrigam várias Unidades de Custo gerando a necessidade da realização do processo de departamentalização de custos transferência dos gastos das Unidades Gestoras para as Unidades de Custo porém de maneira tal que não haja interposição na contabilidade Como se gasta O ABC demonstrará de que modo os custos serão produzidos nas Unidades de Custo Posteriormente à departamentalização será feito o rastreamento dos custos até as atividades mais importantes de cada setor Vantagens da Implementação do Sistema de Custeio Baseado em Atividades nas Organizações A implementação do ABC nas organizações resulta em vantagens tais como apuração dos custos de maneira precisa de modo a subsidiar com eficiência as tomadas de decisão ganhos de produtividade De acordo com Kaplan e Cooper 1998 o ABC não está limitado a quatro paredes de fábrica nem se destina apenas a medir e a gerenciar os custos de produção em indústrias As empresas estão utilizando o ABC para uma ampla gama de aplicações do gerenciamento baseado em atividades orientando iniciativas de melhoria de processos gerenciando a variedade de produtos influenciando o projeto de futuros produtos serviços e o relacionamento com o cliente O ABC permite o gerenciamento de custos e pode ser implantado em organizações de prestação de serviços pois compreende todas as atividades da empresa permitindo deste modo o aprimoramento contínuo das atividades Através da integração do sistema de custos com sistemas gerenciais o ABC proporciona aos gerentes tomadas de decisão mais sólidas alinhadas aos objetivos das organizações Através da análise e identificação das atividades que agregam valor aos produtos ou serviços e eliminação das que não agregam valor que por sua vez implica em melhoria no processo de produção adoção de indicadores de desempenho melhoria na relação com fornecedores através de um planejamento mais adequado nas aquisições de insumos e materiais melhor adequação dos produtos e serviços às necessidades dos clientes gerando a melhoria na relação empresacliente e redução de custos As principais dificuldades encontradas na implementação de novos sistemas de custos nas organizações são resistência às mudanças por parte das pessoas envolvidas no projeto medo do novo dificuldade em aprender falta de comprometimento das pessoas envolvidas necessidade de formação de uma equipe voltada para a implantação do projeto preocupação em relação a cortes de pessoal em função dos cortes de custos receio de funcionários envolvidos no processo em relação às atividades atribuídas a estes no sentido de haver uma futura relocação destas atividades ou se tornarão parte de sua rotina necessidade de manutenção do conhecimento individualizado temendo a perda do poder Nenhum Sistema de Custos consegue normalmente eliminar pessoas e gastos em curto prazo Tende a ocorrer exatamente o inverso isto é o acréscimo de pessoas e de equipamentos e esse é o sacrifício para a obtenção de informações e de futura possibilidade de controle Mas o pior é que se um dos motivos para a implantação tiver sido exatamente a ideia de redução imediata de custos o efeito poderá ser também a imediata reação do pessoal MARTINS 2010 p 359 Deste modo em qualquer processo que envolve mudança organizacional fazse necessário às organizações compreenderem que este processo não deve se dar por traumas de pessoal pois as pessoas envolvidas acabarão por resistir às mudanças Portanto devem ser tomados alguns cuidados quando da implementação de uma nova cultura e sistema de custos nas organizações pois para que este processo seja bem sucedido é necessário planejamento organização e interação entre todos os setores e pessoal envolvidos a fim que haja compreensão e comprometimento acerca da relevância desta implantação para a organização Neste sentido para favorecer este processo fazse necessário o envolvimento da alta administração como fomentadora da mudança na cultura de custos nas organizações Assim para que a compreensão e o comprometimento ocorram a alta administração deverá demonstrar confiança no pessoal envolvido no processo para que estes possam sentirse confortáveis disponíveis e flexíveis à mudança Dentre as vantagens que um sistema de custeio ABC traz às empresas podese salientar melhoria significativa no controle dos gastos e na qualidade do trabalho pois ao promover a melhoria das atividades que agregam valor aos produtos e serviços proporcionará também incremento na capacidade de trabalho como aumento da velocidade na realização das tarefas e consequentemente aumento da produtividade Tais fatores resultam em aumento direto na qualidade dos produtos e serviços Em longo prazo outros benefícios podem ser visualizados como melhoria no controle dos recursos aumento da capacidade de tomadas de decisão da organização elevando deste modo o patamar da excelência administrativa Aliandose ao controle orçamentário o sistema de custeamento ao alocar recursos de forma adequada permite um controle sobre os gastos do modo a promover a eficácia do gerenciamento dos recursos Deste modo a implantação de um Sistema de Custos Baseados em Atividades reflete a importância da correta alocação dos recursos e traz como consequência a eficiência no gerenciamento destes recursos propiciando um melhor desempenho nas organizações O sistema ABC tem a intenção de produzir informações que reflitam quais são as unidades funcionais que geram os gastos efetuados pelas Unidades Gestoras e modo que possa haver uma avaliação e controle dos custos realizados conservando a compatibilidade com a contabilidade ATKINSON ET AL 2011 O ABC pretende apurar mais acuradamente os custos gerando condições para uma correta gestão e controle dos custos e fornecendo informações precisas para um aprimoramento das ações empresariais