Análise de Fluxogramas na Gestão de Processos

Análise Administrativa Fluxograma Apresentação Você possivelmente já viu um fluxograma mas talvez nem saiba que essa é a sua denominação Um fluxograma é um desenho que contém as indicações passo a passo das etapas ou atividades de um processo de produção ou execução de um serviço organizacional Todas as etapas são ilustradas de forma encadeada por meio de símbolos geométricos interconectados É importante você saber que ele é parte essencial nas atividades de mapeamento de processos e pode trazer diversos benefícios à organização O fluxograma é o tema desta Unidade de Aprendizagem Bons estudos Ao final desta Unidade de Aprendizagem você deve apresentar os seguintes aprendizados Identificar os benefícios da utilização de fluxogramas na gestão de processos Reconhecer a importância do fluxograma na compreensão dos processos Construir um fluxograma Infográfico Para a construção de um fluxograma existe uma padronização de símbolos que representam o fluxo de processos Os símbolos mais comuns e as ações que normalmente são usadas para descrever o processo são apresentadas no infográfico Confira Conteúdo do Livro Para aprofundar seus conhecimentos a respeito do conteúdo desta unidade leia o livro Gerenciamento de operações e de processos princípios e práticas de impacto estratégico Inicie seus estudos em Objetivos do fluxo de processos e continue lendo até Diferentes níveis de mapeamento de processos ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODO Gisele Lozada Análise administrativa fluxograma Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto você será capaz de Identificar os benefícios da utilização de fluxogramas na gestão de processos Reconhecer a importância do fluxograma na compreensão dos processos Construir um fluxograma Introdução Neste capítulo você vai estudar sobre fluxogramas verificando seus benefícios na gestão de processos simples ou complexos Além disso você vai reconhecer a importância que o fluxograma tem na gestão de processos principalmente na análise dos indicadores tempo custo valor agregado e qualidade Por fim você vai analisar a construção do fluxograma identificando o passo a passo a simbologia e qual será o melhor caminho a ser percorrido em um processo apresentado por um fluxograma Benefícios da utilização de fluxogramas na gestão de processos O fl uxograma remete a um processo que inicia em um determinado lugar e termina em outro apresentando também uma transformação de forma ao longo do caminho Assim podese dizer que todo processo precisa de um fl uxograma que vai garantir que tudo ocorra corretamente para que seja atendido o objetivo do processo Em outras palavras processos estão estreitamente relacionados com fl uxogramas conforme lecionam Slack et al 2013 Nesse sentido o fluxograma é a representação de um processo por meio de símbolos gráficos os quais têm por objetivo descrever um passo a passo que é o caminho desse processo O fluxograma possui como objetivo elucidar as informações e os elementos ao longo do fluxo além de ordenar o trabalho ou as tarefas que serão executadas Dentre os benefícios que o fluxograma pode apresentar está a possibilidade de analisar os processos e identificar as oportunidades para possíveis melhorias Ele pode ainda ser utilizado como ferramenta colaborativa para o mapeamento de processos conforme apontam Peinado e Graeml 2007 e Slack et al 2013 Para tirar o melhor proveito de um fluxograma é preciso analisar com cuidado o processo ao qual ele está relacionado Em uma primeira análise devese identificar a condição atual do processo e não a condição que se deseja no futuro É a partir da análise do cenário atual que poderão ser identificadas oportunidades para possíveis implementações de melhorias A confecção de um fluxograma deve primeiramente considerar a condição atual dos processos não a condição que se deseja alcançar pois só assim poderão ser feitas sugestões de melhorias Entre outros benefícios que a utilização do fluxograma apresenta está a padronização da representação dos métodos e procedimentos o que vai proporcionar maior clareza na descrição dos métodos Essa padronização também traz maior facilidade de leitura e compreensão e mais rapidez na localização e identificação dos aspectos mais importantes do processo me lhorando a flexibilidade deste e aumentando o grau de análise conforme leciona Oliveira 2002 As etapas de um fluxograma são representadas por figuras geométricas como círculos triângulos retângulos linhas setas dentre muitos outros sím bolos Cada simbologia terá um significado e um objetivo específico dentro do fluxograma Quadro 1 Os símbolos têm como finalidade demonstrar Análise administrativa fluxograma 2 o início o caminho percorrido e o destino dos processos apresentando as ações que foram realizadas durante o fluxo e permitindo dessa maneira o entendimento do caminho percorrido Na maioria das vezes o fluxograma pode demonstrar a qualidade do processo e o valor agregado ao que foi produzido Símbolo Nome Descrição Elipse Conector usado para as partes do diagrama geralmente contém uma letra ou símbolo interno com legenda indicando continuação Retângulo Representa o processo cujo nome deve ser um verbo que exprima ação Seta Indica o sentido do fluxo a se quência das etapas ou a decisão tomada Losango Representa a decisão de um questionamento uma pergunta uma alternativa a ser escolhida que terá sempre saída binária OK ou NOK sim ou não etc Paralelogramo Entrada e saída de dados Retângulo com bordas arredondadas Representa um processo alter nativo ou o início e o fim de um programa software Quadro 1 Simbologia utilizada na construção de um fluxograma de produção Continua 3 Análise administrativa fluxograma Outro aspecto benéfico do fluxograma é que ele pode assumir diferentes finalidades com um grau de complexidade muito detalhado em todas elas As formas mais usuais dos fluxogramas são descritas abaixo com base em Chiavenato 2007 Fluxograma vertical Figura 1 utilizado para a descrição de um pro cesso que é formado por diferentes tarefas podendo ser executado por uma mesma pessoa ou por várias Fluxograma horizontal Figura 2 é mais utilizado quando as tarefas que compõem o processo são realizadas por diferentes pessoas nesse modelo enfatizamse as etapas evidenciando a parte que compete a cada integrante facilitando a coordenação e permitindo a racionalização ou a redistribuição da atividade Fluxograma em blocos Figura 3 utiliza uma simbologia mais de talhada enriquecendo o fluxograma este não fica restrito apenas a linhas e colunas e visa a demonstrar as entradas as operações os processos as saídas as conexões as decisões o arquivamento dentre muitos outros aspectos Fonte Adaptado de Wildauer e Wildauer 2015 Símbolo Nome Descrição Trapézio Representa uma operação manual ou um ajuste no processo Elipse Representa o início ou o fim do fluxo de dados ou de materiais Quadro 1 Simbologia utilizada na construção de um fluxograma de produção Continuação Análise administrativa fluxograma 4 Figura 1 Exemplo de fluxograma vertical Fonte Chiavenato 2007 p 180 Figura 2 Exemplo de fluxograma horizontal Fonte Adaptada de Chiavenato 2007 5 Análise administrativa fluxograma Figura 3 Exemplo de fluxograma em bloco Fonte Adaptada de Chiavenato 2007 No que tange às formas de fluxogramas o mais importante é saber quando usar cada uma delas Dessa forma podese tirar o máximo proveito dessa ferramenta que auxilia na organização dos processos de uma empresa que presta um serviço ou cria um produto Por meio do fluxograma todos os passos envolvidos nos processos da empresa poderão ser compreendidos por qualquer um que conheça sua simbologia Análise administrativa fluxograma 6 A importância do fluxograma na compreensão dos processos Depois de verifi cados os benefícios do fl uxograma podese então defi nir a sua importância para o entendimento de um processo Mais do que simbo lizar as etapas de um determinado processo o fl uxograma deve auxiliar na implantação no monitoramento e na melhoria deste Para tanto é preciso compreender como se faz um mapeamento do processo e como o fl uxograma se torna importante nessa atividade O mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para representar as atividades de um processo de uma empresa ou organização apresentando um passo a passo de como esse processo acontece O mapeamento permite visualizar e analisar as relações existentes entre departamentos e atividades e o impacto que um gera sobre o outro conforme leciona Wildauer e Wildauer 2015 É no contexto do mapeamento de processos que o fluxograma demonstra toda sua importância e seu potencial de auxílio para uma atividade Ele terá a função de representar de maneira visual os procedimentos de trabalho de um processo Com a elaboração de um fluxograma é possível mapear o estado em que uma empresa se encontra conforme leciona Müller 2003 Após o mapeamento do processo representado por um fluxograma podese efetuar algumas análises de indicadores como tempo custo valor agregado e qualidade ainda conforme Müller 2003 Análise do tempo é possível por meio de um fluxocronograma fluxo que busca identificar o tempo das atividades de um processo obter informações preciosas a respeito das atividades que deverão ser priorizadas para o melhor proveito do tempo Para que seja possível fazer essa análise é preciso efetuar uma análise dos ciclos de trabalho de uma atividade e do processamento para poder aferir as possíveis ineficiências e efetuar as melhorias necessárias Análise do custo os custos vão evidenciar problemas e ineficiências envolvidas no processo possibilitando identificar a atividade de maior custo durante o fluxo O objetivo da identificação do custo de uma atividade dentro do fluxo não é controlálo mas poder estimar o valor de cada atividade que foi mapeada 7 Análise administrativa fluxograma A utilização do método activitybased costing ABC ou custeio baseado em atividades cujo foco são as atividades mais especificamente a visualização das atividades de maior custo e das que não geram valor é uma das possibilidades de análise mais aprofundada a partir do fluxograma Observe a grande importância que o fluxograma assume nas atividades de uma organização Sua aplicação vai aturar diretamente em aspectos primordiais da empresa conforme visto acima Uma empresa que tem seus processos mapeados por meio de fluxogramas terá maior possibilidade de sucesso no mercado em que atua pois conseguirá a todo momento identificar os possíveis problemas e agir rapidamente para efetuar as correções necessárias Assim permitese que atividades que tomem tempo tenham custo muito elevado ou não agreguem valor sejam redefinidas garantindo a qualidade final do produto ao cliente Todos os aspectos que envolvem um fluxograma são de suma importância mas saber construir um fluxograma é primordial para mapear os processos de uma organização É o que será abordado na próxima seção Construção do fluxograma Agora que já se tem conhecimento sobre os benefícios e a importância do fl u xograma para uma organização e seus processos é chegada a hora de analisar a construção de um fl uxograma Para tanto será utilizado como exemplo um fl uxograma da produção de suco de laranja em casa Figura 4 Vejamos as etapas desse processo 1 Comprar a matériaprima ou seja ir ao supermercado ou a uma banca que vende frutas e verduras e escolher as laranjas que serão utilizadas para fazer o suco Verificar quais laranjas poderão ser utilizadas 2 Transportar de maneira segura as laranjas do local onde foram adquiridas até o local onde será produzido o suco de laranja 3 Organizar o espaço e os materiais que serão utilizados para a produção do suco 4 Lavar cortar e espremer as laranjas produzindo assim o suco 5 Servir o suco para ser consumido Análise administrativa fluxograma 8 Figura 4 Fluxograma para a produção de um suco de laranja em casa Uma ferramenta muito valiosa para a construção de fluxogramas é o software Bizagi que é gratuito Acesse o link a seguir e faça o download httpsqrgopagelinkCVj9K Por mais simples que pareça ser a produção de um suco de laranja quando construído um fluxograma de seu processo notase que não é tão simples assim Percebese também a importância de cada um dos passos que o fluxograma apresenta pois em cada etapa há a necessidade de realizar uma atividade ou uma tomada de decisão que vai impactar diretamente na atividade seguinte ou acarretar o retorno à atividade anterior Lembrese de que ao construir um fluxograma seja de qual tipo for pri meiramente devese saber o que se quer mapear e qual finalidade o fluxograma terá quando estiver pronto Devese também compreender a simbologia e os diferentes formatos que o fluxograma pode apresentar Com essas premissas em mente você conseguirá construir um fluxograma compreensível possi bilitando que outras pessoas que tiverem o mínimo de conhecimento sobre 9 Análise administrativa fluxograma fluxogramas compreendam o que você está querendo dizer com ele Além disso sabendo elaborar fluxogramas você terá plenas condições de ler e compreender fluxogramas elaborados por outras pessoas tendo em vista que a simbologia usada para a construção de fluxogramas busca ser a mais universal possível CHIAVENATO I Administração teoria processo e prática Rio de Janeiro Campus 2007 MÜLLER C J Modelo de gestão integrando planejamento estratégico sistemas de ava liação de desempenho e gerenciamento de processos MEIO Modelo de Estratégia Indicadores e Operações 2003 Tese Doutorado em Engenharia Universidade Federal do Rio Grande do Sul Porto Alegre 2003 OLIVEIRA D P R Sistemas organização e métodos OM uma abordagem gerencial São Paulo Atlas 2002 PEINADO J GRAEML A R Administração da produção operações industriais e de serviços Curitiba UnicenP 2007 SLACK N et al Gerenciamento de operações e de processos princípios e práticas de impacto estratégico Porto Alegre Bookman 2013 WILDAUER E W WILDAUER L D B S M Mapeamento de processos conceitos técnicas e ferramentas Curitiba InterSaberes 2015 Análise administrativa fluxograma 10 Dica do Professor O vídeo a seguir enfatiza a elaboração de um fluxograma e os significados dos símbolos e seus diferentes níveis de complexidade Assista Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Na prática Um fluxograma deve descrever processos e suas interligações sendo que sua elaboração pode ser realizada por uma equipe de trabalho interna à empresa ou por uma consultoria externa contratada para essa finalidade Em empresas menores mais enxutas essa atividade pode ser realizada pelo próprio gestorempresário Para que os objetivos do mapeamento sejam alcançados alguns questionamentos devem ser feitos Observe Os processos desenhados podem ser remodelados a fim de se tornarem mais eficientes Existem retrabalhos realizados Quais são as forças e as fragilidades presentes nos processos Os processos estão de acordo com as estratégias empresariais Quando um fluxograma é elaborado visando a identificar melhorias de um processo devese sempre pensar nele exatamente como é e não como deveria ser O cenário deve ser realista A elaboração de fluxogramas permite uma melhor visualização podendose identificar tarefas desnecessárias gargalos ou duplicidade de procedimentos Em outras palavras os fluxogramas podem simplificar e racionalizar o trabalho a partir da melhor compreensão otimização e realização de melhorias Assim os benefícios da elaboração de um fluxograma levam ao maior entendimento com relação aos seguintes itens Saiba mais Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto veja abaixo as sugestões do professor Diagramas online Veja mais no link a seguir Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Software Bizagi Veja mais no link a seguir Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar