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Organização sistemas e métodos Apresentação O tema Organização Sistemas e Métodos OSM na engenharia é um grande desafio pois trabalha com o processo de compreensão dos problemas administrativos buscando suas causas e propondo soluções de forma planejada É fundamental que o profissional tenha sempre uma visão de melhoria contínua Partindo dessa premissa nesta Unidade de Aprendizagem estudaremos os conceitos que irão fundamentar o entendimento das demais Unidades de Aprendizagem Bons estudos Ao final desta Unidade de Aprendizagem você deve apresentar os seguintes aprendizados Identificar os conceitos de organização sistemas e métodos Reconhecer a relação entre os conceitos Analisar situações que envolvam os conceitos com uma visão sistêmica Infográfico Neste infográfico são apresentados os principais conceitos de Organização Sistema Método e Visão Sistêmica Conteúdo do Livro No capítulo selecionado do livro Modelagem da Organização uma visão integrada aprofundaremos o entendimento sobre sistemas e sua ligação com as atividades das organizações Boa leitura Organização sistemas e métodos Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto você deve apresentar os seguintes aprendizados Conceituar organização sistemas e métodos Explicar a importância do uso de sistemas e métodos nas organizações Analisar situações que envolvam organização sistemas e métodos sob uma visão sistêmica Introdução Neste capítulo você vai estudar os conceitos de organização sistema e métodos compreendendo a importância da utilização desses três pilares que visam a melhorar a entrega das atividadesfim de uma empresa podendo também ser utilizados em qualquer outra área que busque os benefícios dessas práticas Você também vai analisar situações que envolvem organização sistemas e métodos e verificar como esses ele mentos podem ser aplicados em diferentes cenários Conceitos fundamentais Quando se fala em organização o tema muitas vezes parece ser familiar uma vez que é algo presente na vida de todos Podese dizer que a sociedade é uma enorme organização sendo esse aspecto primordial para a comunidade como um todo Cabe ressaltar que atualmente as pessoas passam a maior parte do seu tempo dentro de organizações atuando nelas e dependendo delas Podese dizer que é nas organizações que o indivíduo vive e trabalha onde aprende e ensina a outros indivíduos o que sabe Cabe ressaltar ainda que as mais diversas necessidades que o homem possui são atendidas pelas organizações sejam elas necessidades materiais ou físicas sociais ou psicológicas conforme apontam Andreoli e Rossini 2015 A palavra organização tem origem grega organon cujo significado é ferramenta instrumento Ou seja a origem da palavra remete a algo com que se trabalha e que tem por objetivo alavancar e potencializar esforços Nesse sentido veja no Quadro 1 a conceituação de organização na visão de grandes pensadores Fonte Adaptado de Andreoli e Rossini 2015 Autor Conceito Etzioni 1980 Organização é uma unidade social ou agrupamento humano com várias funções estruturada para atingir objetivos específicos Maximiano 1992 Organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos cuja realização seria impossível sem ela Srour 1998 Organização é uma coletividade especializada na produção de determinado bem ou serviço Kanaane 1994 Organização é um sistema socialmente estabelecido pelo conjunto de valores expressos pelos indivíduos que fazem parte dele onde esses indivíduos aprendem e transmitem ensinamentos Quadro 1 Conceituação de organização Tendo em vista a complexa relação que a organização possui com o in divíduo e com o meio que a cerca podese dizer que a organização interage a todo momento com o meio em que está inserida influenciando e sendo influenciada por ele Ainda as organizações são criadas e estruturadas para alcançar objetivos específicos ou seja sua elaboração e sua execução são planejadas e projetadas para atender aos fins para os quais foram criadas conforme lecionam Andreoli e Rossini 2015 As organizações poderão ser reconstruídas reestruturadas e redefi nidas na medida em que precisam se adaptar ao mercado em que atuam considerando as mudanças de objetivos que poderão surgir ao longo de sua existência Nessa visão as organizações estão sempre em um processo de monitoramento adaptação e revisão e em constante modificação para que Organização sistemas e métodos 2 se perpetuem perante a sociedade devendo ser vistas como um organismo social vivo sujeito a mudanças e constantes interferências conforme leciona Chiavenato 2011 Segundo Chiavenato 2010 uma organização em suma tem origem no ato básico de organizar que significa estruturar colocar em ordem consolidar atribuir autoridades e responsabilidades definir quem é responsável pelo quê e quais são as tarefas organizacionais que serão essenciais para o objetivo do negócio Vejamos os elementos constituintes de uma organização com base em Caravantes Kloeckner e Panno 2005 Propósito toda organização quando é criada visa a atender a um propósito um objetivo específico a que se propõe atender Pessoas são a parte mais importante de uma organização que depende do desempenho delas as pessoas são responsáveis pelo planejamento pela organização e pela execução das funções para as quais foram contratadas Estrutura a organização precisa estar instalada em alguma estrutura pois assim conseguirá organizar com mais facilidade os diversos recursos esforços fluxos e processos das atividades que precisam ser desempenhadas conforme o objetivo da organização Tal estrutura pode funcionar das mais diversas formas sempre em função das ca racterísticas da organização Tecnologia referese ao conhecimento e aos métodos que serão uti lizados pelas organizações para alcançar seus objetivos A tecnologia ainda representa o conhecimento da organização ou seja a maneira como ela realiza suas tarefas Para suprir toda essa complexidade da organização há um elemento es sencial que é chamado de sistema A palavra sistema tem sua origem no grego sistemis que significa combinar ajustar formar um conjunto Ela pode ser utilizada com vários sentidos mas para o entendimento do assunto que está sendo abordado neste capítulo será conceituada como um conjunto de partes integradas que possui por finalidade comum alcançar determinado objetivo conforme sintetiza Chiavenato 2010 Ou seja um sistema pode ser definido como um somatório de dois ou mais elementos que são chamados de subsistemas e que quando interagirem alcançarão um propósito comum conforme apontam Andreoli e Rossini 2015 3 Organização sistemas e métodos A partir desse conceito cabe dizer que existem quatro premissas que carac terizam a definição de sistema conforme apontam Andreoli e Rossini 2015 um sistema deverá englobar um conjunto de dois ou mais elementos ou subsistemas esses elementos deverão se relacionar gerando influência um sobre o outro e mantendo assim uma relação de interdependência tal interação entre os elementos deverá ter como objetivo alcançar um propósito comum o conjunto dos elementos deverá estar inserido em um meio ou um local no qual desenvolva determinada função Salientase que para compor um sistema não é somente necessário que exista mais de um elemento mas também que os elementos interajam e se coordenem unindose assim para desempenharem um papel no ambiente em que estão inseridos Cabe ressaltar que a quantidade de subsistemas estará ligada diretamente à complexidade do sistema o que impactará diretamente na necessidade de coordenação de suas ações Ou seja quanto mais subsistemas existirem em um sistema maior deverá ser a complexidade demandando assim uma maior harmonia entre as partes envolvidas conforme lecionam Andreoli e Rossini 2015 A organização pode ser um belo exemplo de sistema pois ela é composta por diversas áreas como marketing financeiro gestão de pessoas produ ção entre outras Quanto maior for a empresa mais coordenados os setores necessitarão trabalhar Assim tornase necessário apresentar as partes que constituem um sistema são elas entradas inputs processamento saídas outputs e retroalimentação feedbacks além do objetivo e do ambiente no qual as partes estão inseridas conforme se vê na Figura 1 Figura 1 Estrutura e partes constituintes do sistema Fonte Adaptada de Andreoli e Rossini 2015 Organização sistemas e métodos 4 O objetivo principal de um sistema é sempre atender ao desígnio para o qual foi desenvolvido Por exemplo um sistema de produção possui como alvo principal o atendimento do mercado consumidor da organização para tanto o processo de produção deverá desenvolver e fabricar os produtos conforme as demandas geradas pelos consumidores Se uma fábrica se propõe a produzir isqueiros logo o produto final destinado ao cliente deverá ser isqueiros Mas para que o sistema tenha efetividade em seu objetivo é necessária a utilização de métodos que facilitem o que está sendo desenvolvido pelo sistema Em linhas gerais podese dizer que método é como se deve fazer algo ou seja é a forma pela qual algo será realizado ou produzido visando ao atendimento do que foi proposto conforme lecionam Andreoli e Rossini 2015 A palavra método tem sua origem no grego méthodos cujo significado é caminho para chegar a um fim ou seja é o meio pelo qual as coisas são feitas segundo Chiavenato 2015 O criador do conceito moderno de método foi René Descartes 15961650 que escreveu o famoso livro Discurso do método O método cartesiano como ficaram conhecidos seus ensinamentos é resu mido em quatro princípios básicos descritos a seguir DESCARTES 2007 1 Dúvida sistemática ou evidência é basicamente não aceitar como verdade algo enquanto não se souber com evidências e de forma clara e distinta aquilo que é realmente verdade 2 Análise ou decomposição é a divisão e decomposição do problema em quantas partes forem possíveis ou necessárias visando a buscar a melhor solução 3 Síntese ou composição é conduzir de maneira ordenada o raciocínio iniciando sempre com os objetivos mais fáceis ou seja que são simples de se conhecer migrando gradualmente para os pensamentos mais complexos 4 Enumeração ou verificação consiste em fazer recontagens verifica ções e revisões de maneira geral a fim de que fique claro que nenhuma das partes envolvidas foi deixada de lado Métodos remetem à maneira como as atividades ou tarefas serão desenvol vidas visando sempre à utilização do melhor caminho a ser percorrido para que as tarefas alcancem os objetivos e resultados para os quais foram criados São os métodos ainda que definem o modo de fazer algo da melhor maneira possível buscando economizar esforços tempo e recursos visando sempre à melhora da qualidade na produção conforme aponta Chiavenato 2010 5 Organização sistemas e métodos Podese definir então que a fusão dessas três variáveis organização sistemas e métodos vai permitir organizar sistematizar e metodizar as ativi dades de uma empresa para que seus desafios internos possam ser encarados e transformados em atividades com padrões de excelência visando a entregar aos seus usuários o que a organização propõe Importância do uso de sistemas e métodos nas organizações A fi nalidade dos sistemas e métodos para a organização é estruturar organizar arranjar integrar e coordenar as atividades que serão realizadas pela empresa Tratase do meio pelo qual se ordena o arranjo da empresa visando a facilitar o trabalho dos setores e indivíduos que estão envolvidos nela conforme leciona Chiavenato 2010 O uso de sistemas e métodos tem como premissa orientar os administradores e gerentes na organização da empresa tendo como finalidade aumentar a eficiência do trabalho que está sendo proposto Buscase assegurar a máxima eficiência da operação aplicandose sistemas e métodos que visam à economia de recursos e tempo de trabalho conforme sintetiza Chiavenato 2010 Uma função muito importante do uso de sistemas e métodos é indicar formas de administrar e estruturar a organização visando à redução de cus tos sem que isso acarrete mais esforços à estrutura da organização Ou seja devese buscar novos meios para que a organização possa ser mais efetiva em suas atividades mas sem aumentar a carga de trabalho sobre os setores da organização Nesse sentido conforme leciona Chiavenato 2010 quando os sistemas a organização e os métodos estão em consonância os objetivos a seguir se exaltam e se tornam poderosos aliados para a empresa organizar e reorganizar a atividade organizacional metodizar e racionalizar a atividade organizacional melhorar continuamente o trabalho organizacional criar condições para utilizar adequadamente e otimizar o uso dos re cursos da organização promover a integração de atividades que fazem parte do trabalho da organização aumentar a eficiência e a eficácia organizacional proporcionando como consequência o aumento da qualidade e da produtividade do trabalho Organização sistemas e métodos 6 agregar valor ao negócio da empresa e às pessoas que nela estão envolvidas identificar os indicadores de desempenho da organização e das unidades que fazem parte da mesma podendo assim alavancar os resultados de todos os setores Possuir um alinhamento entre os sistemas os métodos e a organização não é algo simples Alcançar tais objetivos tornase muitas vezes um desafio pois racionalizar tarefas e atividades aperfeiçoar processos e métodos aumentar a produtividade e a qualidade do produto que está sendo entregue ou seja transformar a atividade organizacional em um exemplo de excelência é uma tarefa complexa para qualquer empresa A Figura 2 demonstra o objetivo final dos sistemas da organização e dos métodos e tudo o que esse alinhamento representa para a saúde da organização Figura 2 Objetivo final do sistema da organização e dos métodos SOM Fonte Adaptada de Chiavenato 2010 Observe que o uso dos sistemas e dos métodos em uma organização tem como foco a forma como ela entrega seus resultados a partir das atividades por ela desenvolvidas Por exemplo uma empresa de produção ou de prestação de serviços espera entregar eficiência e eficácia visando aos melhores resultados no que tange à satisfação de seus clientes Quando a empresa consegue atuar de maneira efetiva em seus sistemas e metodologias em prol da valoração da organização cria uma cadeia de valor organizacional muito importante para o desenvolvimento de todo o ambiente em que está inserida 7 Organização sistemas e métodos Nesse sentido é importante conhecer os tipos de sistemas que existem a fim de identificar os métodos que são utilizados por eles e os impactos que vão causar nas organizações As classificações mais utilizadas levam em conta a constituição e o relacionamento que o sistema possui com o ambiente Portanto quanto à sua constituição temos os seguintes sistemas conforme aponta Chiavenato 2010 Físicos ou concretos são os sistemas que são compostos por tudo aquilo que é palpável ou seja abrangem tudo o que é concreto como máquinas equipamentos instalações edifícios entre outros elementos Conceituais ou abstratos são sistemas compostos por aspectos que não são palpáveis ou seja que são abstratos como filosofia políticas diretrizes programas procedimentos regras entre outros elementos Um ponto importante e que tem impacto direto na organização é a relação que os diferentes tipos de sistemas têm com o meio em que estão inseridos Nesse sentido eles poderão ser classificados a partir dos conceitos a seguir conforme elabora Chiavenato 2010 Sistemas fechados ou mecânicos são os sistemas cujas entradas e saídas para o ambiente externo são conhecidas ou seja são sistemas nos quais um tipo de entrada vai sempre produzir um determinado tipo de saída são altamente previsíveis e quase sempre contam com a total certeza de seus acontecimentos Exemplos motores máquinas e equipamentos Sistemas abertos ou orgânicos são sistemas que possuem entradas e saídas para o meio ambiente externo nem sempre conhecidas ou seja possuem um grande relacionamento com o meio externo e em função disso necessitam estar sempre em adaptação São os sistemas chamados de vivos e orgânicos os quais estão sujeitos à indeterminação e à incer teza sendo em geral dotados de elevada flexibilidade e adaptabilidade A grande verdade é que não há um sistema absolutamente fechado ou absolutamente aberto Nas empresas em geral existem os sistemas mecânicos que são as máquinas e os sistemas orgânicos que são principalmente as pessoas A própria organização se torna um sistema orgânico vivo e aberto Organização sistemas e métodos 8 No passado as empresas eram visualizadas como sistemas fechados e dotados de poucos componentes relevantes A ideia predominante era abordar apenas alguns poucos componentes conhecidos do sistema e omitir totalmente tudo aquilo que não podia ser compreendido ou controlado A incessante busca pela certeza e pela previsibilidade fazia com que as empresas se concentrassem apenas naqueles aspectos que podiam compreender ou controlar conforme leciona Chiavenato 2010 A partir do esquema apresentado na Figura 3 e para contribuir com a compre ensão da complexidade que envolve sistemas organizações e métodos é preciso ainda compreender um pouco sobre o sistema econômico O sistema econômico é definido como o conjunto de elementos que participam da produção de bens e serviços cuja finalidade última é o consumo O cliente é o agente mais importante da relação econômica pois todos os esforços utilizados nas organizações visam ao atendimento do consumidor conforme leciona Carvalho 2015 Figura 3 Classificação dos sistemas Fonte Chiavenato 2010 p 47 9 Organização sistemas e métodos Dentro desse ecossistema econômico outros dois atores são de suma importância produtor e empresa O produtor com o papel de produção é responsável pela organização dos fatores que envolvem a produção Já a em presa entrega ao consumidor final o que foi produzido pelo produtor ou seja pega a matériaprima bruta da produção e transforma em produto que será destinado ao consumidor conforme elabora Carvalho 2015 A partir desses três atores o sistema econômico se divide em três grandes categorias apresentadas a seguir com base em Carvalho 2015 Setor primário é o conjunto de unidades produtoras que extraem os recursos naturais e os transformam em produtos destinados às indústrias do setor secundário Abrange áreas dedicadas à pecuária e às atividades agrícolas extrativistas como uma fazenda produtora de grãos ou uma granja que produz ovos Setor secundário são as unidades destinadas à atividade industrial que têm o papel de transformar matériaprima em bens de consumo destinados ao cliente final ou à produção Um exemplo são indústrias de calçados que utilizam o couro a borracha os plásticos e os metais ou seja produtos oriundos do setor primário transformando tudo isso em um sapato que será vendido ao consumidor final ou ainda pro duzindo parte do sapato como a sola que será vendida a um produtor que finalizará o sapato Setor terciário é o conjunto de unidades produtoras que prestam serviços como hospitais escolas bancos academias barbearias res taurantes dentre outras No link a seguir você pode consultar a codificação e a descrição das atividades de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas elaborada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística podendo assim identificar a qual setor econômico cada atividade pertence httpsqrgopagelinkF6Rxx Cabe ressaltar que para cada sistema pode ser adotado um tipo de método que melhor se adapte Sendo assim haverá inúmeros tipos de metodologias Organização sistemas e métodos 10 tendo em vista as inúmeras combinações que os sistemas apresentam quando tratados dentro da organização Notase nesse sentido a importância de os três pilares organização sistemas e métodos estarem bem alinhados pois só assim o ambiente em que estão inseridos poderá atingir o objetivo para o qual é proposto Organização sistemas e métodos sob uma visão sistêmica Como vimos em teoria os conceitos de organização sistema e métodos estão conectados permitindo que um conjunto de agentes estejam adequadamente arranjados organização interagindo em relações de interdependência sis tema Cada parte tem um papel a ser cumprido executando sua tarefa de acordo com o que dela se espera método em busca de um objetivo comum visão sistêmica Mas isso não é algo que ocorre apenas na teoria muito pelo contrário é algo que acontece na prática o tempo todo Esses conceitos e suas conexões estão presentes nos mais variados cenários do nosso cotidiano Podemos começar a analisar essa questão pensando em uma empresa como uma fábrica ela existirá com o propósito de produzir bens que são destinados à satisfação das necessidades de seus clientes gerando lucros para a empresa Para que isso aconteça haverá diversas pessoas envolvidas na operação distribuídas em diversos setores cada uma desempenhando um importante papel para o conjunto por elas formado e para o alcance dos objetivos Por exemplo haverá a área de marketing fazendo propaganda dos produtos que serão negociados com os clientes pela área de vendas Depois de fechados os pedidos estes serão encaminhados para a área de produção que fabricará os produtos que serão entregues aos clientes Então a área financeira pode emitir cobranças e receber os valores oriundos das vendas para pagar os custos envolvidos na produção como matériasprimas e pessoal e apurar o lucro obtido pela operação Notase que se não houver o trabalho do marketing as vendas não acon tecerão se não houver vendas não haverá o que produzir se o produto for entregue sem que o faturamento e a cobrança sejam realizados a empresa não terá receitas e assim não terá como pagar seus custos e despesas Ou seja as áreas estão interconectadas de maneira que a atividade de uma depende da atividade da outra e a empresa depende da atividade de todos 11 Organização sistemas e métodos Analisando por outro ângulo se a área de vendas fechar um pedido de um produto que a empresa não tem como produzir não será possível entregálo ao cliente se a área de produção fabricar o produto em desacordo com o que o cliente solicitou o pedido não será aceito e a empresa terá o prejuízo de refazer o produto se a área financeira vender a prazo para um cliente que não possui condições de pagar pelo produto não haverá o retorno esperado pela venda realizada Ou seja um setor da empresa precisa realizar sua tarefa seguindo um determinado modo de trabalho para que o empenho aplicado pelo setor gere o resultado esperado seja para a entrega a um cliente externo de maneira individual ou para outro setor da empresa Isso não é algo que ocorre apenas no ambiente empresarial Esse con texto se repete em vários outros cenários Por exemplo pense em um time de voleibol no qual existem diversas pessoas envolvidas distribuídas em diferentes áreas como a diretoria do clube a comissão técnica o depar tamento médico os preparadores físicos os médicos o pessoal de apoio e os atletas Cada um deles tem um importante papel a cumprir o que fica ainda mais evidente se pensarmos no time durante a partida cada atleta ocupa uma posição como os atacantes o levantador e o líbero cada um desempenhando sua função Eles devem estar posicionados em pontos específicos da quadra realizando movimentos que seguem orientações prévias que indicam como dar um saque como receber uma bola como atacar entre outras ações E tudo isso é feito com um propósito um objetivo comum que é ganhar o jogo Isso pode acontecer de uma forma ainda mais abrangente se pensarmos não somente no ambiente interno da empresa mas também em seu ambiente externo onde estarão o cenário econômico e a sociedade de forma geral Em um contexto macro teremos as empresas devidamente posicionadas e agrupadas em setores econômicos divididos em primeiro segundo e terceiro setores Nesse cenário podemos pensar no plantio do trigo que depois vira fari nha que se transforma no pão que é servido aos clientes de um restaurante Nesse exemplo a visão sistêmica se aplica ao conjunto dos setores em que a qualidade do trabalho de cada organização impacta no desempenho da outra e todos se dedicam ao atendimento de um objetivo final Organização sistemas e métodos 12 Seja em que cenário for é imprescindível que todos tenham consciência de sua importância e seu papel no grupo sabendo o que precisam fazer e como tendo clareza da interpendência entre os envolvidos e a preocupação de bem desempenhar seu papel para que o próximo também possa fazêlo todos buscando atingir um mesmo objetivo coletivo Esses exemplos embora relativamente simples demonstram o significado de cada um dos conceitos suas conexões e relações de dependência assim como o todo por eles formado O empenho de todos não só permite atingir o objetivo estabelecido mas gera uma sinergia capaz de promover resultados coletivos que em muito superam a soma dos resultados individuais permitindo que o objetivo comum seja até mesmo superado Na fabricação de um carro da marca Lamborghini tudo inicia com o marketing que demonstra todo o potencial que a marca possui em entregar luxo design e potência mecânica Depois entra em ação o setor de vendas que trata o cliente com exclusivi dade oferecendo um produto totalmente personalizado passando para a equipe de produção um pedido extremamente detalhado e específico para um cliente específico Ou seja as cadeias sistêmica organizacional e de métodos de marketing vendas e produção cada uma em sua área precisam estar totalmente alinhadas com a missão da empresa pois somente assim será possível entregar um carro de acordo com o que a marca oferece a seus clientes Mais importante do que conhecer organização sistema e métodos é fazer as conexões entre esses pilares em prol do melhor proveito das atividades que envolvem os setores de uma empresa uma equipe desportiva a prestação de um serviço ou a confecção de um produto Seja qual for o segmento que tem a necessidade de aplicação desses conceitos é primordial conhecer e perceber onde cada conceito deverá ser utilizado e em que momento Ao conhecer o melhor caminho a ser seguido o resultado será o melhor atendimento das necessidades que precisam ser supridas 13 Organização sistemas e métodos ANDREOLI T P ROSSINI F Organização sistemas e métodos Curitiba InterSaberes 2015 CARAVANTES G R KLOECKNER M C PANNO C C Administração teorias e processo São Paulo Pearson Prentice Hall 2005 CARVALHO M A Microeconomia essencial São Paulo Saraiva 2015 CHIAVENATO I Iniciação a sistemas organização e métodos SOM Barueri Manole 2010 CHIAVENATO I Introdução à teoria geral da administração 8 ed Rio de Janeiro Cam pus 2011 DESCARTES R Discurso do método São Paulo Martins Fontes 2007 Organização sistemas e métodos 14 Dica do Professor O vídeo a seguir apresenta a atuação do profissional de OSM na empresa destacando os principais objetivos e as áreas de atuação na organização Confira Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Na prática Em uma organização o departamento financeiro trabalha com contas a pagar e contas a receber entre outras atividades De que forma o departamento pode cumprir o seu objetivo Franciana foi contratada para trabalhar no departamento financeiro de uma editora Este é o primeiro emprego dela Ao chegar foi levada pelo seu gestor ao setor e recebeu orientações preciosas sobre os processos Saiba mais Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto veja abaixo as sugestões do professor Uma visão sistêmica da gestão organizacional Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Organização sistemas e métodos Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar
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sistemas e sua ligação com as atividades das organizações Boa leitura Organização sistemas e métodos Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto você deve apresentar os seguintes aprendizados Conceituar organização sistemas e métodos Explicar a importância do uso de sistemas e métodos nas organizações Analisar situações que envolvam organização sistemas e métodos sob uma visão sistêmica Introdução Neste capítulo você vai estudar os conceitos de organização sistema e métodos compreendendo a importância da utilização desses três pilares que visam a melhorar a entrega das atividadesfim de uma empresa podendo também ser utilizados em qualquer outra área que busque os benefícios dessas práticas Você também vai analisar situações que envolvem organização sistemas e métodos e verificar como esses ele mentos podem ser aplicados em diferentes cenários Conceitos fundamentais Quando se fala em organização o tema muitas vezes parece ser familiar uma vez que é algo presente na vida de todos Podese dizer que a sociedade é uma enorme organização sendo esse aspecto primordial para a comunidade como um todo Cabe ressaltar que atualmente as pessoas passam a maior parte do seu tempo dentro de organizações atuando nelas e dependendo delas Podese dizer que é nas organizações que o indivíduo vive e trabalha onde aprende e ensina a outros indivíduos o que sabe Cabe ressaltar ainda que as mais diversas necessidades que o homem possui são atendidas pelas organizações sejam elas necessidades materiais ou físicas sociais ou psicológicas conforme apontam Andreoli e Rossini 2015 A palavra organização tem origem grega organon cujo significado é ferramenta instrumento Ou seja a origem da palavra remete a algo com que se trabalha e que tem por objetivo alavancar e potencializar esforços Nesse sentido veja no Quadro 1 a conceituação de organização na visão de grandes pensadores Fonte Adaptado de Andreoli e Rossini 2015 Autor Conceito Etzioni 1980 Organização é uma unidade social ou agrupamento humano com várias funções estruturada para atingir objetivos específicos Maximiano 1992 Organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos cuja realização seria impossível sem ela Srour 1998 Organização é uma coletividade especializada na produção de determinado bem ou serviço Kanaane 1994 Organização é um sistema socialmente estabelecido pelo conjunto de valores expressos pelos indivíduos que fazem parte dele onde esses indivíduos aprendem e transmitem ensinamentos Quadro 1 Conceituação de organização Tendo em vista a complexa relação que a organização possui com o in divíduo e com o meio que a cerca podese dizer que a organização interage a todo momento com o meio em que está inserida influenciando e sendo influenciada por ele Ainda as organizações são criadas e estruturadas para alcançar objetivos específicos ou seja sua elaboração e sua execução são planejadas e projetadas para atender aos fins para os quais foram criadas conforme lecionam Andreoli e Rossini 2015 As organizações poderão ser reconstruídas reestruturadas e redefi nidas na medida em que precisam se adaptar ao mercado em que atuam considerando as mudanças de objetivos que poderão surgir ao longo de sua existência Nessa visão as organizações estão sempre em um processo de monitoramento adaptação e revisão e em constante modificação para que Organização sistemas e métodos 2 se perpetuem perante a sociedade devendo ser vistas como um organismo social vivo sujeito a mudanças e constantes interferências conforme leciona Chiavenato 2011 Segundo Chiavenato 2010 uma organização em suma tem origem no ato básico de organizar que significa estruturar colocar em ordem consolidar atribuir autoridades e responsabilidades definir quem é responsável pelo quê e quais são as tarefas organizacionais que serão essenciais para o objetivo do negócio Vejamos os elementos constituintes de uma organização com base em Caravantes Kloeckner e Panno 2005 Propósito toda organização quando é criada visa a atender a um propósito um objetivo específico a que se propõe atender Pessoas são a parte mais importante de uma organização que depende do desempenho delas as pessoas são responsáveis pelo planejamento pela organização e pela execução das funções para as quais foram contratadas Estrutura a organização precisa estar instalada em alguma estrutura pois assim conseguirá organizar com mais facilidade os diversos recursos esforços fluxos e processos das atividades que precisam ser desempenhadas conforme o objetivo da organização Tal estrutura pode funcionar das mais diversas formas sempre em função das ca racterísticas da organização Tecnologia referese ao conhecimento e aos métodos que serão uti lizados pelas organizações para alcançar seus objetivos A tecnologia ainda representa o conhecimento da organização ou seja a maneira como ela realiza suas tarefas Para suprir toda essa complexidade da organização há um elemento es sencial que é chamado de sistema A palavra sistema tem sua origem no grego sistemis que significa combinar ajustar formar um conjunto Ela pode ser utilizada com vários sentidos mas para o entendimento do assunto que está sendo abordado neste capítulo será conceituada como um conjunto de partes integradas que possui por finalidade comum alcançar determinado objetivo conforme sintetiza Chiavenato 2010 Ou seja um sistema pode ser definido como um somatório de dois ou mais elementos que são chamados de subsistemas e que quando interagirem alcançarão um propósito comum conforme apontam Andreoli e Rossini 2015 3 Organização sistemas e métodos A partir desse conceito cabe dizer que existem quatro premissas que carac terizam a definição de sistema conforme apontam Andreoli e Rossini 2015 um sistema deverá englobar um conjunto de dois ou mais elementos ou subsistemas esses elementos deverão se relacionar gerando influência um sobre o outro e mantendo assim uma relação de interdependência tal interação entre os elementos deverá ter como objetivo alcançar um propósito comum o conjunto dos elementos deverá estar inserido em um meio ou um local no qual desenvolva determinada função Salientase que para compor um sistema não é somente necessário que exista mais de um elemento mas também que os elementos interajam e se coordenem unindose assim para desempenharem um papel no ambiente em que estão inseridos Cabe ressaltar que a quantidade de subsistemas estará ligada diretamente à complexidade do sistema o que impactará diretamente na necessidade de coordenação de suas ações Ou seja quanto mais subsistemas existirem em um sistema maior deverá ser a complexidade demandando assim uma maior harmonia entre as partes envolvidas conforme lecionam Andreoli e Rossini 2015 A organização pode ser um belo exemplo de sistema pois ela é composta por diversas áreas como marketing financeiro gestão de pessoas produ ção entre outras Quanto maior for a empresa mais coordenados os setores necessitarão trabalhar Assim tornase necessário apresentar as partes que constituem um sistema são elas entradas inputs processamento saídas outputs e retroalimentação feedbacks além do objetivo e do ambiente no qual as partes estão inseridas conforme se vê na Figura 1 Figura 1 Estrutura e partes constituintes do sistema Fonte Adaptada de Andreoli e Rossini 2015 Organização sistemas e métodos 4 O objetivo principal de um sistema é sempre atender ao desígnio para o qual foi desenvolvido Por exemplo um sistema de produção possui como alvo principal o atendimento do mercado consumidor da organização para tanto o processo de produção deverá desenvolver e fabricar os produtos conforme as demandas geradas pelos consumidores Se uma fábrica se propõe a produzir isqueiros logo o produto final destinado ao cliente deverá ser isqueiros Mas para que o sistema tenha efetividade em seu objetivo é necessária a utilização de métodos que facilitem o que está sendo desenvolvido pelo sistema Em linhas gerais podese dizer que método é como se deve fazer algo ou seja é a forma pela qual algo será realizado ou produzido visando ao atendimento do que foi proposto conforme lecionam Andreoli e Rossini 2015 A palavra método tem sua origem no grego méthodos cujo significado é caminho para chegar a um fim ou seja é o meio pelo qual as coisas são feitas segundo Chiavenato 2015 O criador do conceito moderno de método foi René Descartes 15961650 que escreveu o famoso livro Discurso do método O método cartesiano como ficaram conhecidos seus ensinamentos é resu mido em quatro princípios básicos descritos a seguir DESCARTES 2007 1 Dúvida sistemática ou evidência é basicamente não aceitar como verdade algo enquanto não se souber com evidências e de forma clara e distinta aquilo que é realmente verdade 2 Análise ou decomposição é a divisão e decomposição do problema em quantas partes forem possíveis ou necessárias visando a buscar a melhor solução 3 Síntese ou composição é conduzir de maneira ordenada o raciocínio iniciando sempre com os objetivos mais fáceis ou seja que são simples de se conhecer migrando gradualmente para os pensamentos mais complexos 4 Enumeração ou verificação consiste em fazer recontagens verifica ções e revisões de maneira geral a fim de que fique claro que nenhuma das partes envolvidas foi deixada de lado Métodos remetem à maneira como as atividades ou tarefas serão desenvol vidas visando sempre à utilização do melhor caminho a ser percorrido para que as tarefas alcancem os objetivos e resultados para os quais foram criados São os métodos ainda que definem o modo de fazer algo da melhor maneira possível buscando economizar esforços tempo e recursos visando sempre à melhora da qualidade na produção conforme aponta Chiavenato 2010 5 Organização sistemas e métodos Podese definir então que a fusão dessas três variáveis organização sistemas e métodos vai permitir organizar sistematizar e metodizar as ativi dades de uma empresa para que seus desafios internos possam ser encarados e transformados em atividades com padrões de excelência visando a entregar aos seus usuários o que a organização propõe Importância do uso de sistemas e métodos nas organizações A fi nalidade dos sistemas e métodos para a organização é estruturar organizar arranjar integrar e coordenar as atividades que serão realizadas pela empresa Tratase do meio pelo qual se ordena o arranjo da empresa visando a facilitar o trabalho dos setores e indivíduos que estão envolvidos nela conforme leciona Chiavenato 2010 O uso de sistemas e métodos tem como premissa orientar os administradores e gerentes na organização da empresa tendo como finalidade aumentar a eficiência do trabalho que está sendo proposto Buscase assegurar a máxima eficiência da operação aplicandose sistemas e métodos que visam à economia de recursos e tempo de trabalho conforme sintetiza Chiavenato 2010 Uma função muito importante do uso de sistemas e métodos é indicar formas de administrar e estruturar a organização visando à redução de cus tos sem que isso acarrete mais esforços à estrutura da organização Ou seja devese buscar novos meios para que a organização possa ser mais efetiva em suas atividades mas sem aumentar a carga de trabalho sobre os setores da organização Nesse sentido conforme leciona Chiavenato 2010 quando os sistemas a organização e os métodos estão em consonância os objetivos a seguir se exaltam e se tornam poderosos aliados para a empresa organizar e reorganizar a atividade organizacional metodizar e racionalizar a atividade organizacional melhorar continuamente o trabalho organizacional criar condições para utilizar adequadamente e otimizar o uso dos re cursos da organização promover a integração de atividades que fazem parte do trabalho da organização aumentar a eficiência e a eficácia organizacional proporcionando como consequência o aumento da qualidade e da produtividade do trabalho Organização sistemas e métodos 6 agregar valor ao negócio da empresa e às pessoas que nela estão envolvidas identificar os indicadores de desempenho da organização e das unidades que fazem parte da mesma podendo assim alavancar os resultados de todos os setores Possuir um alinhamento entre os sistemas os métodos e a organização não é algo simples Alcançar tais objetivos tornase muitas vezes um desafio pois racionalizar tarefas e atividades aperfeiçoar processos e métodos aumentar a produtividade e a qualidade do produto que está sendo entregue ou seja transformar a atividade organizacional em um exemplo de excelência é uma tarefa complexa para qualquer empresa A Figura 2 demonstra o objetivo final dos sistemas da organização e dos métodos e tudo o que esse alinhamento representa para a saúde da organização Figura 2 Objetivo final do sistema da organização e dos métodos SOM Fonte Adaptada de Chiavenato 2010 Observe que o uso dos sistemas e dos métodos em uma organização tem como foco a forma como ela entrega seus resultados a partir das atividades por ela desenvolvidas Por exemplo uma empresa de produção ou de prestação de serviços espera entregar eficiência e eficácia visando aos melhores resultados no que tange à satisfação de seus clientes Quando a empresa consegue atuar de maneira efetiva em seus sistemas e metodologias em prol da valoração da organização cria uma cadeia de valor organizacional muito importante para o desenvolvimento de todo o ambiente em que está inserida 7 Organização sistemas e métodos Nesse sentido é importante conhecer os tipos de sistemas que existem a fim de identificar os métodos que são utilizados por eles e os impactos que vão causar nas organizações As classificações mais utilizadas levam em conta a constituição e o relacionamento que o sistema possui com o ambiente Portanto quanto à sua constituição temos os seguintes sistemas conforme aponta Chiavenato 2010 Físicos ou concretos são os sistemas que são compostos por tudo aquilo que é palpável ou seja abrangem tudo o que é concreto como máquinas equipamentos instalações edifícios entre outros elementos Conceituais ou abstratos são sistemas compostos por aspectos que não são palpáveis ou seja que são abstratos como filosofia políticas diretrizes programas procedimentos regras entre outros elementos Um ponto importante e que tem impacto direto na organização é a relação que os diferentes tipos de sistemas têm com o meio em que estão inseridos Nesse sentido eles poderão ser classificados a partir dos conceitos a seguir conforme elabora Chiavenato 2010 Sistemas fechados ou mecânicos são os sistemas cujas entradas e saídas para o ambiente externo são conhecidas ou seja são sistemas nos quais um tipo de entrada vai sempre produzir um determinado tipo de saída são altamente previsíveis e quase sempre contam com a total certeza de seus acontecimentos Exemplos motores máquinas e equipamentos Sistemas abertos ou orgânicos são sistemas que possuem entradas e saídas para o meio ambiente externo nem sempre conhecidas ou seja possuem um grande relacionamento com o meio externo e em função disso necessitam estar sempre em adaptação São os sistemas chamados de vivos e orgânicos os quais estão sujeitos à indeterminação e à incer teza sendo em geral dotados de elevada flexibilidade e adaptabilidade A grande verdade é que não há um sistema absolutamente fechado ou absolutamente aberto Nas empresas em geral existem os sistemas mecânicos que são as máquinas e os sistemas orgânicos que são principalmente as pessoas A própria organização se torna um sistema orgânico vivo e aberto Organização sistemas e métodos 8 No passado as empresas eram visualizadas como sistemas fechados e dotados de poucos componentes relevantes A ideia predominante era abordar apenas alguns poucos componentes conhecidos do sistema e omitir totalmente tudo aquilo que não podia ser compreendido ou controlado A incessante busca pela certeza e pela previsibilidade fazia com que as empresas se concentrassem apenas naqueles aspectos que podiam compreender ou controlar conforme leciona Chiavenato 2010 A partir do esquema apresentado na Figura 3 e para contribuir com a compre ensão da complexidade que envolve sistemas organizações e métodos é preciso ainda compreender um pouco sobre o sistema econômico O sistema econômico é definido como o conjunto de elementos que participam da produção de bens e serviços cuja finalidade última é o consumo O cliente é o agente mais importante da relação econômica pois todos os esforços utilizados nas organizações visam ao atendimento do consumidor conforme leciona Carvalho 2015 Figura 3 Classificação dos sistemas Fonte Chiavenato 2010 p 47 9 Organização sistemas e métodos Dentro desse ecossistema econômico outros dois atores são de suma importância produtor e empresa O produtor com o papel de produção é responsável pela organização dos fatores que envolvem a produção Já a em presa entrega ao consumidor final o que foi produzido pelo produtor ou seja pega a matériaprima bruta da produção e transforma em produto que será destinado ao consumidor conforme elabora Carvalho 2015 A partir desses três atores o sistema econômico se divide em três grandes categorias apresentadas a seguir com base em Carvalho 2015 Setor primário é o conjunto de unidades produtoras que extraem os recursos naturais e os transformam em produtos destinados às indústrias do setor secundário Abrange áreas dedicadas à pecuária e às atividades agrícolas extrativistas como uma fazenda produtora de grãos ou uma granja que produz ovos Setor secundário são as unidades destinadas à atividade industrial que têm o papel de transformar matériaprima em bens de consumo destinados ao cliente final ou à produção Um exemplo são indústrias de calçados que utilizam o couro a borracha os plásticos e os metais ou seja produtos oriundos do setor primário transformando tudo isso em um sapato que será vendido ao consumidor final ou ainda pro duzindo parte do sapato como a sola que será vendida a um produtor que finalizará o sapato Setor terciário é o conjunto de unidades produtoras que prestam serviços como hospitais escolas bancos academias barbearias res taurantes dentre outras No link a seguir você pode consultar a codificação e a descrição das atividades de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas elaborada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística podendo assim identificar a qual setor econômico cada atividade pertence httpsqrgopagelinkF6Rxx Cabe ressaltar que para cada sistema pode ser adotado um tipo de método que melhor se adapte Sendo assim haverá inúmeros tipos de metodologias Organização sistemas e métodos 10 tendo em vista as inúmeras combinações que os sistemas apresentam quando tratados dentro da organização Notase nesse sentido a importância de os três pilares organização sistemas e métodos estarem bem alinhados pois só assim o ambiente em que estão inseridos poderá atingir o objetivo para o qual é proposto Organização sistemas e métodos sob uma visão sistêmica Como vimos em teoria os conceitos de organização sistema e métodos estão conectados permitindo que um conjunto de agentes estejam adequadamente arranjados organização interagindo em relações de interdependência sis tema Cada parte tem um papel a ser cumprido executando sua tarefa de acordo com o que dela se espera método em busca de um objetivo comum visão sistêmica Mas isso não é algo que ocorre apenas na teoria muito pelo contrário é algo que acontece na prática o tempo todo Esses conceitos e suas conexões estão presentes nos mais variados cenários do nosso cotidiano Podemos começar a analisar essa questão pensando em uma empresa como uma fábrica ela existirá com o propósito de produzir bens que são destinados à satisfação das necessidades de seus clientes gerando lucros para a empresa Para que isso aconteça haverá diversas pessoas envolvidas na operação distribuídas em diversos setores cada uma desempenhando um importante papel para o conjunto por elas formado e para o alcance dos objetivos Por exemplo haverá a área de marketing fazendo propaganda dos produtos que serão negociados com os clientes pela área de vendas Depois de fechados os pedidos estes serão encaminhados para a área de produção que fabricará os produtos que serão entregues aos clientes Então a área financeira pode emitir cobranças e receber os valores oriundos das vendas para pagar os custos envolvidos na produção como matériasprimas e pessoal e apurar o lucro obtido pela operação Notase que se não houver o trabalho do marketing as vendas não acon tecerão se não houver vendas não haverá o que produzir se o produto for entregue sem que o faturamento e a cobrança sejam realizados a empresa não terá receitas e assim não terá como pagar seus custos e despesas Ou seja as áreas estão interconectadas de maneira que a atividade de uma depende da atividade da outra e a empresa depende da atividade de todos 11 Organização sistemas e métodos Analisando por outro ângulo se a área de vendas fechar um pedido de um produto que a empresa não tem como produzir não será possível entregálo ao cliente se a área de produção fabricar o produto em desacordo com o que o cliente solicitou o pedido não será aceito e a empresa terá o prejuízo de refazer o produto se a área financeira vender a prazo para um cliente que não possui condições de pagar pelo produto não haverá o retorno esperado pela venda realizada Ou seja um setor da empresa precisa realizar sua tarefa seguindo um determinado modo de trabalho para que o empenho aplicado pelo setor gere o resultado esperado seja para a entrega a um cliente externo de maneira individual ou para outro setor da empresa Isso não é algo que ocorre apenas no ambiente empresarial Esse con texto se repete em vários outros cenários Por exemplo pense em um time de voleibol no qual existem diversas pessoas envolvidas distribuídas em diferentes áreas como a diretoria do clube a comissão técnica o depar tamento médico os preparadores físicos os médicos o pessoal de apoio e os atletas Cada um deles tem um importante papel a cumprir o que fica ainda mais evidente se pensarmos no time durante a partida cada atleta ocupa uma posição como os atacantes o levantador e o líbero cada um desempenhando sua função Eles devem estar posicionados em pontos específicos da quadra realizando movimentos que seguem orientações prévias que indicam como dar um saque como receber uma bola como atacar entre outras ações E tudo isso é feito com um propósito um objetivo comum que é ganhar o jogo Isso pode acontecer de uma forma ainda mais abrangente se pensarmos não somente no ambiente interno da empresa mas também em seu ambiente externo onde estarão o cenário econômico e a sociedade de forma geral Em um contexto macro teremos as empresas devidamente posicionadas e agrupadas em setores econômicos divididos em primeiro segundo e terceiro setores Nesse cenário podemos pensar no plantio do trigo que depois vira fari nha que se transforma no pão que é servido aos clientes de um restaurante Nesse exemplo a visão sistêmica se aplica ao conjunto dos setores em que a qualidade do trabalho de cada organização impacta no desempenho da outra e todos se dedicam ao atendimento de um objetivo final Organização sistemas e métodos 12 Seja em que cenário for é imprescindível que todos tenham consciência de sua importância e seu papel no grupo sabendo o que precisam fazer e como tendo clareza da interpendência entre os envolvidos e a preocupação de bem desempenhar seu papel para que o próximo também possa fazêlo todos buscando atingir um mesmo objetivo coletivo Esses exemplos embora relativamente simples demonstram o significado de cada um dos conceitos suas conexões e relações de dependência assim como o todo por eles formado O empenho de todos não só permite atingir o objetivo estabelecido mas gera uma sinergia capaz de promover resultados coletivos que em muito superam a soma dos resultados individuais permitindo que o objetivo comum seja até mesmo superado Na fabricação de um carro da marca Lamborghini tudo inicia com o marketing que demonstra todo o potencial que a marca possui em entregar luxo design e potência mecânica Depois entra em ação o setor de vendas que trata o cliente com exclusivi dade oferecendo um produto totalmente personalizado passando para a equipe de produção um pedido extremamente detalhado e específico para um cliente específico Ou seja as cadeias sistêmica organizacional e de métodos de marketing vendas e produção cada uma em sua área precisam estar totalmente alinhadas com a missão da empresa pois somente assim será possível entregar um carro de acordo com o que a marca oferece a seus clientes Mais importante do que conhecer organização sistema e métodos é fazer as conexões entre esses pilares em prol do melhor proveito das atividades que envolvem os setores de uma empresa uma equipe desportiva a prestação de um serviço ou a confecção de um produto Seja qual for o segmento que tem a necessidade de aplicação desses conceitos é primordial conhecer e perceber onde cada conceito deverá ser utilizado e em que momento Ao conhecer o melhor caminho a ser seguido o resultado será o melhor atendimento das necessidades que precisam ser supridas 13 Organização sistemas e métodos ANDREOLI T P ROSSINI F Organização sistemas e métodos Curitiba InterSaberes 2015 CARAVANTES G R KLOECKNER M C PANNO C C Administração teorias e processo São Paulo Pearson Prentice Hall 2005 CARVALHO M A Microeconomia essencial São Paulo Saraiva 2015 CHIAVENATO I Iniciação a sistemas organização e métodos SOM Barueri Manole 2010 CHIAVENATO I Introdução à teoria geral da administração 8 ed Rio de Janeiro Cam pus 2011 DESCARTES R Discurso do método São Paulo Martins Fontes 2007 Organização sistemas e métodos 14 Dica do Professor O vídeo a seguir apresenta a atuação do profissional de OSM na empresa destacando os principais objetivos e as áreas de atuação na organização Confira Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Na prática Em uma organização o departamento financeiro trabalha com contas a pagar e contas a receber entre outras atividades De que forma o departamento pode cumprir o seu objetivo Franciana foi contratada para trabalhar no departamento financeiro de uma editora Este é o primeiro emprego dela Ao chegar foi levada pelo seu gestor ao setor e recebeu orientações preciosas sobre os processos Saiba mais Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto veja abaixo as sugestões do professor Uma visão sistêmica da gestão organizacional Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Organização sistemas e métodos Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar