Gestão Estratégica de Pessoas: Módulo 1

Módulo Gestão Estratégica de Pessoas 1 Gestão estratégica de pessoas e planos de carreira Enap 2015 Enap Escola Nacional de Administração Pública Diretoria de Comunicação e Pesquisa SAIS Área 2A 70610900 Brasília DF Telefone 61 2020 3096 Fax 61 2020 3178 Fundação Escola Nacional de Administração Pública Presidente Gleisson Rubin Diretor de Desenvolvimento Gerencial Paulo Marques CoordenadoraGeral de Educação a Distância Natália Teles da Mota Teixeira Conteudista Rosane Schikmann 2006 Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação Técnica FUBCDTLaboratório Latitude e Enap SUMÁRIO Objetivos do Módulo 5 1 Missão Visão e Valores 5 2 Planejamento Estratégico na Organização 8 21 Análise Ambiental 9 3 Gestão de Pessoas 9 4 Gestão Estratégica de Pessoas 11 5 Planejamento da Força de Trabalho 15 6 Planejamento Estratégico no Contexto da Administração Pública 15 7 A Criativa Gestão Estratégica de Pessoas na Administração Pública 16 5 Objetivos do Módulo Ao final deste módulo esperase que você seja capaz de Definir missão visão e valores organizacionais considerando a importância destes conceitos para as organizações Explicar o que é planejamento estratégico descrevendo sua função e benefícios que gera para as organizações Justificar a necessidade e a importância da análise ambiental no planejamento estratégico Explicar as especificidades do planejamento estratégico no contexto da administração pública considerando seus desafios Conceituar planejamento da força de trabalho apresentando seu objetivo Descrever a função da área de recursos humanos em uma organização apontando os procedimentos e requisitos essenciais para implantação da gestão estratégica de pessoas Defender a importância das pessoas bem como de sua qualificação para a concretização do planejamento estratégico 1 Missão Visão e Valores A gestão de pessoas deve ser resultado natural definido pelas condições características diretrizes e políticas emanadas da organização e por essa razão é necessário conhecêla de forma profunda e abrangente A identificação de uma organização se faz não só por meio de sua estrutura e de sua forma de funcionar mas também pela correta compreensão quanto à sua Missão Visão e Valores Passaremos então a apresentar a conceituação desses elementos identificadores da organização Missão É a razão de ser de uma organização Serve de critério básico para orientar a tomada de decisão apoiar a escolha de estratégias e a definição de objetivos Módulo 1Gestão Estratégica de Pessoas A declaração da Missão deverá incluir informações que respondam questões como Quem somos Qual é a razão de existir da organização O que garante a materialização de nossa razão de ser O que nos diferencia das demais organizações Como respondemos ao ambiente no qual estamos inseridos Qual é nossa cultura Visão Traduz as expectativas da organização para o futuro isto é o que a organização pretende tornarse Para definir a Visão de uma organização devese responder a questões como Como desejamos que a organização seja vista e reconhecida Qual o posicionamento desejado para a organização Valores Indicam como a organização pretende atuar e quais as atitudes básicas esperadas das pessoas que nela atuam Os Valores são materializados por posturas adotadas e conferem coerência integração e unidade à organização Ética Transparência Equidade Liberdade Humanismo DiversidadePluralidade Companheirismo Solidariedade Democracia Qualidade de Vida Generosidade Lealdade Fidelidade Cidadania Para efeito deste curso adotaremos as seguintes definições Missão declaração sobre a razão de ser de uma organização Visão tradução da expectativa da organização em relação a seu futuro Valores conjunto de ideias que representam as crenças e convicções da organização em termos de comportamentos e posturas 7 EXEMPLOS DE MISSÃO VISÃO E VALORES 1 Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos Missão Facilitar as relações pessoais e empresariais mediante a oferta de serviços de correios com ética competitividade lucratividade e responsabilidade social Visão Ser reconhecida pela excelência e inovação na prestação de serviços de correios Valores Satisfação dos Clientes Respeito aos Empregados Ética nos Relacionamentos Competência Profissional Compromisso com as Diretrizes Governamentais Responsabilidade Social Excelência Empresarial 2 Departamento Nacional de Produção Mineral DNPM Missão Gerir o patrimônio mineral brasileiro de forma social ambiental e economicamente sustentável utilizando instrumentos de regulação em benefício da sociedade Visão Ser reconhecido pela sociedade como uma instituição de excelência capaz de gerir o patrimônio mineral de forma sustentável no interesse da nação Valores Ética Continuidade administrativa Imparcialidade Criatividade Iniciativa Conhecimento como base para decisão Lealdade à função de estado que exerce Eficiência e eficácia Excelência naquilo que faz Transparência Responsabilidade social Compromisso social Credibilidade Valorização do servidor Por que conhecer a Missão a Visão e os Valores da organização Esse conjunto compõe uma base fundamental Confere à organização as principais condições e características para programar sua efetiva atuação definir políticas e diretrizes os caminhos a seguir e a forma de trilhálos Cada área da organização deverá orientarse por esta base para definir suas próprias missões e visões que deverão obrigatoriamente estar vinculadas com aquelas da organização dentro dos valores enunciados e adotados por ela Esse desdobramento de missão e visão por área em consonância com a Missão e a Visão maiores da organização possibilita às pessoas compreenderem melhor seus papéis e suas obrigações na organização 8 As pessoas na organização Neste contexto inseremse as pessoas na organização Toda a atuação da organização somente se materializa por meio das ações das pessoas que a compõem Assim as pessoas são as responsáveis últimas pela implementação das políticas e diretrizes definidas pela organização por meio da execução das atividades que materializarão a missão e a visão dentro dos valores e padrões estabelecidos Cultura organizacional Juntamente com as políticas e diretrizes as pessoas conferem um caráter único e exclusivo à organização Cada um traz sua carga pessoal tanto em termos profissionais como psicológicos e sociais A cultura organizacional recebe influência desses elementos individuais que formarão características peculiares da organização Não está desvinculada da realidade porque se configura com base nas diretrizes e políticas definidas e que por sua vez se basearam na Missão Visão e Valores 2 Planejamento Estratégico na Organização O planejamento estratégico é a base para a definição e organização das ações a serem implementadas visando cumprir a missão por meio da concretização da visão em conformidade com os valores organizacionais Por iniciativa da alta direção da organização o planejamento estratégico possibilita a integração dos diversos níveis organizacionais Cria um entendimento e uma percepção comum dos objetivos a serem alcançados e dos mecanismos a serem adotados para a consecução da missão e da visão da organização Por meio desse planejamento também é possível estabelecer A definição das estratégias e metas A priorização das ações A definição dos recursos necessários e a alocação deles A delimitação da área de atuação da organização Por que elaborar o planejamento estratégico O Planejamento Estratégico beneficia a organização pois Possibilita uma visão de conjunto Estimula a melhoria da comunicação Possibilita o direcionamento de todos os envolvidos na organização Estimula a delegação de responsabilidades Refina a percepção da organização em relação a seu ambiente interno e externo Promove a conscientização coletiva Agiliza a tomada de decisão 9 Segundo Peter Drucker o planejamento deve possibilitar a visão das implicações futuras das decisões tomadas no presente Embora o Planejamento Estratégico tenha o patrocínio da alta direção ele é um recurso a ser assimilado e utilizado pela organização como um todo Para garantir esse envolvimento a alta direção precisa Demonstrar sua firme decisão em utilizálo como ferramenta imprescindível para o apoio a suas definições estratégicas e consecução de seus objetivos Criar um clima favorável para sua utilização conscientizando todos os níveis organizacionais de sua necessidade e benefícios Informar com transparência como o processo de planejamento ocorrerá Oferecer todos os dados necessários e garantir a participação de todos de uma forma estruturada e organizada 21 Análise Ambiental Para definir as ações a serem realizadas no Planejamento Estratégico é necessário que a organização identifique e descreva as condições externas do ambiente em que ela se insere fatores externos e as condições internas de resposta a ele fatores internos Análise Ambiental é a análise desse conjunto de fatores externos e internos Por que fazer a análise ambiental A análise ambiental Identifica as pressões e tendências do mercado permitindo a construção de cenários para a tomada de decisão Oferece uma visão abrangente dos pontos fortes e dos pontos fracos da organização das oportunidades e ameaças presentes no ambiente em que está inserida Favorece a definição de ações que a levarão a explorar as oportunidades e reduzir ou eliminar as ameaças por meio de seu fortalecimento interno 3 Gestão de Pessoas As pessoas e a missão da organização Os recursos humanos constituem um dos vetores mais importantes e necessários para que a organização desempenhe com êxito as ações para concretizar sua missão e visão São as pessoas da organização que lidam diretamente com a missão e visão estabelecidas materializandoas e criando as condições para sua operacionalização O simples conhecimento da missão organizacional não garante que ela seja concretizada 10 Outros pontos devem ser ressaltados É necessário que as pessoas que trabalham na organização direcionem seus esforços para alcançála É a atuação conjunta da alta direção com os funcionários em todos os níveis organizacionais que torna exequível a missão da organização Todos são responsáveis por seu sucesso Quanto mais alinhado com os objetivos organizacionais estiver o quadro de pessoal mais condições e possibilidades de sucesso terá a organização Quanto ao planejamento estratégico É necessário que esteja bem definido e explicitado Cada pessoa da organização deve compreender o seu papel sua posição e importância para o alcance dos objetivos organizacionais Cada meta e cada objetivo da organização devem ser desdobrados em metas e objetivos de nível individual A qualificação das pessoas As organizações estão percebendo que as pessoas e seu grau de comprometimento com os objetivos da organização são os meios mais importantes de agregação de valor e de diferenciação para a organização Atenção voltada à qualificação das pessoas As organizações têm dedicado maior atenção e investimentos aos recursos humanos principalmente no que se refere aos seguintes aspectos Adequação do perfil das pessoas às atividades que realizam Desenvolvimento profissional e pessoal Construção de suas carreiras Formas de remuneração O investimento em recursos humanos reflete a intenção da organização em obter um quadro de pessoal cada vez mais qualificado motivado e adequado às necessidades da organização aumentando as possibilidades da consecução de sua missão e da concretização de sua visão A gestão de pessoas em contexto de mudança contínua As necessidades da organização variam no decorrer de sua existência por conta das mudanças que vêm ocorrendo cada vez de forma mais intensa no contexto das organizações Para as organizações o grande desafio do terceiro milênio é garantir sua sobrevivência por meio de todas as formas de atualização e modernização Isto deve acontecer para acompanhar as mudanças que vêm ocorrendo cada vez mais velozes e imprevisíveis nas mais diversas áreas de conhecimento e de atuação incluindo entre outras as ciências a tecnologia a economia e a política 11 Mudança contínua um desafio para a administração pública Acompanhar as mudanças é um desafio sem precedentes às formas tradicionais e convencionais de atuar e solucionar as questões dos diversos ramos de atividades das organizações No caso da administração pública é um desafio especialmente no que se refere ao atendimento das necessidades do clientecidadão Entre os fatores determinantes e as variáveis que o setor público deve levar em conta destacamse As políticas de governo O contexto global e local Os tipos e volume das demandas O novo perfil do clientecidadão que exige maior eficiência e eficácia do serviço público Por que o contexto de mudanças interfere na gestão de pessoas A organização sofre impactos de Políticas de governo Contexto global e local Demandas Exigências do cliente A organização é composta de pessoas As pessoas sofrem impactos das mudanças As pessoas buscam novas formas de atuar e desenvolvem novas competências Novas competências devem ser compatíveis com objetivos de organização A organização se atualiza e evolui 4 Gestão Estratégica de Pessoas PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO GESTÃO DE PESSOAS GESTÃO ESTRATÉGICA DE PESSOAS Como o planejamento estratégico é um processo dinâmico e contínuo em que os objetivos são definidos com base na missão e na visão da organização a gestão estratégica de pessoas representa a adequação das políticas e práticas de recursos humanos a esses objetivos estratégicos A função recursos humanos em uma organização tem um papel estratégico É ela que realizará a compatibilização entre os objetivos estratégicos da organização e as políticas e práticas de recursos humanos Requisitos essenciais para implantação da gestão estratégica de pessoas A participação intensa da alta direção da área de recursos humanos no processo de análise dos impactos dos objetivos estratégicos na gestão das pessoas A clara explicitação da Missão Visão e dos Valores da organização A elaboração de um planejamento estratégico que defina com clareza os objetivos organizacionais baseados na missão visão e valores da organização 12 Esses requisitos são fundamentais para promover um efetivo entendimento e uma identificação dos indivíduos com a organização propiciando seu envolvimento e comprometimento com os objetivos organizacionais Esse comprometimento será consolidado também por meio de Adequação e coerência das políticas e práticas de recursos humanos aos objetivos estratégicos da organização Inclusão dos demais níveis da organização no processo de construção das ações para a realização da missão e da visão Outro requisito essencial é aquele relativo às competências Dotar a organização das competências necessárias para atingir os objetivos estratégicos definidos É a combinação das competências existentes no nível do indivíduo e por consequência também no nível da organização que forma um conjunto exclusivo adequado a um determinado contexto organizacional Como a organização está inserida em um ambiente de constantes mudanças deve preparar seu corpo funcional de modo que consiga desenvolver novas competências de acordo com as necessidades apresentadas A aquisição de novas competências pela organização pode se dar por meio da educação formal tradicional pela capacitação pelo ensino a distância ou ainda pela troca de experiências e conhecimentos entre os indivíduos que com isso potencializarão o conjunto de competências do quadro de pessoal Além disso o aprendizado se dá também pela participação de todos os indivíduos da organização na implementação das políticas e estratégias e principalmente na análise e avaliação de seus resultados Essa análise permite a identificação de desvios e necessidades de ajustes de modo a corrigir as rotas que levam à efetivação da missão organizacional O enriquecimento da organização em termos de conhecimento nela contido dáse por meio da existência de canais eficientes e eficazes de comunicação que possibilitem a interação e integração contínua e permanente das pessoas A preparação da organização para enfrentar as mudanças contínuas que se apresentam deve se basear tanto na Educação em qualquer modalidade como na Comunicação pois é por meio dela que os indivíduos podem estabelecer as ricas trocas de conhecimentos Nas organizações em geral notadamente nas de prestação de serviço e em especial nas da administração pública é fundamental incluir a Qualidade como um fator determinante de sucesso Esse tipo de organização deve ter muito claro o foco no clientecidadão e no atendimento às suas necessidades com eficiência eficácia e efetividade Assim Educação Comunicação e Qualidade são fatores que possibilitam o desenvolvimento profissional dos indivíduos na organização para que eles possam enfrentar as mudanças que ocorrerem 13 Cabe lembrar que além dos recursos humanos os recursos físicos e tecnológicos também devem acompanhar as mudanças com vistas a atualizar e modernizar a organização de forma completa e abrangente A gestão estratégica de pessoas exigirá muito mais do que apenas o planejamento e controle da força de trabalho Ela deve desenvolver mecanismos que garantam o Compromisso o Envolvimento e a Motivação das pessoas que atuam na organização Esses fatores juntamente com a Educação a Comunicação e a Qualidade formam a base estrutural da Gestão Estratégica das Pessoas A figura a seguir ilustra essa condição Fonte Maurício Eliana Moreira dos Santos A gestão de pessoas em um ambiente de mudança organizacional e competitividade Revista de Administração São Paulo v 33 n 2 1998 p 9094 Com base no modelo exposto na tela anterior as organizações poderão desenvolver e adotar diversas estratégias de recursos humanos para conseguir estabelecer os relacionamentos apropriados entre missão visão valores resultados pretendidos e as formas de atingilos Algumas das estratégias poderão ser adotadas isoladamente e outras terão seus melhores resultados quando aplicadas em conjunto Apresentamos a seguir seis estratégias de recursos humanos identificadas por Tompkins que apoiam a gestão estratégica de pessoas 14 Estratégia Valor Básico Resultado Esperado 1 Redução de custos definir valores remuneratórios no nível ou abaixo do nível de mercado utilizar trabalho temporário e contratos quando possível reduzir programas de benefícios Economia Alocação eficiente de pessoas 2 Gestão de resultados definir objetivos mensuráveis para os servidores e premiálos de acordo com o desempenho Produtividade Resultados associados à missão 3 Comprometimento oferecer autonomia no trabalho autoridade para tomada de decisão e a responsabilidade por uma atividade completa para indivíduos ou grupos Empowerment Sucesso da organização está relacionado com sucesso pessoal 4 Retenção oferecer condições de trabalho tais como pacotes de benefícios salários acima do valor de mercado ambiente de trabalho agradável Satisfação das necessidades Satisfação no trabalho 5 Investimento aumentar a competência individual investindo em treinamento e desenvolvimento Desenvolvimento Adaptabilidade da organização 6 Coesão estabelecer laços sociais fortes por meio de atividades de comunicação e recreação e apoiar o desenvolvimento de relações abertas e de confiança entre servidores e dirigentes Confiança Relações cooperativas Fonte Tompkins J Strategic human resources management in government unresolved issues Public Personnel Management v 31 n1 2002 Chicago International Personnel Management Association O quadro visto anteriormente mostra na coluna Valor básico os aspectos mais relevantes de cada uma dessas estratégias economia produtividade Empowerment satisfação das necessidades desenvolvimento e confiança Uma vez que esses valores básicos guardam uma relação de complementaridade percebese que embora as estratégias possam ser tratadas e aplicadas separadamente é a combinação desses valores básicos que potencializa os resultados A adoção de estratégias para a obtenção dos resultados esperados depende da utilização de instrumentos que apoiam a gestão estratégica de pessoas Um desses instrumentos é o Planejamento da Força de Trabalho que descreveremos a seguir 15 5 Planejamento da Força de Trabalho Processo contínuo e sistemático por meio do qual a organização avalia suas necessidades atuais e futuras relativas a seus recursos humanos em termos de perfil composição e quantidade Além disso ao longo do processo são definidas as ações que corresponderão às necessidades identificadas O Planejamento da Força de Trabalho é um processo dinâmico que deve acompanhar as mudanças que forem ocorrendo na organização decorrentes das alterações em sua missão e visão Seu objetivo pode ser assim definido Conseguir um quadro de pessoal na quantidade e com as competências adequadas para a correta realização das atividades em momento e local oportunos O planejamento da força de trabalho pressupõe o conhecimento do cenário esperado para o futuro e dos perfis do quadro de pessoal existente Com base nesses conhecimentos será possível identificar as lacunas entre a situação atual e a desejada para o futuro Com isso a organização poderá definir e realizar as ações para preencher essas lacunas de modo a alcançar uma situação adequada para o quadro de pessoal que seja compatível com o cenário identificado para o futuro Aspectos considerados para a elaboração do planejamento da força de trabalho Mudanças nos processos e fluxos de trabalho Necessidade de novas competências do quadro de pessoal Estratégias para aquisição dessas novas habilidades Mecanismos de retenção do quadro de pessoal e incentivos para o seu desenvolvimento profissional Questões legais que podem influir ou impedir a implementação das ações definidas Os aspectos citados indicam a necessidade de outros instrumentos como a Avaliação de Desempenho e a Capacitação que suprem as necessidades de adequação do perfil do quadro de pessoal às competências e à verificação do alcance dos resultados esperados Esses dois instrumentos têm estreita ligação com a Gestão por Competências e os três temas serão abordados no Módulo III Conceitos e Princípios sobre Carreira e Remuneração 6 Planejamento Estratégico no Contexto da Administração Pública Os órgãos da administração pública se baseiam nas diretrizes de Governo para estabelecer seu próprio planejamento estratégico definidor de suas diretrizes que orientarão suas ações com vistas aos resultados pretendidos A definição da missão da visão e dos valores de cada órgão deverá estar obrigatoriamente alinhada com as diretrizes do Governo A relação dos órgãos com o Governo pode ser comparada com aquela das unidades de uma empresa com sua alta direção Os níveis mais altos de direção são os definidores das diretrizes fundamentais a serem seguidas nos demais níveis organizacionais 16 As diretrizes das unidades da organização tanto públicas como privadas serão desdobramentos das diretrizes da alta direção As ações a serem implementadas serão definidas com base nesse direcionamento A condição essencial para que uma organização alcance seus objetivos é o alinhamento das unidades que a compõem com as definições do mais alto nível organizacional Dessa forma para enunciar sua Missão Visão e Valores bem como o seu Planejamento Estratégico as Organizações Públicas devem ter como norte as diretrizes do Governo Como exemplo hipotético construiremos a Missão a Visão e os Valores da Unidade Central de Recursos Humanos da Administração Pública Federal Missão visão e valores da unidade central de recursos humanos da Administração pública federal Missão Desenvolver constantemente nossos recursos humanos para obter uma força de trabalho capacitada e atualizada para responder às mudanças que ocorrerem ao longo do tempo e cumprir os objetivos definidos recompensando adequadamente o quadro de pessoal e garantindo sua motivação Visão Ser reconhecida num prazo de cinco anos como um órgão que colabora de forma efetiva para a eficiência e eficácia dos demais órgãos do Governo Federal Valores Os valores essenciais da Unidade Central de Recursos Humanos da Administração Pública Federal são Ética Transparência Equidade Qualidade de Vida Cidadania Humanismo Melhoria contínua Valorização do corpo funcional 7 A Criativa Gestão Estratégica de Pessoas na Administração Pública Apesar de as organizações da Administração Pública fazerem parte do Estado cuja natureza é permanente elas estão submetidas às contínuas transformações por conta das mudanças de governo Essa situação representa uma tensão antagônica que se reflete na forma de gerir os recursos humanos Por maior que seja o alinhamento do quadro de pessoal a mudança de governo pode provocar um desalinhamento difícil de superar O desafio é por um lado manter a estabilidade da organização e por outro conviver com a mudança Essa condição implica desenvolver estratégias de recursos humanos que permitam dotálos de maior flexibilidade para que se possa constituir organizações públicas coerentes e permanentes sem contudo perder de vista as necessidades e possibilidades de mudança 17 Essas peculiaridades da Administração Pública exigem uma boa dose de criatividade das pessoas envolvidas com as atividades de recursos humanos Uma vez que nem sempre é possível recrutar e contratar novos servidores é necessário utilizar instrumentos como o treinamento e a capacitação para conseguir formar os perfis de competências apropriadas para responder às necessidades da organização Além disso como os recursos financeiros nem sempre são suficientes para suprir os investimentos em capacitação e treinamento também é necessário definir formas criativas e não convencionais de promover o desenvolvimento do quadro de pessoal Entre essas formas estão a rotação de tarefas e a disseminação do conhecimento por meio da utilização de multiplicadores Um determinado órgão público poderá formar seus multiplicadores com pessoal interno ou mesmo pertencente a outros órgãos públicos que possuam em seu quadro pessoas com o perfil e as competências desejadas Se considerarmos que as organizações da Administração Pública não atuam em um ambiente competitivo semelhante ao das empresas privadas poderíamos pensar que não é necessário que elas busquem a eficiência Entretanto como o foco de atuação das organizações do setor público é a prestação do serviço ao cidadãocliente e como este se torna cada vez mais exigente concluímos que o desenvolvimento permanente do quadro de pessoal é fator fundamental para o aperfeiçoamento do serviço prestado e da melhoria da eficiência eficácia e efetividade é esse o caminho para a legitimação da organização pelo cidadãocliente Por essas razões a gestão de pessoas na Administração Pública deve ser a gestão mais estratégica dentre todas e deve estar focada nas competências dos indivíduos necessárias a responder apropriadamente a uma dada situação organizacional