Processos de RH: Administração de Pessoal e eSocial

PROCESSOS DE RH Administração de Pessoal O que é Administração de Pessoal Área que são executadastodasas rotinastrabalhistas desde a admissãoaté a demissãode um empregado Execuçãoda folhade pagamento e direitostrabalhistas salário fériasdécimo terceiroshora extrae adicionais exigênciastrabalhistase CLT O que é Admissão É o início do vínculo empregatício a relação entre o empregadore o empregado assinatura do contratoe de trabalho e a CTPS Contratode Trabalhoé a relação de emprego empregado presta serviço e o empregadorpaga o salário O que é e Social Nova forma de enviar ao Governo Ministério do TrabalhoReceita Federal PrevidênciaSocial e Caixa Econômica Federal gestora do FGTS as informações trabalhistas fiscaise previdenciáriaspara um ÚNICO BANCO DE DADOS na internetO eSocial foi instituído pelo Decreto 837314 Objetivos esocial Paraos trabalhadores Garantiade DireitosOs trabalhadoresterãoacesso a todos os dadosda sua relaçãolaboralcom o empregadoratravésda internet Parao Governo Maior poder de fiscalizaçãona garantiade direitosdos trabalhadorese exigênciado cumprimento das obrigaçõesfiscaistrabalhistase previdenciáriaspelo empregador Paraos empregadores simplificaçãode processos porémesta simplificaçãosó virá quandotodosos procedimentos estiveremadequadosao eSocial 1 Validação Escolaridade e Consulta e social Constatara veracidadedo históricoescolar e atendimentoao esocial Consulta do Cadastroda Qualificação Cadastralno esocial comparaçãodos cadastrosde PISCPFNOMEDATA DE NASCIMENTOno linkwwwesocialgovbr 2 Exame Admissional Esse exame serve para conferir a saúde do profissional com o intuito de saber se ele está fisicamente apto para realizar as funções do cargo para o qual foi contratado na empresa Primeiroprecisamoster certeza de que o novocolaborador está aptoa trabalharPor isso o segundo passo do processo de admissãode funcionáriosé pedir que ele realize o exame médicoadmissional obrigatóriode acordocom o PCMSO sigla para Programade Controle Médicode Saúde Ocupacional 3 Entrega de Documentos Os documentos completosdos novos empregadosprecisamchegar ao escritório DOIS DIAS ANTES da admissão Carteira de Trabalhotambém chamadade CTPS para você fazer as anotações necessáriasLembresede devolverem até 48 horas Uma foto 3X4 que será anexadaao livroou fichade registrode funcionários RG CPF Títulode eleitor 3 Entrega de Documentos Comprovantede residência Pis Carteira de motorista a CNH pode inclusivesubstituir o RG e CPF por conter em si os números Documentode reservista para homensmaioresde 18 anos de idade Certidãode casamentopara cadastrode dependentes Certidãode nascimentode filhosmenores de 21 anos de idadeparacadastrode dependentes Cartãode vacinaparafilhosmenoresde 5 anos de idadepara cadastrodo Salário Família e outros benefícios Comprovantede escolaridadeparafilhoscom até 14 anos de idadepara cadastro do SalárioFamília e outros benefícios 4 Preenchimento de CTPS e Ficha Cadastral Assim que tudoisso estiverem mãos a empresa precisarápreencherestes dados pessoaise outrosdados relacionadosao contratode trabalhona CTPS livroou fichasde registrodo funcionárioSão eles Cargo na empresa Salário Datade admissão Grau de instrução Estado civil Jornadade trabalho Dependentesparao saláriofamília Dependentesparao imposto de renda 5 Cadastramento em Benefícios Aempresa também pode perguntar ao funcionário através de documentos a serem preenchidose assinados se ele fará uso de Vale Transporte É importantejá saber a rota completae o quantoserá o gastodiáriopara comprar a modalidadecerta e colocar os créditosnos cartões Verifiquese precisarátambém de auxíliopara a abertura de uma conta correnteno banco parao recebimentodo salárioVocêpode precisar emitir uma carta explicandosobre a abertura Se a sua empresaoferecePlanode Saúde também será necessáriopedir o número do CartãoSUS 6 Boas Vindas Uma das práticas para no processo de admissão dos funcionário é apresentar alguns documentos da empresa a fim de facilitar o dia a dia de quem está chegando Nesses documentospodem ter uma apresentaçãomais detalhadada empresae alguns dos benefíciosoferecidos Vejaas documentaçõesmais comuns Termo de confidencialidadeCaso o funcionáriolidecom informaçõesque são sigilosasde clientese por isso todosassinamum termo de responsabilidade Termo de solicitação devaletransporteTermo obrigatórioda lei que garanteo transportedo funcionárioatéo localde trabalho Códigode condutadocumentoque define o comportamentode seus membros e alinhaos principaisvaloresda empresa 7 Atenção Quando a rotina é mal realizada ou não é cumprida coloca o empregador e o empregado em situação de risco podendo gerar multas ou ainda anulação de atos Preste muita atenção para reunir todos os documentos e garantir uma admissão bem sucedida O que é Jornada de Trabalho É o período durante o qual o trabalhadorestá a disposiçãoda sua empresa e este tempo está estabelecido no Direitodo Trabalho Carga horária 8 horas diárias ou condições especiais e horas extras 2hdia Jornada de Trabalho A Carga horária é de 8 horas diárias ou condições especiais e horas extras 2hdia DSR Para que o empregado tenha direito à remuneração do Descanso Semanal Remunerado é necessário que o seu horário de trabalho seja integralmente cumprido sem faltas atrasos ou saídas durante o expediente desde que tenham ocorridosem motivo justificadoou em virtudede puniçãodisciplinar Descumprimento de Interjornada O intervalo interjornada é aquele que ocorre entre uma jornada e outra de trabalho em conformidade com o artigo 66 da CLT ou seja entre duas jornadaso descansomínimo de onze horas O que é Férias O artigo 129 da CLT determina que todo empregado tem direito a férias anuais remuneradas A Constituição Federal de 1988 assegura o mesmo direito e ainda prevê que o trabalhador deve receber um terço a mais do que seu salário habitual O que a reforma trabalhista aprovada pelo Senado em julho de 2017 muda é a possibilidade de dividir as férias em três períodos Férias Quem defineo períododas férias A partirde qual momento é possível tirar férias Posso tirar fériaspertode feriado A reformatrabalhistamudoua lei e agora é proibidoqueas fériasse iniciemdois dias antesde feriadoou do repouso semanal remuneradogeralmentegozadoaos domingos É precisoesperar um ano após a volta dasfériaspara tirarnovasférias Férias Qual é a duração do período de férias Todo funcionáriotem direito a férias de 30 dias corridos As faltas injustificadascontudo podem reduzir este número artigo 130 da CLT até 5 faltas injustificadas30 dias de férias de 6 a 14 faltas injustificadas24 dias de férias de 15 a 23 dias 18 dias de férias de 24 a 32 dias 12 dias de férias acima de 32 dias o trabalhador perde o direito a férias As faltas injustificadassão aquelas que não atendem os requisitos abaixo ou não são comunicadasà empresa Ausência no trabalho devido ao falecimento do cônjuge irmão ascendente descendente casamento nascimento do filho doação voluntária de sangue para se alistar como eleitor serviço militar prestar vestibular para comparecer em juízo serviço sindical maternidade ou aborto acidente de trabalho ou enfermidade atestada pelo INSS licença médica ausência para responder a inquérito administrativoou prisão preventiva Férias É possível dividir as fériasao longodo ano O fracionamentoporém só poderá ocorrer sob duas condições um dos períodosnão poderá ser menordo 14 diase os demaisnão poderãoser inferioresa cincodias Quer exemplosDuaspossibilidades14 dias 7 dias 9 dias ou 14 dias 5 dias 11 dias O fracionamentodeverá valer inclusiveparaos funcionárioscom menosde 18 anos e mais de 50 anos o que era proibidoantes da aprovaçãoda reformatrabalhista Quandodeveráser feito o pagamento dasférias O trabalhadorpodevendersuas férias Férias O que a lei proíbeas companhiasde fazeremem relaçãoàs férias Elas não podemobrigar o empregado a vender fériasou a tirarfériasno papelmas continuar trabalhandoe compensálasdepois As empresastambémnão podem obrigaros trabalhadoresa fracionar as fériasou permitirque o funcionáriovenda mais do que 10 diasde férias além de não poder deixar de pagar as fériasno prazo definidopelalei dois dias antesdo iníciodo gozo sob pena de pagamento em dobrodestebenefício Acumularfériasé ilegal SimNestecaso a empresaserá punidae obrigadaa pagarem dobroas férias vencidasO vencimentodasfériasocorre quandoo trabalhador ganhao direitoa novasfériasantesde ter gozadoas do ano anterior Férias É possível receber uma partedo 13º nas férias Posso ser demitidoduranteas férias O que é Demissão Demissão ou desligamento é o termo aplicado para a rescisão de uma atividaderemunerada Qual o papel do RH no processo de demissão Antes do desligamento Planejamento Requer de um planejamento prévio para conduzir o momento do comunicado do desligamento Geralmente é um momento negativocom uma fortedose de emoção Entenderquea preparaçãoé o melhorcaminhopara reduzir o stress do processo Tenha certeza de sua decisão Após a comunicação ao Empregado não existe mais a opção de voltar atrás Avalie se a decisão está baseada em fatos concretos se não deve dar mais uma oportunidade ao empregado ou se existem outras alternativas O empregado não pode ter uma enorme surpresa ao ser comunicado da decisão Nas últimas semanas ou meses o seu líder direto o deve ter alertado sobre seu fracodesempenhoe necessidadede melhoriaou mudançade cenárioda área Prepare toda a documentação necessária e garanta que não fiquem lacunas que permitirão processos trabalhistas no futuro A área de RH deve suportálo com informações Antes do desligamento Planejamento Defina os detalhes Temas como pagamento do último salário férias equipamentos que estão com o empregado se ele poderá ficar até o final do dia ou semana se há alguma assistência que será oferecida pela Instituição como ele voltará para casa Proteja a informação Faça um backup de todos os arquivos do empregado antes de comunicar a demissão Isto não é excesso de desconfiança é segurança do patrimônio intelectual da organização Evite o excesso de confiança Você pode achar que conhece a pessoa muito bem e que não precisa tomar todos os cuidados no processo de demissão mas na realidade não sabe realmente como será sua reação Lembrese da pressão e stress que ele terá quando receber a notícia e isso pode alterar seu comportamento Não deixe a informação vazar Somente devem saber da demissão as pessoas estritamente necessárias A Organização deve ter processos que garantam a confidencialidadedeste tipo de informação Formulário de Desligamento Informações Funcionais Nome Matrícula Cargo Data de Admissão EmpresaFilial Centro de Custo Nome do gestor imediato Ram al de ver s er aquele que tr abalha diretamente co m o co labo rado r Tipo de Contrato Último dia de trabalho Aviso Prévio Haverá reposição da vaga Desligamento A ser preenchido pela Área Solicitante verificar se há algum impedimento na Medicina Segurança do Trabalho e na Administração de Pessoal Empregado Estagiário Terceiro Dispensado Temporário Menor Aprendiz Trabalhado até Indenizado Sim Não Motivo do Desligamento indicar somente um conforme descritivo abaixo Abandono de empregoNãocomparecimento ao trabalhopor 30 dias consecutivos Alto índice de absenteísmoFaltas excessivas Aposentadoria Solicitação docolaboradorpara seaposentar Aposentadoria EspecialQuandoo colaborador aposentapor exposição a insalubre Baixa PerformanceBaixoa rendimentoeficiênciaproduçãoretornodoresultado dotrabalho esperado Descumprimentoa Regra de OuroPordescumprimento de regrade segurança dotrabalho Descumprimentodo Código de ÉticaOcorrequando a empresa decidepor desligaro empregado porocorrênciade fraude vazamentodeinformações confidenciaisassédiosexual assédio moral roubo eetc Estudos Pedido de demissãopor motivos de estudo ExpatriaçãoTransferência paraoutro paíssendoempresado mesmo grupo Indisciplina eou InsubordinaçãoOcorrequandoogestor decide desligaro empregado porcondutade indisciplina eou por não respeitaratender a solicitações dachefia que sejam legalmente pertinentes as suas responsabilidades estabelecidas no contrato detrabalho após tomar todas as medidas disciplinarescabíveis Localização da EmpresaMobilidadePedidode demissão porlocalizaçãodo trabalhoverso residência Melhor oportunidade de CarreiraSalárioRefereseadesligamentosvoluntários queforammotivados principalmente por uma oportunidade de carreira ou salarialmelhor do que aquela proposta pela Magnesita MorteFelecimento docolaborador Motivos PessoaisPedido de demissão poralgum problema defamilia localidade estudoetc Não Adaptou ao Modo de TrabalhodaEmpresaPornão seadaptar as situações de alterações deescopo área ou função dentro da empresa Participação emmovimentosDemissãopormácondutado empregado Problema de Relacionamentocomos ParesRefereseadesligamentos voluntáriosinvoluntárioque foram motivados principalmente porproblemas de relacionamento entreo empregado e seus pares Redução Quadro de FuncionáriosDiretriz da empresa que visa adequar o quadro de funcionário ao momento econômico baixade produção ReestruturaçãoOrganizacionalObjetivodeadequaro quadro de colaboradores ao organogramacargos definidos para aárea RelacionamentoInterpessoalDesligamento voluntárioou pedido de demissãopor não se dar bem com seus colegas ou pessoas de outras áreas Revezamentode TurnoHoráriode TrabalhoDesligamentopor não seadaptar a revezamentos deturnos e horários Termino de ContratoObraDemissãoporfinalizaçãodeobra desmobilização Términode ContratoDemissãode aprendizes outemporário Iniciativa da empresa Iniciativa da empresa Pedido de demissão Abandono de emprego Alto índice de absenteísmo Aposentadoria Especial Aposentadoria Baixa performance Descumprimento a Regra de Ouro Nao Adaptou ao Modo de Trabalho da Empresa Participação em movimentos Redução Quadro de Funcionários Problema de relacionamento com os pares Reestruturação Organizacional Transferência Estudos Localização da EmpresaMobilidade Motivos Pessoais Melhor oportunidadede CarreiraSalário Não Adaptou ao Modo Trabalho da Empresa Revezamento de TurnoHorário de Trabalho Descumprimento do Código de Ética Expatriação Relacionamento Interpessoal Indisciplina eou insubordinaçao Termino de Contrato Obra Término de Contrato Outra causa não citada anteriormente Morte Que ações antes da decisão pelo desligamento foram tomadas para corrigirevitar esses motivos Foi realizada algum tipo de ação de retenção Você recomendaria o empregado desligado para readmissão Justifique Aprovações Administração de Pessoal Ass utilizar carimbo Detalhar fatos que justificaram o desligamento Detalhar as ações Em caso positivo detalhar quais e porque não foi possível reter o empregado Gerência ou Diretoria Requisitante Ass utilizar carimbo Recrutamento e Seleção Data Ent Desligamento Horário Ent Desligamento Ass Sim Não Sim Não Demissão sem Justa causa Ocorre quando o empregador dispensa o empregado imotivadamente Casoo aviso prévio seja trabalhado o horário de trabalho do empregado será reduzido em duas horas diárias semprejuízo do salário ou o empregado pode trabalhar sem a redução das duas horas diárias e faltar 7 sete dias corridos também sem prejuízo do salário Com mais de 1 ano Com menos de 1 ano Saldo de Salário Saldo de Salário Aviso Prévio Aviso Prévio Férias Proporcionais com 13 Férias Proporcionais com 13 Férias Vencidas com 13 13º Salário 13º Salário FGTS 40 FGTS 40 Demissão por Mútuo Acordo A reforma Trabalhista lei 134672017 criou esta modalidade de rescisão contratual que é celebrado entre o empregadoe empregador Com mais de 1 ano Com menos de 1 ano Saldo de Salário Saldo de Salário Metade Aviso Prévio Indenizado Metade Aviso Prévio Indenizado Férias Proporcionais com 13 Férias Proporcionais com 13 Férias Vencidas com 13 13º Salário 13º Salário 80 FGTS 20 multa 80 FGTS 20 multa Obs Não possui direito ao Seguro Desemprego Demissão por Justa Causa Os motivos para a dispensa por justa causa são aqueles descritos no artigo 482 da CLT que dentre outros se destacam os seguintes motivos ato de improbidade do empregado e perda da confiança do empregador má conduta no trabalho desídia do empregado atos de indisciplina e abandono de emprego Aimprobidade é toda ação ou omissão desonesta do empregado que revelam desonestidade abuso de confiança fraude ou máfévisando a umavantagemparasi ou para outrem Ex furto adulteração de documentos pessoais ou pertencentes ao empregadoretc A Desídia são Incontinência de condutaou mauprocedimento ao desempenhar suas funções com negligênciamávontade desleixodisplicênciadesatenção ou indiferença Com mais de 1 ano Com menos de 1 ano Saldo de Salário Saldo de Salário Férias Vencidas com 13 Art 482 Constituem justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo empregador a ato de improbidade b incontinência de conduta ou mau procedimento cnegociação habitual por conta própria ou alheia sem permissão do empregadore quando constituir ato de concorrência à empresa para a qual trabalha o empregado ou for prejudicial ao serviço dcondenação criminal do empregado passada em julgadocaso não tenha havido suspensão da execução da pena e desídia no desempenho das respectivas funções f embriaguez habitual ou em serviço g violação de segredo da empresa h ato de indisciplina ou de insubordinação i abandono de emprego jato lesivo da honra ou da boa fama praticado no serviço contra qualquer pessoa ou ofensas físicas nas mesmas condições salvo em caso de legítima defesa própria ou de outrem kato lesivo da honra ou da boa fama ou ofensas físicas praticadas contra o empregador e superiores hierárquicos salvo em caso de legítima defesa própria ou de outrem l prática constante de jogos de azar mperda da habilitação ou dos requisitos estabelecidos em lei para o exercício da profissão em decorrência de conduta dolosa do empregado Incluído pela Lei nº 13467 de 2017 Pedido de Demissão Ocorre por iniciativa do empregado Porém o empregado deverá trabalhar durante o aviso prévio e não haverá redução de horário Com mais de 1 ano Com menos de 1 ano Saldo de Salário Saldo de Salário Férias Proporcionaiscom 13 Férias Proporcionaiscom 13 Férias Vencidascom 13 13º Salário 13º Salário Durante desligamento Execução A demissãodeveser feita pelo líder diretonaquelemomento mesmo que tenha mudadode área há poucotempo Dê preferênciaao começoda semanaDesta forma o restoda equipeabsorveráa notícianos próximos diase você estará disponível paraqualquer dúvidaou questionamentoquesurgirE para o demitido que poderá tomar atitudes profissionaisimediatasao invésde ficarsofrendo duranteo fim de semana Escolha o dia locale ambientecorretosCaso necessitealinhea presença da área de RH que poderá responder qualquer dúvidasua ou do demitidoquantoaos procedimentosde demissãoda empresa Durante desligamento Execução Vá direto ao ponto com segurança Uma de suas primeiras frases deve ser algo do tipo Fulano de Tal esta reunião é para lhe comunicar que atualmente vivenciamos um cenário complexo na economia e na política do país fazse necessário repensar nossa estrutura e como fazemos algumas atividades para seguirmos sustentáveis e honrando todos os compromissos Assim você esta sendo desligado hoje pois a áreaatividade esta sendo reestruturada na reestruturação teremos a fusão e eliminação de atividades Gostaria de agradecer pela sua contribuição até este momento ou João esta reunião é para lhe comunicar que estou fazendo seu desligamento hoje após sucessivas conversas sobre tal comportamentosituação entendo que não há mais espaço para você nesta equipe Te desejo sucesso em outra organização O empregado não deve ficar em dúvida se é uma reunião ou uma demissão Explique tudo mas de forma breve Você deve explicar de forma muito clara a causa da demissão mas evite longas explicações ou discussões A decisão já foi tomada e quanto mais os dois falarem sobre a causa maior será o stress envolvido A exceção da regra é quando a pessoa assume uma postura muito aberta aceita a causa da demissão e lhe pede recomendações para melhorarno futuro Durante desligamento Execução Não se comprometa com o que não pode cumprirPor exemplo o funcionáriopode pedir uma carta de recomendaçãoSe você não sabe se vai dar a carta depois não digaque sim somente para evitaro conflitonaquelemomento Istovai contraa ética profissionale mostrafraquezaem sua gestão Nunca peça desculpasou elogieem excesso FrasescomoDesculpeterque fazer isto sei que é injustomase não queriatomar esta decisão somente alimentarãoos questionamentose a raivado demitido TenhapaciênciaDepoisde ouvir a palavrademissão a pessoa pensará em mil coisas ao mesmo tempo provavelmentenãoprestarámuita atençãono quevocê está dizendo Estejapreparadopararepetiralgumascoisas e seja paciente O momento é difícilpara você mas para ele é muito pior FiqueprevenidoEm algunscasos o demitidopodeperder a cabeçae ficar agressivoe em algumassituaçõesextremaspodeatéser violento Mantenha a calmaNuncaresponda às agressões verbaisou físicasCaso ocorra a recusa em assinarchame2 pessoas que possamtestemunharo momento e a recusa da assinatura Após o desligamento Lições aprendidas Comunique a equipe Antes que os rumores se espalhem reúna sua equipe e explique breve e objetivamente a causa da demissão sem entrar em detalhes que exponhamo demitido Reflita Quando ocorre um desligamento o erro não foi somente do demitido Reflita o que poderiamudar na organizaçãopara reduzir os casos futurosde demissão Existem muitos outros fatores que podem ser específicos a seu caso O improviso somentecausará problemasprofissionaiséticos gerenciaise legais Erros que podem ser evitados Demitir sem justa causa pode trazer consequências profundas e até processos trabalhistas Saiba alguns dos motivos principais e se previna Licença maternidade Acidente de trabalho até 1 ano após a cessação do auxíliodoença Funcionários no gozo de auxílio doença e atestado médico Funcionáriorepresentante titular ou suplente do Sindicato Associação CIPA ou Cooperativa da candidatura até 1 ano após seu mandato Sempre mantenha anotado todo tipo de associação que o funcionário faça parte e verifique individualmente caso precise desligálo sem justa causa Funcionárioreabilitado ou pessoa com deficiência Como empresas com mais de 100 funcionários precisam cumprir uma cota de contratações de funcionários reabilitados ou deficientes só é permitido executar uma demissão sem justa causa caso seja uma substituição por alguém com condição semelhante Outras condições previstas em convenções coletivas ou acordos coletivos de trabalho Procedimentos internos Cada empresa realiza um procedimento que precisa ser previamenteseguido em processos de desligamento Previamente Procedimentode consulta é disparado pela área de RH em apoio ao gestor Pendências de pagamento comissões Estabilidades Multas de trânsito Prestações de contas Durante o processo Procedimentoé conduzido pelo gestor Entrega de crachá Carteiras de assistênciamédica Equipamentos Cartões corporativos Após o desligamento Procedimento conduzido pela área de RH Entrevista de desligamento Finalmente Tão importantequantoum bom processo de admissãoé ter uma estratégiabem definidaparao desligamento Esse é um processo delicadoque necessita equilíbrio e maturidadena sua execuçãoÉ importanterealizarum planejamentocom todos os detalhesparaque aconteçada melhor maneirapossível Avaliar periodicamente e individualmenteo desempenhodos funcionáriosé o meiodesse trajetoentre a admissãoe o desligamentoO processo deveser adequadopara quenem o funcionárionem a empresasaiam prejudicados O colaboradortambém precisa ser ouvido no momento da demissão Por isso é importantea realizaçãode uma entrevistade desligamentoNesse momento o funcionáriotem a oportunidade de expressarsua opiniãoa respeitoda empresaseus gestorese processos