Gestão de Processos em Organizações Públicas e Privadas

Organizações Públicas e Privadas Apresentação O cenário atual tem exigido maior esforço nas organizações sejam elas públicas ou privadas demandando uma gestão de maior qualidade que responda em tempo às necessidades da sociedade Nesta Unidade de Aprendizagem você vai ver as diferenças nas abordagens de gerenciamento e melhoria dos processos em organizações públicas e privadas as melhorias obtidas nas organizações públicas com o BPM e cases de implementação do BPM em instituições públicas Bons estudos Ao final desta Unidade de Aprendizagem você deve apresentar os seguintes aprendizados Identificar as diferenças existentes nas abordagens de gerenciamento e melhoria dos processos das organizações públicas e privadas Relacionar melhorias propiciadas pelo BPM na gestão pública Descrever cases de implementação do BPM em organizações públicas Infográfico As organizações públicas e privadas devem buscar constantemente sua eficiência e eficácia Nesse sentido o gerenciamento de seus processos é um instrumento que permite a melhoria dos processos tornandoos mais ágeis e robustos permitindo também as rápidas transformações exigidas no mundo atual Veja no Infográfico algumas informações sobre as organizações públicas e privadas e como o BPM e suas abordagens surgem como elementos de transformação e melhoria Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Conteúdo do Livro O Business Process Management BPM é um modelo de gestão utilizado pelas organizações como uma estratégia competitiva para o sucesso empresarial Na obra Mapeamento e modelagem de processos que serve de referencial teórico para esta Unidade de Aprendizagem leia o o capítulo Organizações públicas e privadas Boa leitura MAPEAMENTO E MODELAGEM DE PROCESSOS Ligia Maria Fonseca Affonso Organizações públicas e privadas Objetivos de aprendizado Ao final deste texto você deve apresentar os seguintes aprendizados Identificar as diferenças existentes nas abordagens de gerenciamento e melhoria dos processos das organizações públicas e privadas Relacionar melhorias propiciadas pelo BPM na gestão pública Descrever cases de implementação do BPM em organizações públicas As sociedades de economia mista visam a exploração de atividades econômicas sob a forma de sociedade anônima ou seja possuem capi tal público e privado com maior parte do capital público As relações de trabalho dos seus empregados são regidas pela CLT BRASIL 1967 COELHO 2009 Já as empresas privadas são aquelas que não pertencem ao Estado e têm como objetivo a obtenção de lucro por meio da prestação de serviçosprodutos para atender às necessidades da sociedade São compostas por capital privado e possuem missão visão e objetivos que devem ser perseguidos mas que podem ser modificados de acordo com as necessidades da sociedade São autarquias Banco Central do Brasil e Banco Nacional de Desenvolvimento Eco nômico e Social BNDES São fundações públicas Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBGE e Fun dação Nacional do Índio FUNAI São sociedades de economia mista Banco do Brasil Petrobrás Caixa Econômica e Correios Apesar das diferenças que identificamos entre as empresas públicas e privadas como o tipo de capital tipo de controle tomada de decisões forma de criação ordenamento jurídico autonomia e objetivos ambas apresentam em comum a necessidade de uma gestão que as levem a cumprir a sua missão Dessa forma é cada vez maior o desafio dos gestores em ambos os contextos Para acompanhar as transformações eles precisam inovar os seus processos por meio de novas estratégias e do envolvimento das suas equipes de trabalho No entanto encontramos diferentes abordagens quanto ao gerenciamento e a melhoria dos processos na área pública e privada No setor público a implantação de novas estratégias é mais difícil e lenta pois há carência de pessoas e recursos visto que alguns setores são complexos e existe uma cultura burocrática enraizada que dificulta a participação e o envolvimento das pessoas nos processos de mudança KOCH 2016 No setor privado as mudanças acontecem mais rapidamente pois o mercado é dinâmico e elas possuem a necessidade constante de adaptação para atender às necessida 3 Organizações públicas e privadas des dos clientes e manteremse competitivas junto aos concorrentes Em ambos os casos o papel do gestor é essencial para que novas iniciativas sejam implementadas visando a melhorias pois é ele quem deve estimular a motivação na equipe identificar a necessidade de capacitação e ainda servir de exemplo para que a equipe se sinta envolvida e colabore para que as mudanças ocorram mesmo com todas as dificuldades inerentes aos dois setores KOCH 2016 Uma iniciativa governamental para melhoria dos processos gerenciais é o Ges pública criado em 2005 e ligado ao Ministério de Planejamento Orçamento e Gestão associando a ele os diversos programas e prêmios de qualidade e de gestão existentes e colocandoo no status de política pública federativa de gestão sem deixar de lado a cultura e os valores O Gespública é um modelo de gestão cujo propósito é contribuir para a qualidade dos serviços e para a geração de ganhos sociais com o princípio básico de ser excelente sem deixar de ser público LIMA 2007 p 51 OLIVEIRA MEDEIROS 2011 Em relação à implantação do Business Process Management BPM não há padrão específico que diferencie a sua aplicação no setor público ou privado De acordo com a ABPMP 2013 a escolha das abordagens de BPM a serem utilizadas vai depender da necessidade e dos objetivos do processo de negócio da organização da sua cultura e do seu suporte à tecnologia A execução do BPM nas organizações pode acontecer por meio da área de tecnologia da informação TI ou da área de negócios Duas abordagens são encontras nesse aspecto aquela que é mais orientada para projeto de processos e as que veem o BPM como esforço de transformação de processos Tais abordagens geram papéis e responsabilidades diferentes mas todos com foco no gerenciamento de processos ABPMP 2013 Veja no Quadro 1 as abordagens que podem ser utilizadas na modelagem ou melhoria de processos Organizações públicas e privadas 4 Organizações públicas e privadas 4 Fonte Adaptado de ABPMP 2013 Cadeia de valor Notação criada por Michael Porter com foco na captura de processos e atividades que geram valor ao serviço ou produto Proporciona uma visão geral mas não detalhada dos processos de negócio SIPOC supplier input process output and costumer Modelo de documento de processo utilizado em Lean Six Sigma para enfatizar fonte de entradas supplier e alvo de saídas customer Dinâmica de sistemas System Dynamics Modelos que permitem visão dinâmica do desempenho dos sistemas de negócio Quadro 1 Abordagens para modelagem ou melhoria de processos Outras abordagens de modelagem de processos são topdown de cima para baixo middleout do meio para fora e bottomup de baixo para cima Para optar pela melhor modelagem o que se faz é determinar o esforço do processo de modelagem No entanto você pode fazer o cruzamento dos re sultados utilizando uma modelagem de baixo para cima para se certificar que o modelo de cima para baixo esteja completo Para o desenho de processos existem muitas formas Se o foco for em desenhos iterativos melhorar problemas e realizar transformações radicais as mais utilizadas são a melhoria contínua e a reengenharia Para o desenho de processos três abordagens são utilizadas ABPMP 2013 p141142 Processo de negócio prémodelado planejamento análise e desenho antes da implementação monitoramento controle e refinamento Processo influenciado pela interface protótipo de interface de utilização incorporada no fluxo de processo na interface É uma forma de modelar processos e incorporar a realidade dentro de uma abordagem prémodelada que esteja mais próxima da abordagem experimental 5 Organizações públicas e privadas 5 Processo de negócio desestruturado possui variação em relação às táti cas utilizadas É comum a criação de um modelo de processos utilizandose múltiplos registros e códigos na produção de um processo completo Para o gerenciamento de desempenho de processos também existem muitas abordagens Entre elas o Custeio Baseado em Atividade ABC Activity Based Costing e o Controle Estatístico de Processos SPC Statistical Process Control Para a melhoria de processo podem ser utilizadas as abordagens Enxuta Lean Seis Sigma Six Sigma e Gestão da Qualidade Total TQM Total Quality Management ABPMP 2013 Em relação ao posicionamento organizacional do papel do dono do processo existem duas abordagens ABPMP 2013 p 306 Propriedade de processos com alinhamento funcional donos do processo respondem a lideranças funcionais Propriedade de processos sem alinhamento funcional donos do processo se reportam à liderança executiva da organização permanecendo no mesmo nível funcional de líderes funcionais Outras abordagens são TOGAF ou estrutura de trabalho de Zachman para definição de negócio Blue Ocean Strategy estratégia do oceano azul para direcionamento para novas formas de fazer negócio e Red Ocean Strategy estratégia do oceano vermelho para competir com a concorrência Como você pode notar existem abordagens distintas para cada fase do processo O importante é ter em mente que a abordagem utilizada depende do propósito e do escopo do esforço A escolha ainda deve considerar a cultura e o tipo de situação a necessidade e os objetivos para que possam ser bem utilizadas e apresentar resultados favoráveis ABPMP 2013 Saiba mais sobre as abordagens de processos acessando o BPM CBOK V30 no link abaixo ou por meio do código ao lado httpsgooglcGWoXT Organizações públicas e privadas 6 Organizações públicas e privadas 6 Melhorias na gestão pública com o uso do BPM Um dos princípios da administração pública é a excelência nos serviços prestados aos cidadãos exigindo que a administração persequira eficiência e a eficácia nas atividades e nos serviços A sociedade cada vez mais exigente cobra qualidade nesses serviços No entanto muitas vezes estes deixam a desejar o que faz com que os órgãos públicos ganhem a fama de ineficientes e excessivamente burocráticos Nesse contexto o BPM é um instrumento de gestão por processos que pode auxiliar na melhora das práticas administrativas Além dessas outras melhorias podem ser alcançadas como por exemplo a automação de alguns processos e maior integração entre eles transparência das informações registro formal das rotinas para controle interno aprimoramento da disseminação e transmissão de informações utilização eficiente dos recursos Saiba mais A Macroplan Prospectiva Estratégia Gestão é uma das mais experientes empresas brasileiras de consultoria em cenários prospectivos administração estratégica e gestão orientada para resultados que atende empresas privadas e públicas que se destacam nos seus diversos segmentos de atuação Cases de implementação do BPM em organizações públicas Alguns estudos envolvendo o BPM em instituições públicas revelaram que nesse setor ele ainda se encontra em fase inicial Veja os cases Case 1 Koch 2016 buscou verificar com o seu estudo o grau de aplicação do BPM em instituições federais de ensino superior IFES em universidades e institutos federais Das 38 universidades que responderam ao questionário apenas 12 trabalham com o BPM ainda que boa parte delas esteja desenvolvendo e treinando o pessoal em BPM a maioria utilizando seus próprios servidores professores e técnicos como consultores para implantação do BPM Entre as 12 universidades o SIPOC é a ferramenta utilizada por quem faz os mapeamentos para o mapeamento é utilizado o software Bizagi em que o Business Process Model and Notation BPMN é a notação utilizada As análises realizadas são análise de valor agregado foco no cidadão análise da qualidade análise de tempo e análise de custo foco no cidadão Ainda não há execução de melhorias Entre as dificuldades para implantação da ferramenta as IFES relataram a pouca capacitação a resistência a mudanças a falta de escritório de processo o baixo índice de participação Saiba mais Veja o software Bizagi Process Modeler no link abaixo httpsgoogl9JZCYn BPMN é uma notação que apresenta um conjunto robusto de símbolos para modelagem de diferentes aspectos de processos de negócio ABPMP 2013 Acesse o link abaixo para saber mais httpsgooglcGWoXT Case 2 Santos Santana e Alves 2011 buscaram no seu estudo caracterizar os fatores críticos de sucesso FCS específicos em iniciativas do BPM em quatro organizações no setor público que ainda estão em estágio inicial nas iniciativas de BPM Saiba mais FCS definem as áreas de performance essenciais para que a organização complete a sua missão Dessa forma qualquer atividade ou iniciativa que a organização toma deve assegurar consistente alta performance nessas áreas caso contrário a organização pode não a completar QUINTELLA ROCHA ALVES 2005 Das quatro instituições estudadas apenas uma possui proposta inicial de metodologia de implantação das iniciativas de BPM que ainda está em amadurecimento O que chamou atenção do pesquisador foi que todas as organizações possuem um patrocinador executivo atuando e apoiando diretamente a iniciativa BPM e que todas possuem poucas pessoas trabalhando exclusivamente com processos Saiba mais A estrutura matricial combina duas estruturas uma departmental e outra por projetosprocessos Nessa estrutura o trabalhador se reporta a dois gerentes donos o do departamento e o do processo Essa interdependência departamental processo é fundamental para a estrutura funcionar PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE 2013 Entre as dificuldades o estudo identificou a falta de tempo para colocar em prática as novas atividades a resistência às mudanças a falta de incentivo para a criação de cultura para a implementação desse método na organização O desafio que se impunha era de implementar uma metodologia capaz de acompanhar a implementação dos novos processos na casa e para isso foi adotado o dotProject sistema de gerenciamento de projetos em software livre Saiba mais O dotProject é uma ferramenta desenvolvida em software livre que apresenta um conjunto de funcionalidades para atender às necessidades de escritórios de projetos Saiba mais acessando o link abaixo httpsgooglnVoeir Case 4 Silva e Fritzen 2012 buscou avaliar o impacto da reestruturação dos processos em um setor no Instituto Federal Sulriograndense IFSul A reestruturação contou com redesign adequação mapeamento e registros dos processos em um manual de procedimentos com a utilização de fluxogramas para melhor visualização A mudança proporcionou aos servidores melhor conhecimento das atividades do setor e das suas responsabilidades e possibilitou adequar o volume de trabalho de acordo com a quantidade de pessoal disponível no setor e a fragilidade administrativa deste o registro formal das rotinas para controle interno o aprimoramento da disseminação e transmissão de informações o estabelecimento de rotinas e incorporação da visão sistêmica Saiba mais Redesenho é uma técnica que busca aumentar a eficiência ou reduzir o desperdício por meio do aprimoramento dos processos organizacionais MAXIMIANO 2011 O redesenho propõe o aprimoramento contínuo dos processos Saiba mais acessando o link abaixo httpsgooglQPZaMA Case 5 Zaiden 2013 realizou o seu estudo sobre o escritório de processos EP criado no Estado de Goiás em 2011 com o intuito de otimizar os processos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual Para definir que metodologia seria adotada pelo EP foram pesquisados modelos e boas práticas de gerenciamento de processos buscando escolher os que conseguissem nortear a concepção de uma metodologia específica para os trabalhos a serem desenvolvidos na unidade A participação no BPM Congress foi fundamental para o processo de construção da forma de atuação da gerência A metodologia escolhida foi inspirada no Guia D Simplificação do GesPública alinhado ao BPM CBOK Para a elaboração da metodologia assessoramento na implantação e operacionalização do EP foi contratada uma consultoria Buscando padronizar as iniciativas de melhoria de processos foi elaborado um manual chamado de Manual de Otimização de Processos Desde então o EP vem desenvolvendo diversos projetos e os resultados que vêm colaborando para o aumento da produtividade têm sido melhor planejamento e execução das atividades uma vez que as responsabilidades são adequadamente definidas utilização eficiente dos recursos prevenção e solução de problemas eliminação de atividades desnecessárias Case 6 Rizzetti et al 2014 realizou estudo em um setor de uma instituição pública de Ensino Superior onde por meio do mapeamento de processos pretendiase apresentar uma proposta de manual de padronização de processos e rotinas para o referido setor Para o mapeamento dos processos foi utilizado o software Bizagi Process Modeler e fluxogramas Entre as sugestões apresentadas estão A racionalização dos processos definição de prioridades orientação para informatização redução do tempo do trâmite do processo melhoria no fluxo de informações a partir do conhecimento do andamento do processo uniformização das etapas do processo com maior eficiência e maior conhecimento sobre cada processo RIZZETTI et al 2014 p13 Fique atento É possível notar que existem várias semelhanças nos estudos destacados Vimos que a implementação do BPM além de objetivar uma mudança nos processos provoca uma reestruturação na organização e consequentemente uma mudança na forma de gestão São muitos os benefícios do uso do BPM nas organizações mas nas organizações públicas essa implementação ainda é incipiente e estas ainda necessitam de maiores orientações e disseminação da cultura de BPM Uma grande dificuldade que pode ser destacada para implementação do BPM nas organizações públicas é a resistência às mudanças por medo ou insegurança seguido do excesso de burocracia a cultura do setor e a legislação que tornam os processos mais lentos e dificultam a mudança Outros aspectos que dificultam a implementação do instrumento nas organizações públicas mas que se trabalhados podem colaborar para a aplicação desse método são a falta de integração entre as áreas e setores falhas em projetos elaborados por consultorias falta de tempo hábil e agilidade para a mudança dos processos inexistência de uma cultura de BPM a descontinuidade dos projetos em virtude de mudança de Governo Vale destacar que o software Bizagi para a notação BPMN é o mais utilizado nas instituições pesquisadas e que elas também utilizam o BPM CBOK como guia para a implementação do BPM Como as iniciativas de BPM em organizações públicas ainda se encontram em estágio inicial o número de estudos sobre o tema ainda é limitado e dificulta a identificação da real efetividade do BPM nessas organizações bem como as etapas de implementação do BPM de forma clara ABPMP BPM CBOK Guia para o gerenciamento de processos de negócio corpo comum de conhecimento V30 São Paulo BPM 2013 Disponível em httpcymcdncom siteswwwabpmporgresourceresmgrDocsABPMPCBOKGuidePortuguese pdf Acesso em 19 set 2017 BRASIL DecretoLei nº 200 de 25 de fevereiro de 1967 Dispõe sobre a organização da Administração Federal estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências 1967 Disponível em httpwwwplanaltogovbrccivil03 decretoleiDel0200htm Acesso em 19 set 2017 COELHO R C O público e o privado na gestão pública Florianópolis UFSC 2009 GONÇALVES J E L As empresas são grandes coleções de processos Revista de Ad ministração de Empresas São Paulo v 40 n 1 janmar 2000 Disponível em http wwwscielobrscielophpscriptsciarttextpidS003475902000000100002 Acesso em 19 set 2017 KOCH G V Business Process Management BPM em instituições federais de ensino superior 113 f 2016 Dissertação Mestrado profissional em engenharia de produção Uni versidade Federal do Rio Grande do Sul Porto Alegre 2016 Disponível em http wwwlumeufrgsbrhandle10183165283 Acesso em 19 set 2017 LIMA P D B A excelência em gestão pública a trajetória e a estratégia do Gespública Rio de Janeiro Qualitymark 2007 MAXIMIANO A C A Introdução à administração 8 ed São Paulo Atlas 2011 NEVES G PAIM R FLEXA R Gestão estratégica de processos no setor público 2012 Disponível em httpwwwmacroplancombrArtigoItemaspxId39 Acesso em 19 set 2017 Organizações públicas e privadas 14 Organizações públicas e privadas 14 OLIVEIRA J A de MEDEIROS M da P M de Gestão de pessoas no setor público Flo rianópolis UFSC 2011 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos Guia PMBOK 5 ed São Paulo Saraiva 2013 QUINTELLA H L M de M ROCHA H M ALVES M F Projetos de veículos automo tores fatores críticos de sucesso no lançamento Revista Produção v 15 n 3 set dez 2005 Disponível em httpwwwscielobrscielophpscriptsciarttextpi dS010365132005000300005 Acesso em 19 set 2017 RIZZETTI D M et al Padronização de processos em um setor de uma instituição pública de ensino superior brasileira SIMPÓSIO DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO E TEC NOLOGIA 11 2014 Resende Anais Resende 2014 SANTOS H M SANTANA A F ALVES C F Análise de fatores críticos de sucesso da gestão de processos de negócio em organizações públicas SIMPÓSIO BRASILEIRO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7 2001 Recife Anais Recife 2011 SILVA J S O mapeamento de processos organizacionais no setor público estudo de caso do escritório de processos da Agência Nacional de Vigilância Sanitária ANVISA 59 f 2014 Monografia Bacharelado em Gestão de Políticas Públicas Universidade de Brasília Brasília 2014 Disponível em httpbdmunbbrbitstream10483880712014Jes sicaSousaSilvapdf Acesso em 19 set 2017 SILVA A P N FRITZEN F M Resultados do gerenciamento de processos em um ambiente de mudança na gestão pública um estudo de caso sobre a expansão do Instituto Federal SulRioGrandense Colóquio Internacional sobre Gestão Universitária nas Américas 12 2012 Veracruz AnaisVeracruz 2012 ZAIDEN J A S Escritório de processos otimizando a Gestão Pública do Estado de Goiás VI CONGRESSO CONSAD DE GESTÃO PÚBLICA 6 2013 Brasília Anais Brasília 2013 Leituras recomendadas HAMMER M O que é gestão de processos de negócio In BROCKE J vom ROSEMANN M Manual de BPM gestão de processos de negócio Porto Alegre Bookman 2013 MACIEIRA A JESUS L A evolução do BPM nas organizações brasileiras BPM em Foco v 1 n 1 2014 Disponível em httpcymcdncomsiteswwwabpmporgresource resmgrDocsABPMPCBOKGuidePortuguesepdf 15 Organizações públicas e privadas 15 Encerra aqui o trecho do livro disponibilizado para esta Unidade de Aprendizagem Na Biblioteca Virtual da Instituição você encontra a obra na íntegra Conteúdo Dica do Professor Todas as organizações sejam elas públicas ou privadas buscam aperfeiçoar suas formas de trabalho e de negócio para simplificar e agilizar seus processos reduzir custos e melhorar o desempenho Nesse sentido a estratégia de gerenciamento de processos se torna um grande aliado das organizações No entanto sua implementação pode enfrentar dificuldades em especial nas organizações públicas O vídeo a seguir mostra uma ferramenta de análise das forças indutoras e restritivas de mudanças denominada Campo de Forças Acompanhe as análises feitas sobre o BPM nas organizações públicas Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Na prática O governo vem conduzindo uma série de ações e programas que buscam aprimorar os serviços públicos por meio da melhoria dos processos de trabalho Essas mudanças beneficiam o governo porque simplificam e agilizam os processos de trabalho e também a população facilitando o atendimento e reduzindo os custos Veja alguns exemplos Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Repare que o foco de tais propostas não é a sofisticação de serviços Ao contráriobusca reduz burocracia e tornar os processos mais simples fáceis e ágeis É o gerenciamento de processos sendo utilizado para ganhar competitividade nas organizações públicas Saiba mais Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto veja abaixo as sugestões do professor Business process management no âmbito das instituições públicas Uma revisão sistemática Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar BPM Por que otimizar processos na gestão pública Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Gestão por processos na Administração Pública Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar BPMG Um Modelo Conceitual para Governança em BPM Aplicação numa Organização Pública Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Revista BPM Global Trends 9ª Edição Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Fatores envolvidos na estruturação de um escritório de processos em uma organização pública Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Mensuração e análise da complexidade de processos em uma organização pública de grande porte Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar