Administração da Produção: Controle e Planejamento na Produção

Administração da Produção I 7º Aula Controle da Produção Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula vocês serão capazes de compreender o processo de planejamento de controle identificar e dimensionar riscos produzir ordenar e selecionar atividades decidindo entre alternativas resolver situações com flexibilidade e adaptabilidade diante dos desafios de planejamento e controle aplicar as técnicas de conhecimentos adquiridas a uma realidade que envolva as ações a serem observadas no planejamento e controle busca de uma solução para os problemas O projeto físico de uma operação produtiva deve proporcionar recursos capazes de satisfazer às exigências dos consumidores O planejamento e o controle preocupamse com operar esses recursos de modo a fornecer bens e serviços que preencherão as exigências dos consumidores A figura 18 na próxima página esclarece bem essa relação de planejamento e controle Boa aula Bons estudos 53 1 Planejamento e controle 2 Natureza dos suprimentos e demanda 3 Atividades de planejamento e controle O propósito do planejamento e controle é de garantir que os processos de produção ocorram eficaz e eficientemente e que produzam produtos e serviços conforme requeridos pelos consumidores 1 Planejamento e controle Considere por exemplo a forma como uma cirurgia de rotina é organizada em um hospital Quando o paciente chega e é admitido no hospital muito do planejamento para a cirurgia já aconteceu A sala de operações já foi reservada e os médicos e as enfermeiras que irão participar da operação já receberam as informações com relação ao paciente Cuidados pré e pósoperatórios já foram definidos Tudo isso envolve pessoal e instalações em diferentes partes do hospital A figura 18 esclarece bem essa relação de planejamento e controle Seções de estudo Todos precisam receber as mesmas informações e suas atividades precisam ser coordenadas Logo que o paciente chega será examinado para a equipe certificarse de que sua condição é a esperada Sangue se necessário será reservado após verificação de compatibilidade assim como qualquer medicação necessária será colocada a disposição Qualquer mudança de última hora pode requerer algum grau de replanejamento Se o paciente demonstrar sintomas inesperados isso não só afetará o tratamento como talvez exija uma reprogramação da mesma forma que as máquinas caso ocorra algum atraso ou quebra de equipamento dentro da fábrica haverá necessidade de se reprogramar Todas essas atividades de programação coordenação e organização estão relacionadas com o planejamento e o controle hospital 11 Diferença entre planejamento e controle A divisão entre planejamento e controle não é bem clara tanto na teoria quanto na prática Há algumas características que nos ajudam a diferenciar os dois Um planejamento é uma formalização do que se pretende que aconteça em determinado momento futuro Um planejamento não garante que um evento vá realmente acontecer mas carrega a intenção de que aconteça FIGURA 18 PLANEJAMENTO E CONTROLE Fonte Administração da Produção SLACK 2002 PARA REFLETIR O planejamento é baseado em expectativas e as expectativas são esperanças relativas de futuro O controle é o processo de lidar com essas variações Pense nisso Os consumidores mudam de ideia do que eles querem e quando querem Os fornecedores nem sempre entregam seus pedidos pontualmente máquinas podem quebrar e funcionários podem faltar Isso pode significar que precisará fazer modificações nas operações como por exemplo encontrar outro fornecedor ou trocar a máquina quebrada por uma reserva a fim de realizar os ajustes para que possa 12 Planejamento e Controle de Longo Curto e Médio Prazo A natureza do planejamento e controle muda ao longo do tempo No longo prazo os gerentes de produção fazem planos relativos do que eles precisam e quais objetivos esperam atingir A ênfase está mais no planejamento do que no controle pois vão usar previsões da demanda provável descrito em termos agregados Os recursos serão planejados de forma agregada Por exemplo o mesmo hospital citado no item anterior pode planejar ter 80 enfermeiras e 25 cumprir com o planejado 54 Administração da Produção I médicos para que a demanda cresça Assim esses profissionais serão admitidos Os planejamentos e controles de médio prazo estão preocupados em detalhar mais e replanejar se necessário Nesse momento por exemplo o hospital deve atingir diferentes tipos de demanda como pacientes que chegam acidentados e tratamentos de rotina Similarmente os recursos para o atendimento dessas duas frentes de trabalho serão desagregados pois a quantidade de pessoas destinadas aos diferentes tipos de atendimento não será a mesma e cada categoria precisa ser bem definida Nos planejamentos de curto prazo muitos dos recursos já terão sido definidos sendo portanto difícil fazer mudanças de grande escala Todavia intervenções em curto prazo são possíveis e as coisas não ocorram conforme os planos Nesse estágio os pacientes estarão sendo identificados pelo nome e também sendo programado o tempo dos tratamentos específicos Ao fazer intervenções e mudanças no plano de curto prazo os gerentes de produção estarão tentando equilibrar a qualidade rapidez confiabilidade flexibilidade e os custos em suas operações Será improvável que se tenha tempo para fazer os cálculos detalhados dos efeitos de suas decisões de planejamento e de controle de curto prazo sobre todos os objetivos propostos mas uma compreensão geral das prioridades formará um pano de fundo para a sua tomada de decisão 13 Demanda Se o planejamento e o controle é o processo de conciliar demanda e suprimentos então as decisões de planejar e controlar uma operação produtiva dependerá da demanda e do suprimento dessa operação Para algumas operações a demanda é razoavelmente previsível Em uma escola por exemplo uma vez que as aulas são fixas e o período ou semestre começou um professor sabe quantos alunos têm em sala de aula Planeja quantas apostilas serão necessárias sendo assim a demanda previsível Com base na capacidade física da escola sala de aula é possível prever a demanda de alunos ou ainda estipular o número total máximo por sala e na escola 14 Demanda Dependente e Independente Saber o que os consumidores vão querer de uma operação nunca é totalmente certo Entretanto algumas operações podem prever a demanda com mais certeza Exemplo disso é uma empresa que faz serviços de decoração e reforma para uma grande cadeia de hotéis A maior parte desse tipo de cliente planeja a reforma e decoração de seus hotéis com meses de antecedência Dessa forma a empresa pode planejar suas atividades antecipadamente pois sua demanda é dependente Em contraste um pequeno pintor e decorador atende ao mercado doméstico e de pequenas empresas Alguns negócios vêm também de empresas construtoras mas somente quando seus próprios funcionários estão inteiramente ocupados Nesse caso a demanda da empresa de pintura e decoração é relativamente imprevisível De certa forma existe um elemento ao acaso na demanda virtualmente independentemente de qualquer fator evidente para empresa Demanda dependente é portanto o que é relativamente previsível devido à dependência de alguns fatores Um exemplo disso é o supermercado que toma as suas decisões baseado nas experiências e no conhecimento do mercado independentemente do que irá acontecer A ideia de incerteza está relacionada entre a demanda dependente e independente Em geral o grau de incerteza da demanda afeta o equilíbrio entre o planejamento e o controle pois quanto maior a incerteza mais difícil será de planejar e maior ênfase deverá ser dada ao controle SABER MAIS Assista à webaula 07 na plataforma de estudo e compreenda melhor as formas de planejamento e controle 2 Natureza dos suprimentos e demanda Algumas operações são razoavelmente previsíveis e usualmente correm conforme o plano Um suprimento confiável requer disponibilidade de todos os recursos transformados e em transformação Se algum faltar é provável que o suprimento não ocorra e assim para compreender a incerteza de cada recurso de entrada que governa o suprimento é necessário observar as incertezas de suprimento e de demanda Nas incertezas de suprimento saber o que os consumidores vão querer de uma operação nunca é totalmente certo Entretanto algumas operações podem prever a demanda maior do que as outras Voltando ao exemplo anterior da empresa que fornece serviços profissionais de decoração e reforma e que possui entre seus clientes uma grande cadeia de hotéis A maior parte desses clientes planeja a reforma e decoração de seus hotéis com meses ou mesmo anos de antecedência Dessa forma a empresa de decoração pode planejar suas atividades antecipadamente 21 Incerteza de Demanda Para algumas operações a demanda é razoavelmente previsível A incerteza de demanda gera alguns contratempos Outro exemplo dado é o da escola uma vez que as aulas são fixas e o período de aulas já começou Sabendo quantos alunos têm em sua sala de aula o professor já planeja o número de apostilas necessárias o que é uma demanda previsível Qualquer ausente poderá receber sua apostila quando retornar assim essa variável não afeta a demanda Todavia no médio e curto prazo do planejamento e controle da operação global da escola o diretor pode não saber exatamente quantos novos alunos entrarão na escola e quantos alunos atuais sairão ou se transferirão para outra escola Portanto em longo prazo o diretor tem que prever sua demanda para determinar os recursos com pessoal livros 55 e computadores entre outros compromissos que devem ser assumidos com antecedência 22 Resposta à Demanda Os conceitos de demanda dependente e independente estão proximamente relacionados com a operação responder à demanda Em condições de demanda dependente uma operação somente vai começar o processo de produção de bens ou serviços quando for necessário Cada pedido aciona as atividades de planejamento e controle para organizar sua produção Algumas operações produzem bens ou serviços para estoque com antecedência em relação a qualquer pedido Se a demanda é alta os consumidores podem fazer os pedidos com antecedência a fim de estabelecer a melhor relação de custo benefício 23 Razão PD Outra forma de caracterizar a escala gradual entre o planejamento e o controle do tipo obter recursos contrapedido e o planejamento e controle do tipo fazerpara estoque é fazêlo por meio da comparação do tempo total de espera dos consumidores desde pedir o produto ou serviço e recebêlo Na razão PD P é igual a processo tempo de Processo P e D é igual a demanda o tempo total de demanda D O tempo total P é o tempo que a operação leva para obter os recursos produzir e entregar o produto ou serviço e o tempo D é o tempo em que a demanda é atingida Os tempos P e D dependem da operação Em uma operação típica do tipo fazerparaestoque tal como as que fazem produtos de consumo não duráveis o tempo de demanda D é a soma dos tempos de transmissão do pedido ao armazém da companhia ou ao ponto de estoque pegar e embalar o pedido e transportar fisicamente o pedido ao consumidor o ciclo de entregar Por trás desse ciclo visível de pedido há outros ciclos A redução de estoque de bens acabados acionará a decisão de manufaturar um lote reabastecimento Esse ciclo o ciclo de fazer envolve programar o trabalho nos vários estágios do processo de manufatura Fisicamente isso envolve retirar materiais e peças dos estoques de entrada e processálos ao longo dos vários estágios do roteiro de produção Por trás do ciclo de fazer há o ciclo de comprar o tempo para reabastecimento dos estoques de entrada que envolve transmissão do pedido para os fornecedores e espera pela entrega 3 Atividades de planejamento e controle 31 Carregamento O carregamento é a quantidade de trabalho alocado para um centro de trabalho Uma máquina em uma fábrica em teoria poderia trabalhar 168 horas por semana Mas levamos em consideração as paradas de troca de turno manutenção e feriados ou finais de semana Por isso em alguns períodos a máquina não trabalha O carregamento dita o volume de trabalho que é alocado a cada parte da operação 32 Sequenciamento O sequenciamento nada mais é do que quando o trabalho chega decisões devem ser tomadas sobre a ordem em que as tarefas serão executadas As prioridades dadas ao trabalho em uma operação são frequentemente estabelecidas por um conjunto de regras predefinidas Algumas dessas regras são complexas como restrições físicas prioridades ao consumidor data prometida operações e as próprias regras da operação O sequênciamento decide a ordem em que o trabalho é executado dentro da operação 33 Programação Ao determinar a sequência de trabalho que será desenvolvido algumas operações requerem um cronograma detalhado mostrando em que momento os trabalhos devem começar e quando eles devem terminar Isso é um programa Programas são declarações de volumes horários ou datas familiares em muitos ambientes Programas de trabalho são usados em operações quando algum planejamento é requerido para certificarse de que a demanda do consumidor seja atendida Operações de serviços de respostas rápidas em que os consumidores chegam de forma não planejada não podem responder no momento em que a demanda lhes seja apresentada A programação determina o cronograma detalhado de atividades e quando as atividades são iniciadas e terminadas 34 Controle Ao criar um plano para operação por meio de carregamento sequenciamento e programação cada parte da operação precisa ser monitorada para assegurar que as atividades planejadas estão de fato ocorrendo Qualquer desvio dos planos pode ser retificado por algum tipo de intervenção na operação que por si só provavelmente envolverá um replanejamento O elemento de controle portanto é a intervenção periódica nas atividades da operação O planejamento e o controle são especialmente afetados pelo volume e pela variedade de produtos e pelo consumo dos consumidores Em termos gerais o equilíbrio entre o planejamento e o controle muda ao longo do prazo O planejamento domina em longo prazo e é normalmente feito de forma agregada No outro extremo em curto prazo o controle usualmente opera dentro das limitações dos recursos da operação mas faz 56 Administração da Produção I intervenções na operação para corresponder as mudanças em circunstâncias de curto prazo 35 Carregamento Finito O carregamento finito é uma abordagem que somente aloca trabalho a um centro de trabalho uma pessoa uma máquina ou talvez um grupo de pessoas ou de máquinas até um limite estabelecido Esse limite é a capacidade de trabalho estimada do centro baseada nos tempos disponíveis para carga O trabalho acima dessa capacidade não é aceito O carregamento finito é particularmente relevante para operações em que é possível limitar a carga Por exemplo é possível fazer um sistema de marcação de hora para um consultório médico ou para um cabeleireiro é necessário limitar a carga Por exemplo por razões de segurança somente um número finito de pessoas e quantidade de carga é permitida em aviões o custo da limitação da carga na é proibitivo Por exemplo o custo de manter uma fila finita de pedidos em um fabricante especializado de carros esportivos não afeta de maneira adversa a demanda e pode mesmo melhorála 36 Carregamento Infinito O carregamento infinito é uma abordagem de carregamento que limita a aceitação do trabalho mas em vez disso tenta corresponder a ele O carregamento infinito é relevante para operações nas quais não é possível limitar o carregamento Por exemplo um departamento de acidentes e emergências em um hospital não pode recusar chegadas que precisam de atenção não é necessário limitar o carregamento Por exemplo quiosques de fastfood são projetados para flexibilizar a capacidade para cima e para baixo para corresponder às taxas variáveis de chegada de consumidores Durante períodos de muita ocupação os consumidores devem aceitar que tenham que esperar algum tempo antes de serem servidos A menos que a demanda seja exagerada os consumidores podem decidir esperar e não ir para outro lugar o custo de limitação do carregamento é proibitivo Por exemplo se um banco de varejo recusasse clientes na porta porque certa quantidade de pessoas estivesse dentro o cliente se sentiram menos satisfeitos com o serviço Em atividades de planejamento e controle complexas em que há múltiplas etapas cada uma com diferentes capacidades e com um mix variável de trabalhos chegando às instalações como a usinagem em uma empresa de manufatura as restrições impostas pelos carregamentos complexos em geral não têm sido considerado compensador o esforço e a capacidade computacional requeridos 37 Prioridade ao Consumidor PARA REFLETIR As operações algumas vezes permitem que o consumidor importante ou temporariamente ofendido ou um item sejam processados antes de outros independentemente da ordem de chegada do consumidor ou do item Essa abordagem é tipicamente usada pelas operações com uma base de consumidores muito grande e importante Sequenciar o trabalho segundo a prioridade do consumidor pode significar que os consumidores de grande porte recebam um serviço de muito alto nível mas o serviço para os outros consumidores é prejudicado Isso pode baixar a média de desempenho da operação se o fluxo de trabalho existente for perturbado por causa de consumidores importantes Pode também erodir a qualidade e a produtividade da operação fazendoa menos eficiente 38 Data Prometida Priorizar pela data prometida significa que o trabalho é sequenciado de acordo com a data prometida de entrega O sequenciamento baseado na data prometida usualmente melhora a confiabilidade de entrega de uma operação e a média de rapidez de entrega Entretanto pode não proporcionar uma produtividade ótima como um sequenciamento do trabalho que visa especificamente à eficiência que pode reduzir os custos totais Ele pode contudo ser flexível quando novos trabalhos urgentes chegam ao centro de trabalho Importante observar as operações de curtolongo prazo a Operação mais longa com tempo total mais longo Em certas circunstâncias a produção pode sentirse obrigada a sequenciar seus mais longos trabalhos em primeiro lugar Isso tem a vantagem de ocupar os centros de trabalho dentro da operação por longos períodos Trabalhos relativamente pequenos em andamento ao longo da operação vão ocupar tempo em cada centro de trabalho que necessitará de tempo de preparação entre um trabalho e outro Especialmente onde o pessoal está sob algum incentivo para manter o nível de utilização alto essa regra de sequenciamento pode parecer atraente Todavia apesar da utilização poder ser alta e portanto o custo relativamente baixo essa regra não leva em conta a rapidez a confiabilidade ou a flexibilidade de entrega Na verdade ela até trabalhar contra esses objetivos de desempenho b Operação mais curta com tempo total mais curto A maioria das operações em certo momento tornase limitada por disponibilidade de caixa Nessas situações as regras de sequenciamento podem ser ajustadas para atacar primeiro os trabalhos mais curtos Esses trabalhos podem então ser faturados e os pagamentos recebidos para facilitar os problemas de fluxo de caixa Os trabalhos maiores que tomam mais tempo não permitirão que o negócio fature tão rapidamente Isso tem 57 um efeito no melhoramento do desempenho de entrega se a unidade de medida da entrega é o número de trabalhos completados Todavia ela pode afetar adversamente a produtividade total e pode prejudicar consumidores maiores 39 Julgando as Regras de Operação Todos os cinco objetivos de desempenho ou alguma variante deles poderiam ser usados para julgar a eficácia das regras de sequenciamento Entretanto os objetivos de confiabilidade rapidez e custo são particularmente importantes Assim por exemplo os seguintes objetivos de desempenho são geralmente usados atender à data prometida ao consumidor confiabilidade minimizar o tempo que o trabalho gasta no processo também conhecido como tempo de fluxo rapidez minimizar o estoque do trabalho em processo um elemento do custo minimizar o tempo ocioso dos centros de trabalho outro elemento do custo Nessa última regra o atraso médio é o mesmo mas o tempo médio de processo é menor 310 Complexidade da Atividade de Programação A atividade de programação é uma das mais complexas tarefas no gerenciamento de produção Os programadores têm que lidar com diversos tipos diferentes de recursos simultaneamente onde as máquinas terão diferentes capacidades e capacitação e o pessoal terá diferentes habilidades O número de programas possíveis cresce rapidamente à medida que o número de atividades e de processos aumenta Por exemplo suponhamos que uma máquina tenha cinco diferentes trabalhos a processar Qualquer dos cinco trabalhos pode ser processado em primeiro lugar e pode ser seguido por qualquer dos quatro trabalhos remanescentes e assim por diante Assista à webaula 07 na plataforma de estudo e compreenda melhor as formas de planejamento e controle 311 Monitorando e Controlando a Operação Ao criar um plano para a operação por meio de carregamento sequenciamento e programação cada parte da operação precisa ser monitorada para assegurar que as atividades planejadas estão de fato ocorrendo Qualquer desvio dos planos pode ser retificado por algum tipo de intervenção na operação que por si só provavelmente envolverá algum replanejamento Desvios desse plano são considerados por meio da atividade de replanejamento e das intervenções necessárias feitas no centro de trabalho que irão garantir que o novo plano seja executado Eventualmente entretanto algum outro desvio da atividade planejada pode ser detectado e o ciclo deve ser repetido Assim chegamos ao final de mais uma aula e esperamos que tenham conseguido entender o conteúdo 1 Planejamento e controle O propósito do planejamento e controle é de garantir que os processos de produção ocorram eficaz e eficientemente e que produzam produtos e serviços conforme requeridos pelos consumidores O planejamento é baseado em expectativas e as expectativas são esperanças relativas de futuro Os consumidores mudam de ideia do que eles querem e quando querem Os fornecedores nem sempre entregam seus pedidos pontualmente máquinas podem quebrar e funcionários podem faltar O controle é o processo de lidar com essas variações Pode significar que precisará fazer modificações nas operações como por exemplo encontrar outro fornecedor ou troca da máquina quebrada por uma reserva a fim de realizar os ajustes para que possa cumprir com o planejado A natureza do planejamento e controle muda ao longo do tempo No longo prazo os gerentes de produção fazem planos relativos do que eles precisam e quais objetivos eles esperam atingir Os planejamentos e controles de médio prazo estão preocupados em detalhar mais e replanejar se necessário Nos planejamentos de curto prazo muitos dos recursos terão sido definidos e será difícil fazer mudanças de grande escala Demanda dependente é portanto o que é relativamente previsível devido à dependência de alguns fatores No caso da independente não depende O grau de incerteza da demanda afeta o equilíbrio entre o planejamento e o controle pois quanto maior a incerteza mais difícil será de planejar e maior ênfase deverá ser dada ao controle 2 Natureza dos Suprimentos e Demanda Nas incertezas de suprimento saber o que os consumidores vão querer de uma operação nunca é totalmente certo Os conceitos de demanda dependente e independente estão proximamente relacionados com a operação escolhe responder à demanda Na razão PD P é igual a processo tempo de Processo P e D é igual a demanda o tempo total de demanda D O Parece que estamos indo bem Então para encerrar esta aula vamos recordar Retomando a aula 58 Administração da Produção I tempo total P é o tempo que a operação leva para obter os recursos produzir e entregar o produto ou serviço e o tempo D é o tempo em que a demanda é atingida 3 atividades de planejamento e controle O planejamento e o controle requerem a conciliação de matériaprima e demanda em termos de volume tempo e qualidade Para conciliar o volume e o tempo observamos algumas atividades como Carregamento sequenciamento programação controle carregamento finito e infinito as restrições físicas as prioridades ao consumidor as regras de operação e a complexidade BATALHA Mário O Gestão agroindustrial São Paulo Saraiva 2003 CHIAVENATO I Iniciação à Administração de Produção São Paulo Makron Books 1991 MARTINS P G LAUGENI F P Administração da Produção São Paulo Saraiva 2005 SLACK N et al Administração da Produção São Paulo Atlas 2002 Vale a pena ler Vale a pena SEBRAE SP Disponível em httpwww sebraesp combr Vale a pena acessar Minhas anotações